Administrer idéer på tværs af faser.

Du bestemmer, hvem der har tilladelse til at flytte idéer fra én fase til en anden. Når du konfigurerer hver fase, definerer du, hvilke roller eller specifikke brugere der har ret til at føre idéer videre gennem din arbejdsgang. Det betyder, at du bestemmer, om alle, kun administratorer eller et bestemt reviewudvalg har beføjelse til at føre idéer videre.

Denne rollebaserede styring sikrer, at dine krav til governance opfyldes, og at processen forløber problemfrit med de rette personer, der træffer beslutninger på hvert trin.

Du opbygger din arbejdsgang ved at tilføje forskellige fasetyper, der passer til din innovationsproces. Vælg mellem faserne Kommentar, Review, Evaluering, Handling, Udvidelse og Færdig. Hver fasetype har et specifikt formål – fra at indsamle feedback til at tildele ejere eller indsamle detaljerede oplysninger til en business case.

For hver fase, du tilføjer, konfigurerer du, hvem der har adgang, hvilke handlinger de kan foretage, og eventuelle begrænsninger. Du navngiver hver fase, så den passer til virksomhedens terminologi, så dit team ser den arbejdsgang, det allerede kender.

Du skjuler en fase og dens indhold for brugere, der ikke er inviteret til at deltage i fasen. Når du aktiverer indstillingen for at skjule indhold, kan ikke-inviterede brugere hverken se selve fasen, idéerne i fasen eller aktiviteter, der finder sted dér.

Denne funktion er nyttig, når du har brug for et fortroligt review, før idéer bliver offentlige, eller når du vil have ingeniører til at indsende idéer uden at kunne se, hvad andre har indsendt. Du bestemmer for hver fase, hvad der skal være synligt, og hvad der skal forblive fortroligt for bestemte brugere.

Tilføj en reviewfase tidligt i din arbejdsgang, og begræns synligheden af den fase til administratorer eller dit reviewudvalg. Idéer, som bidragydere indsender, går først ind i denne skjulte reviewfase, hvor dit team evaluerer og godkender dem, før de flyttes til en offentlig kommentar- eller evalueringsfase.

Ved at kombinere en skjult reviewfase med rollebaserede tilladelser til at flytte idéer opretter du en compliancevenlig godkendelsesproces, hvor intet bliver offentligt, før dit team har godkendt det.

Når du konfigurerer en evalueringsfase, definerer du, hvilke brugere eller roller der har adgang til at afgive evalueringer. Du kan oprette flere evalueringsfaser, hvis du har brug for, at forskellige grupper evaluerer idéer på forskellige tidspunkter. For eksempel kan alle medarbejdere evaluere i den første fase, hvorefter fageksperter evaluerer ud fra mere detaljerede kriterier i den anden fase.

Hver evalueringsfase har sine egne evalueringskriterier og adgangsindstillinger, så du præcist kan styre, hvem der evaluerer hvad, og hvornår det sker.

Du angiver bidragsgrænser for hver fase for at styre, hvor mange gange brugerne kan bidrage. Ideanote flytter ikke automatisk ideer baseret på et ur, men du kan bruge indstillingen Lås indhold til at forhindre yderligere redigeringer eller evalueringer efter et bestemt punkt i processen. På den måde kan du lukke en fase manuelt, når fristen er overskredet.

Til tidsbaserede påmindelser og opfølgning kan du bruge notifikationer og rapporteringsfunktioner til at holde øje med, hvilke ideer der kræver opmærksomhed, og følge op med de ansvarlige, når der er behov for handling.

For hver kommentar- eller evalueringsfase bestemmer du, om bidrag kun er tilladt, mens ideen befinder sig i den pågældende fase, eller om brugerne fortsat kan bidrage, efter at ideen er gået videre. Brug indstillingen "Begræns bidrag til fasen" til at knytte bidrag til en bestemt fase, eller tillad ubegrænsede bidrag, så brugerne kan fortsætte med at kommentere under hele ideens forløb.

Denne fleksibilitet gør det muligt at opbygge arbejdsgange, hvor tidlige feedbackfaser lukkes efter review, mens andre diskussionsfaser forbliver åbne gennem hele processen.

Brug indstillingen Lås indhold eller Lås aktiviteter i en fase for at forhindre ændringer, efter at ideer eller bidrag er indsendt. Når du låser indhold, kan ideer ikke længere redigeres, når de er kommet ind i den pågældende fase. Når du låser aktiviteter, bliver indsendte evalueringer eller formularindtastninger permanente og kan ikke ændres.

Denne funktion sikrer, at dit revisionsspor forbliver intakt og opfylder compliancekrav, når beslutninger og evalueringer skal forblive fastlåste efter et bestemt tidspunkt i processen.

Når du har konfigureret en arbejdsgang med brugerdefinerede faser i én samling, kan du duplikere samlingen for at oprette en ny med samme faseopsætning. På den måde kan du genbruge din fasekonfiguration uden at skulle opbygge den fra bunden, hver gang du lancerer et nyt initiativ eller en ny kampagne.

Hver samling indeholder sine egne ideer og har sin egen arbejdsgang, men du sparer tid ved at tage udgangspunkt i en duplikeret samling, når du gentagne gange gennemfører lignende processer.