Leitfaden zu Branding und Kommunikation

Leitfaden zu Branding und Kommunikation

Dieser Leitfaden bietet Teams einen Überblick über die Branding-Optionen, die bei der Vorbereitung eines Ideanote-Workspace für Innovationskampagnen verfügbar sind.

Das Branding in Ideanote erfolgt auf zwei Ebenen: Workspace-Branding und Kampagnen-Branding. Das Workspace-Branding legt das Erscheinungsbild der gesamten Umgebung fest. Das Kampagnen-Branding bestimmt, wie einzelne Ideensammlungen, Launch-Kommunikation, E-Mails, Widgets und Materialien zur Nachbereitung den Teilnehmenden angezeigt werden.

Ziel ist es, ein wiedererkennbares, offizielles und benutzerfreundliches Erlebnis zu schaffen.

Empfohlene Checkliste für den Start

Bereiten Sie vor dem Start die folgenden Materialien vor:

• Workspace-Logo: Quadratische PNG- oder SVG-Datei. Verwenden Sie eine einfache Variante ohne kleine Schrift.
• Workspace-Titelbild: 2000 × 300 px. Wichtige Inhalte mittig platzieren.
• Titelbild der Ideensammlung: 2000 × 500 px. Verwenden Sie eine einheitliche Kampagnenvorlage.
• OG-Graph-Vorschaubild für geteilte Links: PNG oder JPEG. Verwenden Sie wenig Text und ein klares zentrales Motiv.
• Kopfzeile der Kampagnen-E-Mail: PNG oder JPEG. Nützlich für Start- und Erinnerungs-E-Mails.
• Dankesbild: PNG oder JPEG. Optional für Einreichungsbestätigungs-E-Mails.
• Markenfarben: HEX-Codes für Primär-, Akzent-, Link-, Erfolgs-, Warn- und Fehlerfarben.
• Schriftdateien: Lizenzierte Webfont-Dateien, nur erforderlich, wenn benutzerdefinierte Schriftarten benötigt werden.

Bestätigen Sie vor dem Start eines neuen Workspaces die grundlegenden Einstellungen auf Workspace-Ebene: Name, Beschreibung, Logo, Theme-Voreinstellung, Farben, Avatar-Stil, Typografie, Layout-Stil, Anmeldebildschirm, E-Mail-Fußzeile, benutzerdefinierte Domain, Website-Metadaten und Integrationen.

Bereiten Sie anschließend die Einrichtung auf Kampagnenebene vor: Abschnittsstruktur, Namen der Ideensammlungen, Kampagnenfragen, Beschreibungen, Titelbilder, Formulare, Phasen, Freigabemethode, Widget-Einrichtung, Start-E-Mail, Erinnerungs-E-Mail, Dankesnachricht, Erfolgsbildschirm, Ergebnis-Update und Format der Erfolgsgeschichte.

Workspace-Markenauftritt

Das Workspace-Branding gilt für den gesamten Workspace. Dazu gehören der Workspace-Name, das Logo, das Theme, die Farben, die Typografie, der Anmeldebildschirm, die E-Mail-Fußzeile, die benutzerdefinierte Domain und Vorschaubilder für geteilte Links.

Workspace-Name, Logo und Marke

Zu finden unter: Einstellungen → Workspace

Der Workspace-Name kann für die Organisation, Abteilung, das Innovationsprogramm oder eine übergeordnete Initiative stehen. Halten Sie ihn kurz und einprägsam, zum Beispiel Innovation Hub, Ideenportal, Plattform für kontinuierliche Verbesserung oder Digitales Ideenlabor.

Die Workspace-Beschreibung sollte den Zweck in einem einfachen Satz erläutern. Zum Beispiel: „Teilen, entwickeln und priorisieren Sie Ideen, die uns dabei helfen, unsere Arbeitsweise zu verbessern, Kunden besser zu betreuen und bessere Ergebnisse zu erzielen.“

Verwenden Sie ein einfaches Workspace-Logo, das auch in kleiner Größe gut erkennbar ist. In der Regel eignet sich eine quadratische PNG- oder SVG-Datei mit transparentem Hintergrund am besten.

