Ideanote mit PowerBI verwenden

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ideanote als Datenquelle in PowerBI konfigurieren können, um Ihre Ideen und deren Aktivitäten abzurufen.

Ideanote als Datenquelle in PowerBI einrichten

1) Um zu beginnen, müssen Sie auf der Ideanote-Plattform ein API-Token erstellen, sofern Sie noch keines haben. Gehen Sie in Ihrem Workspace wie folgt vor:

1.1) Klicken Sie auf „Einstellungen“

1.2) Klicken Sie auf „Konto“

1.3) Klicken Sie auf „API-Tokens“

Hinweis: Sie können stattdessen auch den folgenden Direktlink verwenden. Ersetzen Sie dazu yourworkspace durch Ihre tatsächliche Subdomain: https://yourworkspace.ideanote.io/settings/account#api-tokens

1.4) Klicken Sie auf „Hinzufügen“, falls Sie noch kein API-Token haben.

1.5) Kopieren Sie das API-Token, indem Sie auf das „Kopieren“-Symbol klicken oder den Text manuell kopieren.

2) Außerdem benötigen Sie die ID der Ideensammlung, die Sie als Datenquelle verwenden möchten. Am einfachsten finden Sie diese, indem Sie zur Ideensammlung navigieren und die ID aus der URL herauslesen. Die ID besteht aus den Ziffern nach dem Abschnitt /missions/ in der URL. Beispielsweise ist in der URL https://yourworkspace.ideanote.io/missions/28/cards die ID 28.

Hinweis: Alternativ können Sie die ID auch abrufen, indem Sie auf der Seite „Startseite“ Ihres Workspace eine Excel-Datei mit allen Ihren Ideensammlungen exportieren und die ID in der Spalte FRIENDLY_ID suchen. 

2) Wenn Sie die ID bereits aus der URL kennen, können Sie direkt mit Schritt 3 fortfahren. Andernfalls finden Sie hier eine vollständige Anleitung, wie Sie die ID aus einer Excel-Datei ermitteln. Gehen Sie auf der Seite „Startseite“ (dem Einstiegspunkt Ihres Workspace) wie folgt vor:

2.1) Klicken Sie in der Filterleiste auf die Schaltfläche neben „Hinzufügen“, auf der die Anzahl der Ideensammlungen angezeigt wird

2.2) Klicken Sie im angezeigten Dropdown-Menü auf „Als Excel exportieren“.

2.3) Öffnen Sie die Excel-Datei, suchen Sie Ihre Ideensammlung und lesen Sie deren ID aus der Spalte FRIENDLY_ID aus.

3) Öffnen Sie in PowerBI den Bericht, mit dem Sie Ideanote verbinden möchten, oder erstellen Sie einen neuen Bericht über die Schaltfläche „Bericht“ unter der Überschrift „Neu“ auf der Registerkarte „Start“

4) Gehen Sie in Ihrem Bericht wie folgt vor:
         

4.1) Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Daten abrufen“.

4.2) Wenn darunter ein Dropdown-Menü erscheint, klicken Sie unten auf „Mehr“. Wenn kein Dropdown-Menü erscheint, sondern ein Dialogfeld geöffnet wird, fahren Sie mit Schritt (5) fort.

5) Gehen Sie im geöffneten Dialogfeld wie folgt vor:

5.1) Klicken Sie in der seitlichen Navigation auf „Andere“

5.2) Klicken Sie in der daneben angezeigten Liste auf „Web“.

5.3) Klicken Sie abschließend auf „Verbinden“, um fortzufahren.

6) Geben Sie im angezeigten Dialogfeld die Informationen zu Ihrer Ideensammlung und das Autorisierungstoken für die API ein:
       

6.1) Klicken Sie oben auf den „Erweitert“-Schalter

6.2) Fügen Sie in das erste Textfeld „URL-Teile“ die URL https://api.ideanote.io/v1/idea_collections/<idea_collection_id>/ideas.xlsx ein. Dabei wird der Teil <idea_collection_id> durch die ID Ihrer Ideensammlung ersetzt, die Sie in Schritt (2) ermittelt haben. Wenn die ID beispielsweise 28 lautet, sieht die vollständige URL so aus: https://api.ideanote.io/v1/idea_collections/28/ideas.xlsx

6.3) Fügen Sie unter „HTTP Request header parameters (optional)“ einen Header mit dem Namen Authorization hinzu

