Guide til branding og kommunikation

Guide til branding og kommunikation

Denne vejledning giver teams et overblik over de brandingmuligheder, der er tilgængelige, når et Ideanote-workspace klargøres til innovationskampagner.

Branding i Ideanote fungerer på to niveauer: branding af workspace og kampagnebranding. Branding af workspace definerer det overordnede miljø. Kampagnebranding definerer, hvordan de enkelte idesamlinger, lanceringskommunikation, e-mails, widgets og opfølgningsmaterialer præsenteres for deltagerne.

Målet er at gøre oplevelsen genkendelig, officiel og nem at bruge.

Anbefalet tjekliste før lancering

Forbered følgende materialer inden lanceringen:

• Logo til workspace: Kvadratisk PNG eller SVG. Brug en enkel version uden lille tekst.
• Workspace-forsidebillede: 2000 × 300 px. Hold vigtigt indhold centreret.
• Forsidebillede til idesamling: 2000 × 500 px. Brug én ensartet kampagneskabelon.
• OG Graph-previewbillede til delt link: PNG eller JPEG. Brug minimal tekst og et tydeligt centralt motiv.
• Header til kampagnemail: PNG eller JPEG. Velegnet til lancerings- og påmindelsesmails.
• Tak-billede: PNG eller JPEG. Valgfrit til e-mails med bekræftelse af indsendelse.
• Brandfarver: HEX-koder for primærfarve, accentfarve, linkfarve, succes, advarsel og fejl.
• Skrifttypefiler: Licenserede webskrifttypefiler, kun nødvendige, hvis der kræves brugerdefinerede skrifttyper.

Før lanceringen af et nyt workspace skal du bekræfte grundopsætningen på workspaceniveau: navn, beskrivelse, logo, temaforudindstilling, farver, avatarstil, typografi, layoutstil, loginskærm, e-mailfodnote, brugerdefineret domæne, metadata for webstedet og integrationer.

Forbered derefter kampagneopsætningen: sektionsstruktur, navne på idesamlinger, kampagnespørgsmål, beskrivelser, coverbilleder, formularer, faser, delingsmetode, widgetopsætning, lanceringsmail, påmindelsesmail, takbesked, succesvisning, resultatopdatering og format for succeshistorie.

Branding af workspace

Branding af workspace gælder for hele workspacet. Det omfatter workspacets navn, logo, tema, farver, typografi, loginskærm, e-mailfodnote, brugerdefineret domæne og forhåndsvisninger af delte links.

Workspacets navn, logo og brand

Find det her: Indstillinger → Workspace

Navnet på workspacet kan repræsentere organisationen, afdelingen, innovationsprogrammet eller et bredere initiativ. Hold det kort og genkendeligt, f.eks. Innovationshub, Idéportal, Platform til løbende forbedringer eller Digitalt idéværksted.

Beskrivelsen af workspacet bør forklare formålet i én enkel sætning. F.eks. »Del, videreudvikl og prioritér idéer, der hjælper os med at forbedre vores arbejdsmetoder, kundeservice og resultater.«

Brug et enkelt workspace-logo, der fungerer i små størrelser. En kvadratisk PNG eller SVG med gennemsigtig baggrund er som regel bedst.

Tema og visuel stil

Findes her: Indstillinger → Tema

Temaet styrer workspace’ets overordnede udseende og fornemmelse. Temaindstillingerne omfatter forudindstillede temaer, farvetilstande, farver, brugeravatarer, overskrifter, tekst, knapper, layout, kanter, afrunding og brugerdefinerede skrifttyper.

Forudindstillede temaer er et nyttigt udgangspunkt. Tilpas derefter farver, typografi og layout, så de passer til organisationens brand.

Til de fleste virksomhedslanceringer er lyst tema et sikkert standardvalg. Mørkt tema kan fungere, hvis det passer til brandet. Tilstanden med høj kontrast bør kontrolleres, når tilgængelighed er vigtig.

Farver

Findes her: Indstillinger → Tema → Farver

Brug organisationens primære brandfarve som workspace’ets hovedfarve, hvor det er muligt. Accent- og linkfarver kan enten matche den primære farve eller bruge en supplerende brandfarve.

