Ideen über mehrere Phasen hinweg verwalten.

Sie steuern, wer die Berechtigung hat, Ideen von einer Phase in eine andere zu verschieben. Bei der Einrichtung jeder Phase legen Sie fest, welche Rollen oder bestimmten Nutzer das Recht haben, Ideen in Ihrem Workflow weiterzubringen oder zu verschieben. So entscheiden Sie, ob alle, nur Administratoren oder ein bestimmtes Prüfungsgremium befugt sind, Ideen voranzubringen.

Diese rollenbasierte Steuerung gewährleistet, dass Ihre Governance-Anforderungen erfüllt werden, und sorgt dafür, dass Ihr Prozess reibungslos abläuft und die richtigen Personen in jeder Phase Entscheidungen treffen.

Sie erstellen Ihren Workflow, indem Sie verschiedene Phasentypen hinzufügen, die zu Ihrem Innovationsprozess passen. Wählen Sie zwischen Kommentar-, Überprüfungs-, Bewertungs-, Aktions-, Erweiterungs- und Erledigt-Phasen. Jeder Phasentyp erfüllt einen bestimmten Zweck – von der Einholung von Feedback über die Zuweisung von Verantwortlichen bis hin zur Erfassung ausführlicher Informationen für Geschäftsfälle.

Für jede hinzugefügte Phase konfigurieren Sie, wer Zugriff hat, welche Aktionen ausgeführt werden und welche Einschränkungen gelten. Sie benennen jede Phase passend zur Terminologie Ihres Unternehmens, sodass Ihr Team genau den Workflow sieht, den es bereits kennt.

Sie blenden eine Phase und ihre Inhalte für Nutzer aus, die nicht zur Teilnahme an dieser Phase eingeladen wurden. Wenn Sie die Einstellung zum Ausblenden von Inhalten aktivieren, sehen nicht eingeladene Nutzer weder die Phase selbst noch die Ideen in dieser Phase oder die dort stattfindenden Aktivitäten.

Diese Funktion eignet sich für Situationen, in denen Sie eine vertrauliche Überprüfung benötigen, bevor Ideen öffentlich werden, oder wenn Sie möchten, dass Ingenieure Ideen einreichen können, ohne die Einreichungen anderer zu sehen. Sie entscheiden für jede Phase, was sichtbar bleibt und was für bestimmte Nutzer vertraulich bleibt.

Fügen Sie früh in Ihrem Workflow eine Überprüfungsphase hinzu und beschränken Sie deren Sichtbarkeit auf Administratoren oder Ihr Prüfungsgremium. Von Beitragenden eingereichte Ideen gelangen zunächst in diese ausgeblendete Überprüfungsphase, in der Ihr Team sie bewertet und freigibt, bevor sie in eine öffentliche Kommentar- oder Bewertungsphase verschoben werden.

Indem Sie eine ausgeblendete Überprüfungsphase mit rollenbasierten Berechtigungen zum Verschieben von Ideen kombinieren, schaffen Sie einen compliancegerechten Freigabeprozess, bei dem nichts öffentlich wird, bevor Ihr Team es freigegeben hat.

Wenn Sie eine Bewertungsphase konfigurieren, legen Sie fest, welche Nutzer oder Rollen Bewertungen abgeben dürfen. Richten Sie mehrere Bewertungsphasen ein, wenn unterschiedliche Gruppen Ideen zu verschiedenen Zeitpunkten bewerten sollen. Beispielsweise bewerten in der ersten Phase alle Mitarbeitenden die Ideen, anschließend bewerten Fachexperten sie in einer zweiten Phase anhand detaillierterer Kriterien.

Jede Bewertungsphase verfügt über eigene Bewertungskriterien und Zugriffseinstellungen. So bestimmen Sie genau, wer was und wann bewertet.

Sie legen für jede Phase Beitragslimits fest, um zu steuern, wie oft Nutzer Beiträge leisten können. Ideanote verschiebt Ideen zwar nicht automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt, aber Sie können die Einstellung „Inhalte sperren“ verwenden, um nach einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Prozess weitere Bearbeitungen oder Bewertungen zu verhindern. So können Sie eine Phase manuell schließen, sobald die Frist abgelaufen ist.

Für zeitbasierte Erinnerungen und die Nachverfolgung nutzen Sie Benachrichtigungs- und Berichtsfunktionen, um zu überwachen, welche Ideen Aufmerksamkeit erfordern, und bei Bedarf bei den zuständigen Personen nachzufassen.

Für jede Kommentar- oder Bewertungsphase entscheiden Sie, ob Beiträge nur zulässig sind, solange sich die Idee in dieser Phase befindet, oder ob Nutzer auch dann weiter Beiträge leisten können, wenn die Idee bereits in die nächste Phase übergegangen ist. Mit der Einstellung „Beiträge auf Phase beschränken“ können Sie Beiträge auf eine bestimmte Phase begrenzen oder uneingeschränkte Beiträge zulassen, sodass Nutzer den gesamten Verlauf der Idee über Kommentare abgeben können.

Dank dieser Flexibilität können Sie Workflows erstellen, in denen frühe Feedbackphasen nach der Überprüfung geschlossen werden, während andere Diskussionsphasen während des gesamten Prozesses offen bleiben.

Verwenden Sie in einer Phase die Einstellung „Inhalt sperren“ oder „Aktivitäten sperren“, um Änderungen zu verhindern, nachdem Ideen oder Beiträge eingereicht wurden. Wenn Sie Inhalte sperren, können Ideen nach Eintritt in diese Phase nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie Aktivitäten sperren, werden eingereichte Bewertungen oder Formulareinträge dauerhaft gespeichert und können nicht mehr geändert werden.

Diese Funktion stellt sicher, dass Ihr Audit-Trail vollständig bleibt und Compliance-Anforderungen erfüllt werden, wenn Entscheidungen und Bewertungen ab einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Prozess unverändert bleiben müssen.

Nachdem Sie einen Workflow mit benutzerdefinierten Phasen in einer Sammlung konfiguriert haben, duplizieren Sie diese Sammlung, um eine neue mit derselben Phasenkonfiguration zu erstellen. So können Sie Ihre Phasenkonfiguration wiederverwenden, ohne sie jedes Mal von Grund auf neu erstellen zu müssen, wenn Sie eine neue Initiative oder Kampagne starten.

Jede Sammlung enthält ihre eigenen Ideen und verfügt über einen eigenen Workflow. Wenn Sie jedoch mit einer duplizierten Sammlung beginnen, sparen Sie Zeit, wenn Sie ähnliche Prozesse wiederholt durchführen.