6.4) Geben Sie als Wert für den Authorization-Header Folgendes ein:
Bearer <your_api_token>, wobei <your_api_token> durch das API-Token ersetzt werden sollte, das Sie in Schritt (1) kopiert haben. Wenn Ihr API-Token beispielsweise a134566b2501f74fb48d5fdcb14347_1711119239305 lautet, sollte der Wert Bearer a134566b2501f74fb48d5fdcb14347_1711119239305 sein

6.5) Klicken Sie abschließend auf „OK“, um fortzufahren

7) Klicken Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld auf „Connect“

8) Im Dialogfeld „Navigator“, das sich öffnet:

8.1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „ideas“ in der seitlichen Navigation

8.2) Klicken Sie auf „Load“

9) Sie können nun Ihre Ideen und deren Aktivitäten als Datenquelle verwenden

10) Sie können die Daten jederzeit manuell aktualisieren:

10.1) Klicken Sie in der PowerBI-Symbolleiste auf „Refresh“

10.2) Während PowerBI neue Daten aus der Ideanote API abruft, wird ein Dialogfenster geöffnet.

10.3) Wenn Ihr Bericht mehrere Datenquellen enthält und Sie nur die Datenquelle von Ideanote aktualisieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
   

10.3.1) Klicken Sie im Seitenbereich „Data“ neben der Datenquelle „ideas“ auf die drei horizontalen Punkte

10.3.2) Klicken Sie im darunter angezeigten Dropdown-Menü auf „Refresh data“.

Geplante inkrementelle Aktualisierung von Ideanote-Daten in PowerBI einrichten

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Sie können auch eine automatische inkrementelle Datenaktualisierung planen, sodass die Daten von Ideanote in PowerBI stets aktuell sind. Folgen Sie dazu zunächst den oben beschriebenen Schritten unter „Ideanote als Datenquelle in PowerBI einrichten“, um eine Ideanote-Datenquelle in PowerBI einzurichten. Anschließend können Sie mit den folgenden Schritten fortfahren:

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1) Bevor Sie die inkrementelle Aktualisierung einrichten können, müssen Sie gemäß einer strikten PowerBI-Anforderung zunächst sicherstellen, dass Ihr Bericht Parameter zur Auswahl eines Datumsbereichs für die Datensynchronisierung enthält und dass diese der Spalte CREATED AT in der Datenquelle „ideas“ zugeordnet sind. Der Datumsbereich muss sowohl ein Start- als auch ein Enddatum umfassen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie solche Parameter einrichten:

1.1) Klicken Sie in der Symbolleiste Ihres Berichts auf „Transform data“.

1.2) Klicken Sie im geöffneten Power Query-Editor in der Symbolleiste auf „Manage Parameters“.

1.2.1) Hinweis: Wenn Sie bereits Parameter für den Anfang und das Ende eines Datums- und Uhrzeitbereichs eingerichtet haben, können Sie mit Schritt 1.5.3 fortfahren.

1.3) Erstellen Sie im Parameter-Editor zunächst den Parameter zur Festlegung des Startbereichs:

1.3.1) Klicken Sie auf „New“

1.3.2) Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. „RangeStart“

1.3.3) Wählen Sie unter „Type“ die Option „Date/Time“

1.3.4) Geben Sie unter „Current Value“ die untere Grenze an, die Sie für das Modell berücksichtigen möchten. Wenn Sie alle erfassten Ideen berücksichtigen möchten, wählen Sie ein Datum, das dem Erstellungsdatum Ihrer Ideensammlung oder Ihres Workspace entspricht oder davor liegt.

1.4) Wiederholen Sie die Schritte aus 1.3, um den Endparameter zu erstellen. Wenn der Endbereich praktisch unbegrenzt sein soll, legen Sie für den Endparameter ein weit in der Zukunft liegendes Datum fest.

1.5) Klicken Sie abschließend auf „OK“.

1.6) Während der Power Query Editor noch geöffnet ist:

1.6.1) Klicken Sie auf das Filtersymbol in der Spalte CREATED AT (siehe (1) im Bild oben).

1.6.2) Wenn ‘Date/Time Filters’ nicht als Option im Dropdown-Menü angezeigt wird, fahren Sie mit den Schritten 1.6.2.1 fort. Falls die Option angezeigt wird, können Sie direkt mit 1.6.3 fortfahren:
         

1.6.2.1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte CREATED AT.

