Datensicherheit und Compliance

Alle Daten, die über Ideanote übertragen werden, sind sowohl während der Übertragung über das Internet (TLS 1.2+) als auch bei der Speicherung in unseren Datenbanken oder Dateisystemen (AES-256) mit starker Verschlüsselung geschützt. So sind Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt – unabhängig davon, ob sie gerade zwischen Systemen übertragen oder gespeichert werden.

Der Zugriff auf Kundendaten wird nur gewährt, wenn er unbedingt erforderlich ist, und ist stets auf das notwendige Mindestmaß beschränkt. Alle Mitarbeitenden haben eigene Konten, die Multi-Faktor-Authentifizierung ist vorgeschrieben, und Konten ausgeschiedener Mitarbeitender werden automatisch innerhalb eines Werktags entfernt. Dies verhindert unnötige Offenlegung und verringert das Risiko menschlicher Fehler oder böswilliger Absichten.

Mit Drata werden unsere Infrastruktur, Endgeräte und Richtlinien rund um die Uhr überwacht. Automatisierte Warnmeldungen und die tägliche Erfassung von Nachweisen stellen sicher, dass die Sicherheitskontrollen jeden Tag aktiv und wirksam sind.

Unser Softwareentwicklungslebenszyklus (SDLC) umfasst mehrere Schutzmaßnahmen. Jede Codeänderung durchläuft vor der Veröffentlichung ein Peer-Review, automatisierte Tests und Sicherheitsprüfungen. Abhängigkeiten werden kontinuierlich auf Schwachstellen überprüft, und Builds werden in separaten Entwicklungs-, Staging- und Produktionsumgebungen validiert. Für alle Code-Repositories, Deployment-Systeme und Pipelines ist MFA vorgeschrieben. So werden sichere Verfahren von der Codeerstellung bis zum Deployment gewährleistet.

Wir pflegen dokumentierte interne Prozesse und externe Kontaktstellen, damit Schwachstellen und Vorfälle schnell und transparent gemeldet und behoben werden können.

Ideanote unterstützt mehrere Authentifizierungsmethoden auf Enterprise-Niveau, darunter SAML 2.0, SCIM, JWT, OpenID und weitere. Diese Optionen ermöglichen Unternehmen eine umfassende Kontrolle über die Identitätsverwaltung und bieten ihren Teams einen sicheren, unkomplizierten Zugriff.

Unser Team setzt sich dafür ein, Datenschutzmaßnahmen zu entwickeln und aufrechtzuerhalten, die den branchenüblichen Best Practices entsprechen. Wir bieten kontinuierliche Schulungen an, damit unsere Mitarbeitenden über aktuelle Gesetze und Datenschutzstandards auf dem Laufenden bleiben. Alle Mitarbeitenden und Auftragnehmenden unterzeichnen Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarungen. Anbieter, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen dieselben strengen Anforderungen erfüllen.

Die Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungszusatz von Ideanote beschreiben ausführlich unsere Datenschutzpraktiken, Standards und Schutzmaßnahmen. Diese Vereinbarungen werden regelmäßig überprüft und aktualisiert, um die Einhaltung der GDPR, CCPA und anderer globaler Datenschutzgesetze sicherzustellen.

Wir wenden Richtlinien und Verfahren an, die den gesamten Datenlebenszyklus regeln – von der Erhebung und Verarbeitung bis hin zur Weitergabe, Speicherung und Löschung. So bleiben Ihre Informationen während ihrer gesamten Nutzung sicher, vertraulich, korrekt und zugänglich.

Die Infrastruktur von Ideanote ist mit mehreren Schutzebenen ausgestattet, damit Ihre Daten bei der Übertragung, Speicherung und Verarbeitung sicher sind. Zu den Schutzmaßnahmen gehören unter anderem Verschlüsselung, Zugriffsrechte nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung und sichere Softwareentwicklung.

Unsere Systeme und Kontrollmechanismen werden anhand der AICPA Trust Services Criteria geprüft. Dabei wird sichergestellt, dass Ideanote dauerhaft wirksame Schutzmaßnahmen für Sicherheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit gewährleistet. Ideanote ist stolz darauf, von einem unabhängigen externen Prüfer nach SOC 2 Type II zertifiziert worden zu sein. Damit können sich Kunden darauf verlassen, dass unsere Sicherheitskontrollen geprüft und bestätigt wurden. Wir suchen kontinuierlich nach Möglichkeiten, nicht nur die Sicherheit unseres Produkts zu verbessern, sondern auch die Art und Weise, wie wir unseren täglichen Geschäftsbetrieb gestalten.

