Gérez les idées à travers les phases.

Qui décide du passage des idées entre les phases ?

Vous contrôlez qui a la permission de faire passer les idées d'une phase à l'autre. Lorsque vous configurez chaque phase, vous définissez quels rôles ou utilisateurs spécifiques ont le droit de faire avancer ou de déplacer les idées à travers votre flux de travail. Cela signifie que vous décidez si tout le monde, seuls les administrateurs, ou un comité d'examen spécifique a l'autorité de faire progresser les idées.

Ce contrôle basé sur les rôles garantit le respect de vos exigences de gouvernance et assure le bon fonctionnement de votre processus avec les bonnes personnes prenant les décisions à chaque étape.

Comment créer et configurer des phases personnalisées ?

Vous construisez votre flux de travail en ajoutant différents types de phases pour correspondre à votre processus d'innovation. Choisissez parmi les phases de Commentaire, d'Examen, d'Évaluation, d'Action, d'Expansion et de Terminé. Chaque type de phase sert un objectif spécifique, de la collecte de feedback à l'attribution de propriétaires ou à la collecte d'informations détaillées sur les cas d'affaires.

Pour chaque phase que vous ajoutez, vous configurez qui a accès, quelles actions ils effectuent et toutes les restrictions. Vous nommez chaque phase pour qu'elle corresponde à la terminologie de votre entreprise, afin que votre équipe voie le flux de travail exact qu'elle connaît déjà.

Comment fonctionnent les phases masquées pour les examens confidentiels ?

Vous masquez une phase et son contenu aux utilisateurs qui ne sont pas invités à participer à cette phase. Lorsque vous activez le paramètre de masquage de contenu, les utilisateurs non invités ne verront pas la phase elle-même, les idées dans cette phase, ou les activités qui s'y déroulent.

Cette fonctionnalité répond aux situations où vous avez besoin d'un examen privé avant que les idées ne deviennent publiques, ou lorsque vous voulez que les ingénieurs soumettent des idées sans voir ce que d'autres ont soumis. Vous décidez phase par phase ce qui reste visible et ce qui reste confidentiel pour des utilisateurs spécifiques.

Comment mettre en place une porte d'approbation avant que les idées ne deviennent publiques ?

Ajoutez une phase d'Examen tôt dans votre flux de travail et restreignez la visibilité de cette phase aux administrateurs ou à votre comité d'examen. Les idées soumises par les contributeurs entrent d'abord dans cette phase d'Examen masquée, où votre équipe les évalue et les approuve avant de les faire passer à une phase publique de Commentaire ou d'Évaluation.

En combinant une phase d'Examen masquée avec des permissions basées sur les rôles pour déplacer les idées, vous créez un processus d'approbation conforme où rien n'est rendu public tant que votre équipe ne l'a pas approuvé.

Comment limiter qui évalue les idées dans chaque phase d'évaluation ?

Lorsque vous configurez une phase d'Évaluation, vous définissez quels utilisateurs ou rôles ont accès pour contribuer aux évaluations. Vous pouvez configurer plusieurs phases d'Évaluation si vous avez besoin de différents groupes pour évaluer les idées à différents moments. Par exemple, tous les employés évaluent dans la première phase, puis les experts en la matière évaluent selon des critères plus détaillés dans une deuxième phase.

Chaque phase d'Évaluation a ses propres critères d'évaluation et paramètres d'accès, vous contrôlez donc exactement qui évalue quoi et quand.

Comment fonctionnent les délais et les limites de temps pour les phases ?

Vous définissez des limites de contribution pour chaque phase afin de contrôler le nombre de fois que les utilisateurs contribuent. Bien qu'Ideanote ne déplace pas automatiquement les idées en fonction d'une horloge, vous utilisez le paramètre "Verrouiller le contenu" pour empêcher toute modification ou évaluation supplémentaire après un point spécifique de votre processus. Cette approche vous permet de clôturer manuellement une phase une fois votre date limite dépassée.

Pour les rappels et le suivi basés sur le temps, vous utilisez les fonctionnalités de notifications et de rapports pour surveiller les idées qui nécessitent une attention et effectuer un suivi auprès des personnes assignées lorsque des actions sont requises.

Comment contrôler les commentaires et les évaluations à travers les différentes phases ?

Vous décidez pour chaque phase de Commentaire ou d'Évaluation si les contributions sont restreintes uniquement lorsque l'idée est dans cette phase, ou si les utilisateurs continuent de contribuer même après que l'idée ait progressé. Utilisez le paramètre "Restreindre les contributions à la phase" pour verrouiller les contributions à une phase spécifique, ou autorisez des contributions illimitées afin que les utilisateurs continuent de commenter tout au long du parcours de l'idée.

Cette flexibilité signifie que vous construisez des flux de travail où les phases de feedback initiales se clôturent après examen, tandis que d'autres phases de discussion restent ouvertes pour l'ensemble du processus.

Comment verrouiller les idées ou les évaluations pour la conformité ?

Utilisez le paramètre "Verrouiller le contenu" ou "Verrouiller les activités" au sein d'une phase pour empêcher les modifications après que les idées ou les contributions aient été soumises. Lorsque vous verrouillez le contenu, les idées deviennent non modifiables une fois qu'elles entrent dans cette phase. Lorsque vous verrouillez les activités, les évaluations ou les entrées de formulaire soumises deviennent permanentes et ne peuvent pas être modifiées.

Cette fonctionnalité garantit que votre piste d'audit reste intacte et respecte les exigences de conformité lorsque les décisions et les évaluations doivent rester figées après un certain point de votre processus.

Comment réutiliser des flux de travail dans plusieurs collectes ?

Après avoir configuré un flux de travail avec des phases personnalisées dans une collecte, vous dupliquez cette collecte pour en créer une nouvelle avec la même configuration de phase. Cette approche vous permet de réutiliser votre configuration de phase sans la reconstruire à partir de zéro chaque fois que vous lancez une nouvelle initiative ou campagne.

Chaque collecte contient ses propres idées et maintient son propre flux de travail, mais partir d'une collecte dupliquée permet de gagner du temps lorsque vous exécutez des processus similaires de manière répétée.