Design und visueller Stil

Zu finden unter: Einstellungen → Design

Das Design bestimmt das allgemeine Erscheinungsbild des Workspace. Zu den Designoptionen gehören vordefinierte Designs, Farbmodi, Farben, Nutzer-Avatare, Überschriften, Text, Schaltflächen, Layout, Rahmen, Rundungen und benutzerdefinierte Schriftarten.

Vordefinierte Designs eignen sich als Ausgangspunkt. Passen Sie anschließend Farben, Typografie und Layout an die Markenidentität der Organisation an.

Für die meisten Unternehmensstarts ist der helle Modus eine sichere Standardwahl. Der dunkle Modus kann funktionieren, wenn er zur Marke passt. Der Modus mit hohem Kontrast sollte überprüft werden, wenn Barrierefreiheit wichtig ist.

Farben

Zu finden unter: Einstellungen → Design → Farben

Verwenden Sie nach Möglichkeit die primäre Markenfarbe der Organisation als Hauptfarbe des Workspace. Akzent- und Linkfarben können entweder der Primärfarbe entsprechen oder eine ergänzende Markenfarbe verwenden.

Die Farbeinstellungen können Primärfarbe, Akzentfarbe, Linkfarbe, Phase-Farben und Systemfarben wie Erfolg, Warnung und Fehler umfassen.

Orientieren Sie sich bei den Systemfarben an gängigen Erwartungen: Grün für Erfolg, Bernstein oder Gelb für Warnungen und Rot für Fehler.

Phase-Farben können dabei helfen, Schritte im Ideenprozess zu unterscheiden, etwa Erstellen, Überprüfung, Kommentar, Bewerten, Umsetzen und Abgeschlossen. Verwenden Sie separate Farben nur, wenn sie den Prozess verständlicher machen.

‍

Typografie, Schaltflächen und Layout

Zu finden unter: Einstellungen → Design

Die Typografieeinstellungen lassen sich für Überschriften, Fließtext und Schaltflächen anpassen. Verwenden Sie Markenschriftarten nur, wenn sie für die Webnutzung lizenziert und auf verschiedenen Geräten gut lesbar sind.

Layout-Einstellungen, Rahmen und Rundungen prägen den Gesamteindruck des Workspace. Eine moderate Rundung eignet sich meist gut für einen modernen Unternehmens-Workspace, während eckigere Formen formeller wirken können.

Nutzer-Avatare

Zu finden unter: Einstellungen → Design → Nutzer-Avatare

Der Avatar-Stil beeinflusst die Platzhalter-Avatare für neue Nutzer. Neutrale oder moderne Stile eignen sich in der Regel am besten für Unternehmen. Verspieltere Stile können zu kreativen Kampagnen passen, sollten bei formellen oder an Führungskräfte gerichteten Initiativen jedoch mit Bedacht eingesetzt werden.

Benutzerdefinierte Schriftarten

Zu finden unter: Einstellungen → Design → Benutzerdefinierte Schriftarten

Benutzerdefinierte Schriftarten können hochgeladen werden, wenn eine einheitliche Markenpräsentation wichtig ist. Vergewissern Sie sich vor ihrer Verwendung, dass die Lizenz die Webnutzung gestattet, die Schriftart die erforderlichen Sprachen unterstützt und auch in kleinen Schriftgrößen gut lesbar bleibt.

Anmeldebildschirm

Zu finden unter: Einstellungen → Workspace

Der Anmeldebildschirm ist oft der erste Kontaktpunkt mit der Marke. Relevante Elemente sind der Workspace-Name, die Beschreibung, der Unternehmensname, das Logo, das Titelbild und die Designfarben.

Der Anmeldebildschirm sollte den Workspace offiziell wirken lassen und schnell erklären, worauf sich die Nutzer einlassen.

Beispiel:

Willkommen in unserem Innovations-Workspace. Teilen Sie Ideen, verbessern Sie unsere Arbeitsweise und gestalten Sie mit, was wir als Nächstes entwickeln.

E-Mail-Branding

Zu finden unter: Einstellungen → Workspace → E-Mail-Anpassung

Das E-Mail-Branding des Workspace hilft Teilnehmern, Einladungen und Benachrichtigungen zu erkennen. Je nach Einrichtung kann es Branding in der Fußzeile, das Workspace-Logo, den Workspace-Namen und zugehörige Einstellungen für die Darstellung von E-Mails umfassen.

