Gérez les idées à travers les phases.

Qui décide quand les idées passent d'une phase à l'autre ?

Vous contrôlez qui a la permission de faire passer les idées d'une phase à l'autre. Lorsque vous configurez chaque phase, vous définissez quels rôles ou utilisateurs spécifiques ont le droit de faire avancer ou de déplacer les idées au sein de votre workflow. Cela signifie que vous décidez si tout le monde, seuls les administrateurs ou un comité de révision spécifique a l'autorité de faire progresser les idées.

Ce contrôle basé sur les rôles garantit que vos exigences de gouvernance sont respectées et assure le bon fonctionnement de votre processus avec les bonnes personnes prenant les décisions à chaque étape.

Comment créer et configurer des phases personnalisées ?

Vous construisez votre workflow en ajoutant différents types de phases pour correspondre à votre processus d'innovation. Choisissez parmi les phases Commentaire, Révision, Évaluation, Action, Expansion et Terminé. Chaque type de phase sert un objectif spécifique, de la collecte de feedback à l'attribution de propriétaires ou à la collecte d'informations détaillées sur les cas d'affaires.

Pour chaque phase que vous ajoutez, vous configurez qui y a accès, quelles actions ils entreprennent et toutes les restrictions. Vous nommez chaque phase pour qu'elle corresponde à la terminologie de votre entreprise, afin que votre équipe visualise le workflow exact qu'elle connaît déjà.

Comment fonctionnent les phases cachées pour les révisions confidentielles ?

Vous masquez une phase et son contenu aux utilisateurs qui ne sont pas invités à participer à cette phase. Lorsque vous activez le paramètre de masquage de contenu, les utilisateurs non invités ne verront pas la phase elle-même, les idées de cette phase ou les activités qui s'y déroulent.

Cette fonctionnalité répond aux situations où vous avez besoin d'une révision privée avant que les idées ne deviennent publiques, ou lorsque vous souhaitez que les ingénieurs soumettent des idées sans voir ce que d'autres ont soumis. Vous décidez phase par phase ce qui reste visible et ce qui reste confidentiel pour des utilisateurs spécifiques.

Comment configurer une porte d'approbation avant que les idées ne deviennent publiques ?

Ajoutez une phase de Révision tôt dans votre workflow et restreignez la visibilité de cette phase aux administrateurs ou à votre comité de révision. Les idées soumises par les contributeurs entrent d'abord dans cette phase de Révision cachée, où votre équipe les évalue et les approuve avant de les déplacer vers une phase publique de Commentaire ou d'Évaluation.

En combinant une phase de Révision cachée avec des permissions basées sur les rôles pour déplacer les idées, vous créez un processus d'approbation respectueux de la conformité où rien ne devient public tant que votre équipe ne l'a pas approuvé.

Comment limiter qui évalue les idées dans chaque phase d'évaluation ?

Lorsque vous configurez une phase d'Évaluation, vous définissez quels utilisateurs ou rôles ont accès pour contribuer aux évaluations. Vous pouvez configurer plusieurs phases d'Évaluation si vous avez besoin que différents groupes évaluent les idées à différents moments. Par exemple, tous les employés évaluent dans la première phase, puis les experts en la matière évaluent selon des critères plus détaillés dans une deuxième phase.

Chaque phase d'Évaluation a ses propres critères d'évaluation et paramètres d'accès, vous contrôlez donc exactement qui évalue quoi et quand ils le font.

Comment fonctionnent les délais et les limites de temps pour les phases ?

Vous définissez des limites de contribution pour chaque phase afin de contrôler le nombre de fois que les utilisateurs contribuent. Bien qu'Ideanote ne déplace pas automatiquement les idées en fonction d'une horloge, vous utilisez le paramètre Verrouiller le contenu pour empêcher d'autres modifications ou évaluations après un point précis de votre processus. Cette approche vous permet de fermer une phase manuellement une fois la date limite dépassée.

Pour les rappels et le suivi basés sur le temps, vous utilisez les fonctionnalités de notification et de reporting pour surveiller quelles idées nécessitent une attention et effectuer un suivi avec les personnes assignées lorsque des actions sont requises.

Comment contrôler les commentaires et les évaluations à travers les différentes phases ?

Vous décidez pour chaque phase de Commentaire ou d'Évaluation si les contributions sont restreintes uniquement lorsque l'idée est dans cette phase, ou si les utilisateurs continuent de contribuer même après que l'idée ait progressé. Utilisez le paramètre « Restreindre les contributions à la phase » pour verrouiller les contributions à une phase spécifique, ou autorisez les contributions illimitées afin que les utilisateurs continuent de commenter tout au long du parcours de l'idée.

Cette flexibilité signifie que vous construisez des workflows où les phases de feedback initiales se ferment après révision, tandis que d'autres phases de discussion restent ouvertes pendant tout le processus.

Comment verrouiller des idées ou des évaluations pour la conformité ?

Utilisez le paramètre Verrouiller le contenu ou Verrouiller les activités au sein d'une phase pour empêcher les modifications après la soumission des idées ou des contributions. Lorsque vous verrouillez le contenu, les idées deviennent non modifiables une fois qu'elles entrent dans cette phase. Lorsque vous verrouillez les activités, les évaluations soumises ou les entrées de formulaire deviennent permanentes et ne peuvent pas être modifiées.

Cette fonctionnalité garantit que votre piste d'audit reste intacte et répond aux exigences de conformité lorsque les décisions et les évaluations doivent rester fixes après un certain point de votre processus.

Comment réutiliser les workflows sur plusieurs collectes ?

Après avoir configuré un workflow avec des phases personnalisées dans une collecte, vous dupliquez cette collecte pour en créer une nouvelle avec la même configuration de phase. Cette approche vous permet de réutiliser votre configuration de phase sans la reconstruire à partir de zéro chaque fois que vous lancez une nouvelle initiative ou campagne.

Chaque collecte contient ses propres idées et maintient son propre workflow, mais partir d'une collecte dupliquée vous fait gagner du temps lorsque vous exécutez des processus similaires de manière répétée.