1.6.2.2) Klicken Sie im angezeigten Dropdown-Menü auf ‘Change Type’.

1.6.2.3) Wählen Sie im daneben angezeigten Dropdown-Menü ‘Date/Time’ aus

1.6.2.4) Klicken Sie nun erneut auf das Filtersymbol in der Spalte CREATED AT. Wenn alles korrekt ist, sollte die Option ‘Date/Time Filters’ im Dropdown-Menü angezeigt werden.
1.6.2.5) Klicken Sie im angezeigten Dropdown-Menü auf ‘Date/Time Filters’

1.6.2.6) Klicken Sie im daneben angezeigten Dropdown-Menü auf ‘Custom Filter…’.

1.7) Richten Sie den Filter für den Beginn des Zeitraums ein:
       

1.7.1) Wechseln Sie im ersten Dropdown-Menü von ‘Equals’ zu ‘Is after’

1.7.3) Klicken Sie auf das kleine Symbol in der Mitte, direkt neben dem Feld, in dem Sie ‘Is after’ ausgewählt haben (siehe (2) im Bild oben).

1.7.4) Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü ‘Parameter’ aus.

1.7.5) Wählen Sie im daneben angezeigten Dropdown-Menü ‘RangeStart’ (oder den Namen, den Sie dem Parameter gegeben haben) aus (siehe (4) im Bild oben).

1.8) Wiederholen Sie darunter dieselben Schritte, um das Ende des Datumsbereichs festzulegen:
         

1.8.1) Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü ‘Is before’ aus

1.8.2) Wählen Sie im zweiten Dropdown-Menü ‘Parameter’ aus

1.8.3) Wählen Sie im dritten Dropdown-Menü ‘RangeEnd’ (oder den Namen, den Sie dem Parameter gegeben haben) aus.

1.8.4) Klicken Sie abschließend auf ‘OK’, um fortzufahren.

1.9) Klicken Sie nun in der Symbolleiste auf ‘Close & Apply’, um Ihre Änderungen zu speichern und zu übernehmen.

1.10) Der Power Query Editor wird geschlossen und Sie kehren zu Ihrem Bericht zurück. PowerBI aktualisiert die Datenquelle einmal. Danach können Sie mit Schritt 2 fortfahren.

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2) Suchen Sie im Seitenbereich ‘Data’ von PowerBI die Quelle ‘Ideen’.

2.1) Klicken Sie neben der Quelle ‘Ideen’ auf die drei horizontalen Punkte.

2.2) Klicken Sie im darunter angezeigten Dropdown-Menü auf ‘Incremental refresh’.

3) Gehen Sie im angezeigten Dialogfeld wie folgt vor:
       

3.1) Vergewissern Sie sich unter ‘Select table’, dass die Datenquelle ‘Ideen’ ausgewählt ist

3.2) Vergewissern Sie sich, dass ‘Incrementally refresh this table’ aktiviert ist.

3.2.1) Hinweis: Wenn der Schalter ‘Incrementally refresh this table’ deaktiviert ist („ausgegraut“) und/oder oben auf dem Bildschirm ein Warnhinweis angezeigt wird, dass Parameter eingerichtet werden müssen, gehen Sie zurück, wiederholen Sie Schritt (1) und vergewissern Sie sich, dass Ihr Start- und Endparameter im Power Query Editor korrekt der Spalte CREATED AT zugeordnet ist. So könnte es aussehen:

3.3) Geben Sie unter ‘Archive data starting’ den historischen Zeitraum an, den Sie in das Modell aufnehmen möchten. Alle Ideen mit CREATED AT-Daten innerhalb dieses Zeitraums werden in das Modell geladen, sofern keine anderen Filter angewendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter diesem Link.

3.4) Geben Sie unter ‘Incrementally refresh data starting’ den Aktualisierungszeitraum an. Alle Ideen mit CREATED AT-Daten innerhalb dieses Zeitraums werden bei jeder manuellen oder geplanten Aktualisierung durch den Power BI-Dienst im Modell aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie unter diesem Link.

3.5) Klicken Sie abschließend auf ‘Apply’.

4) Wir empfehlen, abschließend eine manuelle Aktualisierung gemäß Schritt 10 in der obigen Anleitung „Ideanote als Datenquelle in PowerBI einrichten“ durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht.

5) Sie haben nun die inkrementelle Aktualisierung eingerichtet!