Verwenden Sie ein schlichtes quadratisches Logo, das auch in kleinen Größen gut aussieht. Halten Sie das E-Mail-Branding klar und dezent.

Eigene Domain

Zu finden unter: Einstellungen → Workspace → Eigene Domain

Eine eigene Domain kann den Workspace wie einen Teil der digitalen Umgebung der Organisation wirken lassen.

Beispiel:

ideas.company.com

Dies ist besonders nützlich für unternehmensweite Launches, Intranet-Links, Ankündigungen in Microsoft Teams und Kampagnen, bei denen Vertrauen und Wiedererkennung wichtig sind.

Website-Metadaten und Vorschauen geteilter Links

Zu finden unter: Einstellungen → Workspace

Die Metadaten der Website bestimmen, wie Workspace-Links angezeigt werden, wenn sie über Tools wie Microsoft Teams, interne Chats, Intranet-Seiten oder soziale Plattformen geteilt werden.

Verwenden Sie einen aussagekräftigen Titel, eine kurze Beschreibung und ein schlichtes Vorschaubild. Das Vorschaubild sollte ein zentrales Motiv, starke Kontraste und wenig Text enthalten.

Integrationen

Zu finden unter: Einstellungen → Integrationen

Integrationen sind kein visuelles Branding, beeinflussen jedoch das Erlebnis der Teilnehmenden beim Rollout. Microsoft Teams, API, Power Automate, Power BI, Webhooks und eingebettete Erlebnisse können alle Teil des gebrandeten Launch-Ablaufs sein.

Kampagnen-Branding

Das Kampagnen-Branding gilt für bestimmte Ideensammlungen, Abschnitte, Widgets, E-Mails und Kommunikationsmaterialien.

Verwenden Sie Kampagnen-Branding, wenn verschiedene Initiativen eine eigene Identität benötigen und dennoch zum selben Workspace gehören sollen. So können beispielsweise Kampagnen zu Nachhaltigkeit, Kosteneinsparungen, Kundenerlebnis und digitaler Transformation jeweils einen eigenen visuellen Stil haben und gleichzeitig das gleiche Workspace-Design nutzen.

Abschnitte

Abschnitte helfen dabei, zusammengehörige Ideensammlungen im Workspace zu organisieren. Sie können Abteilungen, strategische Themen, Regionen, Programme oder Kampagnenkategorien abbilden.

Beispiele: Nachhaltigkeit, Kundenerlebnis, operative Exzellenz, digitale Transformation, Produktideen, Mitarbeiterengagement.

Branding der Ideensammlung

Hier finden Sie die Funktion: Gehen Sie zu „Ideensammlung“ → „Bearbeiten“

Jede Ideensammlung kann einen eigenen Titel, eine eigene Frage, Beschreibung, ein eigenes Titelbild, Formular, eigene Phasen, Einstellungen und Freigabeoptionen haben.

Der Titel sollte kurz und aussagekräftig sein. Aus der Frage sollte klar hervorgehen, worum es geht. Die Beschreibung sollte den Kontext erläutern, erklären, welche Ideen hilfreich sind und was als Nächstes geschieht.

Titelbilder für Ideensammlungen helfen den Teilnehmenden, Kampagnen auf einen Blick zu unterscheiden. Das empfohlene Format ist 2000 px breit × 500 px hoch. Platzieren Sie wichtige Inhalte mittig, da Titelbilder je nach Bildschirmgröße und Layout unterschiedlich zugeschnitten werden können.

Ein einfaches visuelles System kann Kampagnen leichter erkennbar machen. Zum Beispiel kann jede Abteilung eine eigene Farbnuance erhalten, etwa Blau für globale Kampagnen und Orange für lokale Kampagnen.

Formulare, Phasen und Prozesssprache

Hier finden Sie die Funktion: Gehen Sie zu „Ideensammlung“ → „Bearbeiten“

Auch die Sprache prägt das Kampagnen-Branding. Formular, Phasen, Statusangaben und Handlungsaufforderungen sollten zum Zweck der Kampagne passen.