Da die GDPR als das weltweit strengste Datenschutzregelwerk gilt und Ideanote seinen Sitz in der EU hat, richten wir unser Datenschutzprogramm an ihren Anforderungen und weiteren internationalen Vorschriften aus. Kunden haben gemäß GDPR das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen und zu löschen sowie ihre Nutzung einzuschränken.

Dank der Datenresidenz von Ideanote können Unternehmen das Land oder die Region auswählen, in der sie ihre verschlüsselten ruhenden Daten speichern möchten. Ideanote unterstützt standardmäßig die Regionen EU, USA, Kanada und Vereinigte Arabische Emirate. So können Kunden flexibel regionale Vorschriften einhalten, etwa die Canadian Provincial Privacy Regulation, den Australian Privacy Act of 1988 oder die KSA Data Sovereignty Policy.

Für Unternehmen mit strengen Compliance- oder Sicherheitsvorgaben bietet Ideanote auch vollständig selbstverwaltete Installationen, die maximale Kontrolle über den Datenstandort, die Infrastruktur und die Betriebsrichtlinien ermöglichen. Mit Ideanote können Sie alle Unternehmensideen hinter Ihrer Firewall behalten.

Lastverteilung und eine Clusterarchitektur gewährleisten eine hohe Verfügbarkeit unserer Webanwendung und API. Das System von Ideanote skaliert automatisch je nach Bedarf und bewältigt problemlos Verkehrsspitzen bei globalen Kampagnen.

Alle Datenbanken werden täglich gesichert. Dabei kommen eine versionierte Speicherung und festgelegte Aufbewahrungsfristen zum Einsatz. So können Daten zuverlässig und schnell wiederhergestellt werden.

Die Kerninfrastruktur, einschließlich Datenbanken und Nachrichtenwarteschlangen, wird kontinuierlich überwacht. Automatisierte Warnmeldungen eskalieren Probleme, bevor sie die Verfügbarkeit beeinträchtigen.

Ein erprobter Notfallwiederherstellungs- und Geschäftskontinuitätsplan stellt sicher, dass Dienste bei Vorfällen schnell wiederhergestellt werden können. Erkenntnisse aus Tests fließen in kontinuierliche Verbesserungen ein.

Ihre Inhalte bleiben Ihre Inhalte. Ideanote verwendet Kundeninhalte nicht zum Trainieren von KI-Modellen.
Wir verlangen außerdem von unseren Unterauftragsverarbeitern, Ihre Daten nicht zum Trainieren von Modellen zu verwenden.

Microsoft bestätigt, dass Azure OpenAI keine Kundendaten zum Trainieren verwendet. Weitere Informationen >

Wenn Sie Ideanote in einer regionalen Bereitstellung nutzen, bleibt Ihre KI-Verarbeitung zusammen mit Ihren Workspace-Daten in der jeweiligen Region. So können Sie interne und regulatorische Anforderungen an den Datenstandort erfüllen – ohne zusätzlichen Einrichtungs- oder Wartungsaufwand Ihrerseits.

Zum Beispiel sorgt die EU Data Boundary von Microsoft dafür, dass berechtigte Daten innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden. Weitere Informationen >

Ihre KI-Daten werden in einer Infrastruktur verarbeitet, die auf Vertraulichkeit und Compliance ausgelegt ist und standardmäßig Verschlüsselung und Isolation bietet.

Azure OpenAI verwendet AES-256-Verschlüsselung und logische Datentrennung.
Mehr erfahren >

Wir haben die Grundlagen für Sie abgedeckt, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen:

• Wir haben die Protokollierung von Prompts und Vervollständigungen deaktiviert
• Wir setzen eine Speicherung von null durch, sodass Prompts und Vervollständigungen nicht gespeichert werden
• Keine menschliche Überprüfung von Kundeninhalten
• Daten werden weder zu Trainings- noch zu Überwachungs- oder Prüfzwecken gespeichert

Azure OpenAI unterstützt nach Genehmigung Bereitstellungen ohne Protokollierung und ohne Speicherung. Weitere Informationen >‍

KI ist optional und konfigurierbar. Sie können alle KI-Funktionen ausschalten, einzelne Funktionen deaktivieren oder den Zugriff auf ausgewählte Nutzer beschränken. So profitieren Teams von den Vorteilen der KI, ohne interne Richtlinien zu überschreiten.

Ideanote unterstützt BYOK-Ansätze für KI, bei denen Anfragen an Ihre eigenen Cloud-KI-Anbieter gesendet werden, damit Sie noch mehr Kontrolle haben. Auch wenn diese Funktion in unserer Benutzeroberfläche nicht aktiviert ist, können wir gemeinsam mit Ihnen KI ganz nach Ihren Vorstellungen ermöglichen.