Farveopsætningen kan omfatte primærfarve, accentfarve, linkfarve, fasefarver og systemfarver såsom succes, advarsel og fejl.

Hold systemfarverne tæt på de gængse forventninger: grøn for succes, ravgul eller gul for advarsel og rød for fejl.

Fasefarver kan hjælpe med at skelne mellem trin i idéprocessen, såsom oprettelse, review, kommentar, bedømmelse, handling og afslutning. Brug kun separate farver, når de gør processen lettere at forstå.

‍

Typografi, knapper og layout

Findes her: Indstillinger → Tema

Typografiindstillingerne kan tilpasses for overskrifter, brødtekst og knapper. Brug kun brandets skrifttyper, hvis licensen tillader brug på nettet, og de forbliver læsbare på tværs af enheder.

Layoutindstillinger, kanter og afrunding præger workspace’ets overordnede udtryk. Moderat afrunding fungerer som regel godt for et moderne virksomhedsmiljø, mens skarpere hjørner kan virke mere formelle.

Brugeravatarer

Findes her: Indstillinger → Tema → Brugeravatarer

Avatarstilen påvirker pladsholderavatarer for nye brugere. Neutrale eller moderne stilarter fungerer som regel bedst i virksomhedsmiljøer. Mere legende stilarter kan passe til kreative kampagner, men bør bruges med omtanke i formelle initiativer eller initiativer rettet mod ledelsen.

Brugerdefinerede skrifttyper

Findes her: Indstillinger → Tema → Brugerdefinerede skrifttyper

Brugerdefinerede skrifttyper kan uploades, når det er vigtigt at sikre sammenhæng med brandet. Før du bruger brugerdefinerede skrifttyper, skal du kontrollere, at licensen tillader brug på nettet, at skrifttypen understøtter de nødvendige sprog, og at den forbliver læsbar i små størrelser.

Loginskærm

Findes her: Indstillinger → Workspace

Loginskærmen er ofte det første kontaktpunkt med brandet. Relevante elementer omfatter workspace-navn, beskrivelse, virksomhedsnavn, logo, coverbillede og temafarver.

Loginskærmen bør give workspacet et officielt præg og hurtigt forklare, hvad brugerne logger ind på.

Eksempel:

Velkommen til vores workspace for innovation. Del ideer, forbedr den måde, vi arbejder på, og vær med til at forme det, vi bygger næste gang.

Branding af e-mails

Her finder du det: Indstillinger → Workspace → Tilpasning af e-mails

Branding af workspace-e-mails hjælper deltagerne med at genkende invitationer og notifikationer. Afhængigt af opsætningen kan det omfatte branding i sidefoden, workspace-logo, workspace-navn og relaterede indstillinger for e-mailens udseende.

Brug et enkelt, kvadratisk logo, der fungerer i små størrelser. Sørg for, at e-mailbrandingen er tydelig og enkel.

Brugerdefineret domæne

Her finder du det: Indstillinger → Workspace → Brugerdefineret domæne

Et brugerdefineret domæne kan få workspacet til at fremstå som en del af organisationens digitale miljø.

Eksempel:

ideas.company.com

Dette er især nyttigt ved lanceringer på tværs af hele virksomheden, links på intranettet, meddelelser i Microsoft Teams og kampagner, hvor tillid og genkendelighed er vigtige.

Metadata for webstedet og forhåndsvisninger af delte links

Her finder du det: Indstillinger → Workspace

Metadata for webstedet styrer, hvordan links til workspaces vises, når de deles i værktøjer som Microsoft Teams, intern chat, intranetsider eller sociale platforme.

Brug en tydelig titel, en kort beskrivelse og et enkelt forhåndsvisningsbillede. Forhåndsvisningsbilledet bør have et centralt visuelt element, stærk kontrast og minimal tekst.

Integrationer

Her finder du det: Indstillinger → Integrationer

Integrationer er ikke visuel branding, men de påvirker deltagernes oplevelse af lanceringen. Microsoft Teams, API, Power Automate, Power BI, webhooks og indlejrede oplevelser kan alle indgå i det brandede lanceringsforløb.

Kampagnebranding

Kampagnebranding gælder for specifikke idesamlinger, sektioner, widgets, e-mails og kommunikationsmaterialer.