Verwenden Sie eine einfache Sprache. Machen Sie deutlich, ob Teilnehmende nur ausgearbeitete Vorschläge, erste Gedanken, kleine Verbesserungen, mutige Ideen oder all diese Arten von Beiträgen einreichen sollen.

Phasennamen sollten den Prozess verständlich machen. Beispiele: Einreichen, Überprüfung, Priorisieren, Entwickeln, Ausgewählt, Implementiert.

Freigaben, Einladungen und Widgets

Hier finden Sie die Funktion: Gehen Sie zu „Ideensammlung“ → „Teilen“

Kampagnen können über direkte Einladungen, teilbare Links und Widgets geteilt werden.

Einladungen eignen sich gut, wenn die Zielgruppe bekannt ist. Teilbare Links sind nützlich für Intranet-Beiträge, Microsoft-Teams-Nachrichten und die breit angelegte interne Kommunikation. Widgets sind hilfreich, wenn die Kampagne in eine andere Seite oder ein Portal eingebettet werden soll.

Widgets können auch ein kampagnenspezifisches Branding unterstützen. Je nach Konfiguration lassen sich die Willkommensseite, Formularseite, Erfolgsseite, Bilder, der Titel, die Beschreibung, Schaltflächen und der Einreichungsablauf anpassen.

Kampagnenkommunikation

Eine überzeugende Kampagnenkommunikation hilft Teilnehmenden zu verstehen, warum die Kampagne stattfindet, welche Beiträge gefragt sind und was geschieht, nachdem sie eine Idee eingereicht haben.

Als bewährte Vorgehensweise sollte für jede Kampagne vor dem Start ein einfacher Kommunikationsplan erstellt werden. Der Plan muss nicht komplex sein, sollte aber die wichtigsten Kontaktpunkte abdecken: Start, Erinnerung, Nachfasskommunikation zu Einreichungen und Ergebnisse.

1. Kommunikation zum Kampagnenstart

Die Startnachricht sollte den Zweck der Kampagne erläutern, erklären, warum sie gerade jetzt wichtig ist, an wen sich die Einladung richtet und welche Arten von Ideen geteilt werden sollen.

Hier sollte die Kampagne Fragen beantworten wie:

Suchen wir nach kleinen Verbesserungen, großen Ideen, praktischen Lösungen, mutigen Vorschlägen, Erkenntnissen von Kunden, Ideen zur Kosteneinsparung oder nach allen hilfreichen Ideen? Sollen die Ideen vollständig ausgearbeitet sein oder sind auch erste Gedanken willkommen?

Eine gute Startnachricht macht die Teilnahme einfach und relevant.

2. Kommunikation zu Erinnerungen

Erinnerungen sollten den Zweck der Kampagne unterstreichen und die Teilnahme erleichtern. Schreiben Sie nicht nur „Reichen Sie Ihre Idee ein“, sondern nennen Sie Beispiele für hilfreiche Ideen oder typische Ansatzpunkte.

Zum Beispiel: „Denken Sie an wiederkehrende Frustrationen, Zeitverschwendung, Probleme von Kunden, manuelle Tätigkeiten, Sicherheitsbedenken oder Verbesserungen, über die Ihr Team bereits spricht.“

Setzen Sie Erinnerungen sparsam ein, aber gestalten Sie sie hilfreich.

3. Nachverfolgung der Einreichungen

Nach dem Einreichen einer Idee sollte der Erfolgsbildschirm oder die Bestätigungsnachricht erklären, was als Nächstes geschieht.

Ein einfaches Format mit drei Schritten eignet sich gut:

• Zunächst wird Ihre Idee geprüft.
• Anschließend erhalten ausgewählte Ideen Feedback oder werden einer Bewertung unterzogen.
• Abschließend teilen wir in 60 Tagen mit, welche Ideen weiterverfolgt werden

Erklären Sie bei offenen und kollaborativen Kampagnen, wie Teilnehmende Gefällt mir-Angaben, Kommentare oder Feedback von Kolleginnen und Kollegen erhalten können.

