أدر الأفكار عبر المراحل.
أنشئ مراحل مخصصة في مجموعات أفكارك لتنتقل من خلالها أفكارك، لتتأكد دائماً من وجود عملية مُعدة لأفكارك.
كيف تتحكم في من يرى ماذا في كل خطوة؟
المراحل المخصصة تسمح لك بتصميم سير العمل الدقيق الذي تتبعه أفكارك. أنت تقرر أي المراحل موجودة، من ينقل الأفكار للأمام، وما الإجراءات التي يتخذها الأشخاص في كل خطوة.
ابدأ باختيار أنواع المراحل: مراحل التعليق لجمع الملاحظات، مراحل المراجعة لقرارات بوابة المرحلة، مراحل التقييم لتسجيل النقاط بناءً على المعايير، مراحل التنفيذ للتعيينات، ومراحل التوسيع لحالات الأعمال أو العروض التفصيلية. كل مرحلة تتطابق مع خطوة واقعية في كيفية تقييمك وتقدمك للأفكار.
ثم قم بتعيين قواعد الوصول. أنت تقرر من يرى كل مرحلة ومن يساهم فيها. اخفِ المراحل عن مستخدمين معينين للحفاظ على السرية أثناء التقييم. قفل المحتوى بمجرد دخول فكرة مرحلة لتصبح التقييمات أو التقديمات نهائية للامتثال. قيّد المساهمات لتقتصر على المرحلة الحالية فقط، أو اسمح بملاحظات غير مقيدة حتى بعد تقدم الفكرة.
حدد عدد المرات التي يمكن للمستخدمين المساهمة فيها في كل مرحلة. حدد مواعيد نهائية للمراحل. أنشئ مراحل تقييم متعددة مع مقيمين مختلفين لكل مرحلة. ابنِ بوابات موافقة حيث يقوم المسؤولون بمراجعة الأفكار مسبقًا قبل أن تصبح مرئية للجميع.
احفظ سير العمل الذي تكوّنه كقالب وأعد استخدامه عبر المجموعات. تظل عمليتك متسقة، تبقى الأدوار واضحة، وتنتقل الأفكار خلال المراحل بإشراف صحيح في الوقت المناسب.
من يقرر متى تنتقل الأفكار بين المراحل؟
أنت تتحكم بمن له إذن نقل الأفكار من مرحلة إلى أخرى. عند إعداد كل مرحلة، تحدد الأدوار أو المستخدمين المحددين الذين لديهم حقوق لتقدم الأفكار أو نقلها خلال سير العمل الخاص بك. هذا يعني أنك تقرر ما إذا كان الجميع، فقط المسؤولون، أو لجنة مراجعة معينة لديهم السلطة لتقدم الأفكار.
هذا التحكم القائم على الدور يضمن تلبية متطلبات الحوكمة الخاصة بك ويحافظ على سير عمليتك بسلاسة بوجود الأشخاص المناسبين يتخذون القرارات في كل مرحلة.
كيف أنشئ وأكوّن مراحل مخصصة؟
تبني سير العمل الخاص بك عن طريق إضافة أنواع مراحل مختلفة لتتوافق مع عملية الابتكار الخاصة بك. اختر من بين مراحل التعليق، المراجعة، التقييم، التنفيذ، التوسيع، والانتهاء. كل نوع مرحلة يخدم غرضًا محددًا، من جمع الملاحظات إلى تعيين المسؤولين أو جمع معلومات مفصلة عن حالة الأعمال.
لكل مرحلة تضيفها، تقوم بتكوين من له الوصول، والإجراءات التي يتخذونها، وأي قيود. تسمّي كل مرحلة لتتطابق مع مصطلحات شركتك، بحيث يرى فريقك سير العمل الدقيق الذي يعرفونه بالفعل.
كيف تعمل المراحل المخفية للمراجعات السرية؟
تخفي مرحلة ومحتوياتها عن المستخدمين غير المدعوين للمشاركة في تلك المرحلة. عند تفعيل خيار إخفاء المحتوى، لن يرى المستخدمون غير المدعوون المرحلة نفسها، الأفكار فيها، أو الأنشطة التي تحدث هناك.
تغطي هذه الميزة الحالات التي تحتاج فيها إلى مراجعة خاصة قبل أن تصبح الأفكار علنية، أو عندما تريد للمهندسين تقديم أفكار بدون رؤية ما قدمه الآخرون. تقرر مرحلة بمرحلة ما يبقى مرئيًا وما يظل سريًا لمستخدمين محددين.