Brug kampagnebranding, når forskellige initiativer skal have deres egen identitet, men stadig opleves som en del af det samme workspace. Kampagner om bæredygtighed, omkostningsbesparelser, kundeoplevelser og digital transformation kan for eksempel hver have sin egen visuelle stil, samtidig med at de deler det samme workspace-tema.

Sektioner

Sektioner hjælper med at organisere relaterede idesamlinger på tværs af workspacet. De kan repræsentere afdelinger, strategiske temaer, regioner, programmer eller kampagnekategorier.

Eksempler: Bæredygtighed, kundeoplevelse, operationel ekspertise, digital transformation, produktideer, medarbejderengagement.

Branding af idesamling

Hvor finder du det: Gå til idesamlingen → Rediger

Hver idesamling kan have sin egen titel, sit eget spørgsmål, sin egen beskrivelse, sit eget forsidebillede, sin egen formular, sine egne faser, indstillinger og delingsmuligheder.

Titlen bør være kort og specifik. Spørgsmålet bør tydeligt forklare, hvad der efterspørges. Beskrivelsen bør forklare konteksten, hvilken type ideer der er nyttige, og hvad der sker derefter.

Forsidebilleder til idesamlinger hjælper deltagerne med hurtigt at skelne mellem kampagner. Det anbefalede format er 2000 px bredt × 500 px højt. Hold vigtigt indhold centreret, da forsidebilleder kan blive beskåret forskelligt afhængigt af skærmstørrelse og layout.

Et enkelt visuelt system kan gøre kampagner lettere at genkende. F.eks. en farvetone for hver sektion, f.eks. blå for globale kampagner og orange for lokale kampagner.

Formularer, faser og procesformuleringer

Hvor finder du det: Gå til idesamlingen → Rediger

Kampagnens branding formes også af sproget. Formularen, faserne, statusserne og opfordringerne til handling bør passe til kampagnens formål.

Brug et enkelt sprog. Gør det tydeligt, om deltagerne kun skal dele veludviklede forslag, tidlige tanker, små forbedringer, ambitiøse ideer eller alt det ovenstående.

Fasenavnene bør hjælpe folk med at forstå processen. Eksempler: Indsend, Gennemgå, Prioritér, Udvikl, Udvalgt, Implementeret.

Deling, invitationer og widgets

Hvor finder du det: Gå til idesamlingen → Del

Kampagner kan deles via direkte invitationer, links, der kan deles, og widgets.

Invitationer fungerer godt, når målgruppen er kendt. Delbare links er nyttige til opslag på intranettet, meddelelser i Microsoft Teams og bred intern kommunikation. Widgets er nyttige, når kampagnen skal indlejres på en anden side eller i en portal.

Widgets kan også understøtte kampagnespecifik branding. Afhængigt af opsætningen kan velkomstsiden, formularsiden, kvitteringssiden, billeder, titel, beskrivelse, knapper og indsendelsesforløb tilpasses.

Kampagnekommunikation

Effektiv kampagnekommunikation hjælper deltagerne med at forstå, hvorfor kampagnen findes, hvad de skal bidrage med, og hvad der sker, efter at de har indsendt en ide.

Det er god praksis at have en enkel kommunikationsplan for hver kampagne inden lanceringen. Planen behøver ikke at være kompleks, men den bør omfatte de vigtigste kontaktpunkter: lancering, påmindelse, opfølgning på indsendelser og resultater.

1. Lanceringstekst

Lanceringsteksten bør forklare kampagnens formål, hvorfor den er vigtig netop nu, hvem der inviteres, og hvilken type ideer folk forventes at dele.

Her bør kampagnen besvare spørgsmål som:

Leder vi efter små forbedringer, store ideer, praktiske løsninger, ambitiøse forslag, kundeindsigter, ideer til omkostningsbesparelser eller alle nyttige ideer? Skal ideerne være fuldt udviklede, eller er tidlige tanker også velkomne?

En god lanceringstekst gør det enkelt og relevant at deltage.