Erklären Sie bei geschlossenen Kampagnen, dass die Ideen von einem Gremium oder einer ausgewählten Gruppe bewertet werden und dass die Teilnehmenden nach Abschluss der Überprüfung eine Aktualisierung erhalten.

Entscheidend ist Transparenz. Die Teilnehmenden sollten nicht das Gefühl haben, dass ihre Idee nach dem Einreichen einfach verschwindet.

4. Ergebnisse und Erfolgsgeschichten

Jede Kampagne sollte den Feedbackkreislauf schließen.

• Teilen Sie bei einmaligen Kampagnen mit, welche Ideen ausgewählt wurden und was als Nächstes geschieht. Informieren Sie später auch darüber, welche Ideen umgesetzt wurden.
• Richten Sie bei fortlaufenden Kampagnen einen regelmäßigen Feedbackkreislauf mit Aktualisierungen zu geprüften, ausgewählten und umgesetzten Ideen sowie den daraus gewonnenen Erkenntnissen ein.

Erfolgsgeschichten können als Teil der Kampagne oder der Unternehmenskommunikation gebrandet werden. Sie können per E-Mail, über Microsoft Teams, Intranet-Beiträge, Townhalls, Workspace-Updates oder interne Newsletter geteilt werden.

Ein gut funktionierender Feedbackkreislauf hilft den Teilnehmenden zu sehen, dass ihre Ideen ernst genommen werden. Außerdem erleichtert er den Start künftiger Kampagnen.

Individuelle Kampagnen-E-Mails

Hier finden Sie die Funktion: Ideensammlung → Bearbeiten → Automatisierungen oder Einstellungen → Automatisierungen

Individuelle E-Mails können entsprechend dem Kampagnenablauf dazu verwendet werden, Teilnehmende einzuladen, an sie zu erinnern, ihnen zu danken, sie auf dem Laufenden zu halten und erneut einzubinden.

Nützliche Kampagnen-E-Mails sind beispielsweise eine Ankündigung zum Start, eine Erinnerung, eine Bestätigung der Einreichung, die Mitteilung zum Beginn der Abstimmung, die Information, dass eine Idee weiterverfolgt oder ausgewählt wurde, die Mitteilung, dass eine Idee nicht ausgewählt wurde, eine erreichte Etappe, die Bekanntgabe der Gewinnerinnen und Gewinner sowie die Mitteilung der Ergebnisse.

Halten Sie E-Mails kurz und handlungsorientiert. Nennen Sie den Kampagnennamen, einen klaren Grund für die Nachricht und einen zentralen nächsten Schritt.

Mit dynamischen Variablen lassen sich E-Mail-Inhalte personalisieren, zum Beispiel mit dem Namen der teilnehmenden Person, dem Workspace-Namen, dem Titel der Idee, dem Namen der Sammlung oder anderen relevanten Angaben.

Visuelles Kampagnensystem

Erstellen Sie für größere Rollouts vor dem Start eine kleine Auswahl wiederverwendbarer Kampagnenmaterialien.

Nützliche Materialien sind ein Workspace-Titelbild, ein Titelbild für die Ideensammlung, ein Header für Kampagnen-E-Mails, ein Dankesbild, ein Bild für Ankündigungen in Microsoft Teams, ein Intranet-Banner, eine Präsentationsfolie und ein Vorschaubild für geteilte Links.

Ein gutes visuelles System benötigt nicht viele Elemente. Entscheidend ist die Konsistenz: ein einheitlicher Stil, 3–6 freigegebene Farben, ein Format für Titelbilder, ein Format für E-Mail-Kopfzeilen und eine einfache Regel für Symbole oder Illustrationen.

Abschließende Hinweise

Das beste Branding ist wiedererkennbar, schlicht und wiederholbar.

Achten Sie auf klare Bezeichnungen, gut lesbare Farben, einheitliche Titelbilder, kurze Kampagnen-E-Mails, hilfreiche Erfolgsbildschirme und regelmäßige Aktualisierungen, die den Feedbackkreislauf schließen.

Eine gute Kampagne sollte bei den Teilnehmenden den Eindruck vermitteln: Das ist offiziell, ich weiß, welche Art von Ideen ich einreichen soll, und ich verstehe, was als Nächstes passiert.