كيف أجهز بوابة موافقة قبل أن تصبح الأفكار علنية؟
أضف مرحلة مراجعة مبكرة في سير العمل وقيّد رؤية تلك المرحلة للمسؤولين أو لجنة المراجعة الخاصة بك. تدخل الأفكار المقدمة من المساهمين أولاً في هذه المرحلة المخفية للمراجعة، حيث يقوم فريقك بتقييمها والموافقة عليها قبل نقلها إلى مرحلة التعليق أو التقييم العامة.
بدمج مرحلة مراجعة مخفية مع أذونات قائمة على الدور لنقل الأفكار، تخلق عملية موافقة متوافقة حيث لا شيء يصبح علنيًا حتى يوافق عليه فريقك.
كيف أحدد من يقوم بتقييم الأفكار في كل مرحلة تقييم؟
عند تكوين مرحلة تقييم، تحدد المستخدمين أو الأدوار التي لها حق الوصول للمساهمة بالتقييمات. يمكنك إعداد مراحل تقييم متعددة إذا كنت بحاجة لمجموعات مختلفة لتقييم الأفكار في نقاط مختلفة. على سبيل المثال، يقيم جميع الموظفين في المرحلة الأولى، ثم يقيم الخبراء الموضوعيون وفق معايير مفصلة في مرحلة ثانية.
كل مرحلة تقييم لها معاييرها الخاصة وإعدادات الوصول، لذا تتحكم تمامًا بمن يقيم ماذا ومتى يفعل ذلك.
كيف تعمل المواعيد النهائية والحدود الزمنية للمراحل؟
تحدد حدود المساهمات لكل مرحلة للتحكم بعدد المرات التي يساهم فيها المستخدمون. بينما لا يقوم Ideanote تلقائيًا بتحريك الأفكار بناءً على المؤقت، تستخدم خيار قفل المحتوى لمنع المزيد من التعديلات أو التقييمات بعد نقطة معينة في عمليتك. يتيح لك هذا النهج إغلاق المرحلة يدويًا بمجرد مرور الموعد النهائي.
للإشعارات والمتابعة الزمنية، تستخدم ميزات الإشعارات والتقارير لمراقبة الأفكار التي تحتاج اهتمامًا والمتابعة مع المعنيين عندما يلزم اتخاذ إجراء.
كيف أتحكم في التعليق والتقييم عبر المراحل المختلفة؟
تقرر لكل مرحلة تعليق أو تقييم ما إذا كانت المساهمات مقتصرة على وجود الفكرة في تلك المرحلة فقط، أو ما إذا كان المستخدمون يستمرون في المساهمة حتى بعد تقدم الفكرة. استخدم إعداد "تقييد المساهمات للمرحلة" لقفل المساهمات لمرحلة محددة، أو اسمح بالمساهمات غير المقيدة ليستمر المستخدمون في التعليق طوال رحلة الفكرة.
تعني هذه المرونة أنك تبني تدفقات عمل تغلق فيها مراحل الملاحظات المبكرة بعد المراجعة، بينما تبقى مراحل النقاش الأخرى مفتوحة طوال العملية.
كيف أقفل الأفكار أو التقييمات للامتثال؟
استخدم إعداد قفل المحتوى أو قفل الأنشطة داخل مرحلة لمنع التغييرات بعد تقديم الأفكار أو المساهمات. عندما تقفل المحتوى، تصبح الأفكار غير قابلة للتعديل بمجرد دخولها تلك المرحلة. عندما تقفل الأنشطة، تصبح التقييمات المقدمة أو إدخالات النماذج دائمة ولا يمكن تغييرها.
تضمن هذه الميزة بقاء سجل التدقيق الخاص بك سليمًا وتلبية متطلبات الامتثال حيث يجب أن تظل القرارات والتقييمات ثابتة بعد نقطة معينة في عمليتك.
كيف أعيد استخدام تدفقات العمل عبر مجموعات متعددة؟
بعد تكوين سير العمل بمراحل مخصصة في مجموعة واحدة، تقوم بتكرار تلك المجموعة لإنشاء مجموعة جديدة بنفس إعداد المرحلة. يتيح لك هذا النهج إعادة استخدام تكوين المراحل دون إعادة بنائه من الصفر في كل مرة تطلق فيها مبادرة أو حملة جديدة.
كل مجموعة تحتفظ بأفكارها الخاصة وتحافظ على سير العمل الخاص بها، لكن البدء من مجموعة مكررة يوفر الوقت عندما تدير عمليات متشابهة بشكل متكرر.
إدارة الأفكار الذكية والسهلة
تحدث إلى خبرائنا أو جرب آيديا نوت مجانًا. لا داعي لبطاقة ائتمان.