2. Påmindelse

Påmindelser bør understøtte kampagnens formål og gøre det lettere at handle på opfordringen. I stedet for blot at sige »indsend din idé« bør du inkludere eksempler på nyttige idéer eller almindelige udgangspunkter.

For eksempel: »Tænk på gentagne frustrationer, spildtid, kundernes udfordringer, manuelt arbejde, sikkerhedsproblemer eller forbedringer, som jeres team allerede taler om.«

Brug påmindelser med måde, men sørg for, at de er nyttige.

3. Opfølgning efter indsendelse

Når en deltager har indsendt en idé, bør bekræftelsessiden eller bekræftelsesmeddelelsen forklare, hvad der sker nu.

Et enkelt format med tre trin fungerer godt:

• Først bliver din idé gennemgået.
• Derefter får udvalgte idéer feedback eller går videre til evaluering.
• Til sidst fortæller vi om 60 dage, hvilke ideer der går videre

Forklar, hvordan deltagerne kan modtage likes, kommentarer eller feedback fra kolleger, hvis kampagnen er åben og samarbejdsorienteret.

For lukkede kampagner skal du forklare, at et panel eller en udvalgt gruppe vil evaluere idéerne, og at deltagerne får en opdatering, når gennemgangen er afsluttet.

Det vigtige er gennemsigtighed. Deltagerne må ikke få følelsen af, at deres idé forsvandt efter indsendelsen.

4. Resultater og succeshistorier

Alle kampagner bør afslutte feedbackforløbet.

• Ved enkeltstående kampagner skal du dele, hvilke idéer der blev udvalgt, hvad der sker nu, og senere hvilke idéer der blev implementeret.
• Ved løbende kampagner skal du oprette et tilbagevendende feedbackforløb med opdateringer om gennemgåede idéer, udvalgte idéer, implementerede idéer og erfaringer.

Succeshistorier kan brandes som en del af kampagnen eller virksomhedskommunikationen. De kan deles via e-mail, Microsoft Teams, opslag på intranettet, møder med hele virksomheden, opdateringer i workspaces eller interne nyhedsbreve.

Et velfungerende feedbackforløb hjælper deltagerne med at se, at idéer bliver taget alvorligt. Det gør det også lettere at lancere fremtidige kampagner.

Tilpassede kampagne-e-mails

Hvor finder du det: Idesamling → Rediger → Automatiseringer eller Indstillinger → Automatiseringer

Tilpassede e-mails kan bruges til at invitere, minde, takke, opdatere og genaktivere deltagere i overensstemmelse med kampagneforløbet.

Nyttige kampagne-e-mails omfatter lanceringsmeddelelse, påmindelse, bekræftelse på indsendelse, afstemning åbnet, idé gået videre, idé udvalgt, idé ikke udvalgt, milepæl nået, vinder annonceret og resultater delt.

Hold e-mails korte og handlingsorienterede. Brug kampagnens navn, en tydelig begrundelse for meddelelsen og ét primært næste skridt.

Dynamiske variabler kan tilpasse e-mailindhold, f.eks. med deltagerens navn, workspace-navnet, idéens titel, samlingens navn eller andre relevante oplysninger.

Kampagnens visuelle identitet

Ved større udrulninger bør I oprette et mindre udvalg af genanvendelige kampagnematerialer inden lanceringen.

Nyttige aktiver omfatter workspace-forsidebillede, idesamlings-forsidebillede, kampagnens e-mailheader, takkebillede, billede til meddelelse i Microsoft Teams, intranetbanner, præsentationsslide og forhåndsvisningsbillede til delte links.

Et godt visuelt udtryk kræver ikke mange elementer. Det kræver ensartethed: én gennemgående stil, 3–6 godkendte farver, ét format til forsidebilleder, ét format til e-mailheadere og en enkel regel for ikoner eller illustrationer.

Afsluttende vejledning

Den bedste branding er genkendelig, enkel og let at gentage.

Fokuser på tydelige navne, læsbare farver, ensartede coverbilleder, korte kampagne-e-mails, nyttige succesvisninger og regelmæssige opdateringer, der lukker feedbacksløjfen.

En god kampagne bør få deltagerne til at føle: Dette er officielt, jeg ved, hvilke slags ideer jeg skal dele, og jeg forstår, hvad der sker bagefter.