Brug af Ideanote med PowerBI

Denne vejledning viser, hvordan du kan konfigurere Ideanote som en datakilde i PowerBI, hvor du kan hente dine ideer og deres aktiviteter.

Konfiguration af Ideanote som datakilde i PowerBI

1) Før du går i gang, skal du oprette et API-token på Ideanote-platformen, medmindre du allerede har et. I dit workspace:

1.1) Klik på ‘Indstillinger’

1.2) Klik på ‘Konto’

1.3) Klik på ‘API-tokens’

Bemærk: Du kan også bruge følgende direkte link, men erstat yourworkspace med dit faktiske underdomæne: https://yourworkspace.ideanote.io/settings/account#api-tokens

1.4) Klik på ‘Tilføj’, hvis du ikke allerede har et API-token.

1.5) Kopiér API-tokenet ved at klikke på ikonet ‘kopiér’, eller kopiér teksten manuelt.

2) Du skal også kende ID'et på den idesamling, du vil bruge som datakilde. Den nemmeste måde at finde det på er at gå til idesamlingen og hente ID'et fra URL'en. ID'et er de cifre, der følger efter /missions/ i URL'en. I URL'en https://yourworkspace.ideanote.io/missions/28/cards er 28 for eksempel ID'et.

Bemærk: Alternativt kan du også hente ID'et ved at eksportere en Excel-fil med alle dine idesamlinger fra siden ‘Home’ i dit workspace og finde ID'et i kolonnen FRIENDLY_ID. 

2) Hvis du allerede kender ID'et fra URL'en, kan du gå direkte til trin 3. Ellers kan du følge den fulde vejledning her for at finde det i en Excel-fil. Gå til siden ‘Hjem’ (indgangen til dit workspace):

2.1) Klik på knappen ved siden af ‘Tilføj’ i filterværktøjslinjen, som viser antallet af idesamlinger

2.2) Klik på ‘Eksportér som Excel’ i rullemenuen, der vises.

2.3) Åbn Excel-filen, find din idesamling, og hent dens ID fra kolonnen FRIENDLY_ID.

3) Åbn den rapport, du vil forbinde med Ideanote, i PowerBI, eller opret en ny via knappen ‘Rapport’ under overskriften ‘Ny’ på fanen ‘Hjem’

4) I din rapport:
         

4.1) Klik på ‘Hent data’ på værktøjslinjen.

4.2) Hvis der vises en rullemenu nedenunder, skal du klikke på ‘Mere’ nederst. Hvis der ikke vises en rullemenu, men i stedet åbnes en dialogboks, skal du fortsætte med trin (5).

5) I dialogboksen, der åbnes:

5.1) Klik på ‘Andet’ i sidemenuen

5.2) Klik på ‘Web’ på listen, der vises ved siden af.

5.3) Klik til sidst på ‘Opret forbindelse’ for at fortsætte.

6) Udfyld oplysningerne om din idesamling og autorisationstokenet til API'et i dialogboksen, der vises:
       

6.1) Klik på knappen ‘Avanceret’ øverst

6.2) Under det første ‘URL-dele’ tekstfelt skal du indsætte URL'en https://api.ideanote.io/v1/idea_collections/<idea_collection_id>/ideas.xlsx, hvor delen <idea_collection_id> erstattes med id'et for den idesamling, du fandt i trin (2). Hvis id'et for eksempel var 28, ville den fulde URL se sådan ud: https://api.ideanote.io/v1/idea_collections/28/ideas.xlsx

6.3) Under ‘HTTP Request-headerparametre (valgfrit)’ skal du tilføje en header med navnet Authorization

6.4) Skriv følgende som værdi for Authorization-headeren:
Bearer <your_api_token>, hvor <your_api_token> skal erstattes med det API-token, du kopierede i trin (1). Hvis dit API-token f.eks. er a134566b2501f74fb48d5fdcb14347_1711119239305, skal værdien være Bearer a134566b2501f74fb48d5fdcb14347_1711119239305

6.5) Klik til sidst på ‘OK’ for at fortsætte

7) Klik på ‘Opret forbindelse’ i den dialogboks, der vises

8) I dialogboksen ‘Navigator’, der åbnes:

8.1) Højreklik på ‘ideer’ i sidemenuen

8.2) Klik på ‘Indlæs’

9) Du er nu klar til at arbejde med dine ideer og deres aktiviteter som datakilde

10) Du kan til enhver tid manuelt opdatere dataene:

10.1) Klik på ‘Opdater’ i PowerBI-værktøjslinjen

10.2) Der åbnes en dialogboks, mens PowerBI henter nye data fra Ideanote API.

10.3) Hvis din rapport indeholder flere datakilder, og du kun vil opdatere den fra Ideanote, kan du gøre det ved at:
   

10.3.1) Klikke på de tre vandrette prikker ved siden af datakilden ‘ideer’ i sidepanelet ‘Data’

10.3.2) Klikke på ‘Opdater data’ i rullemenuen, der vises nedenunder.

Konfiguration af planlagt, trinvis opdatering af Ideanote-data i PowerBI

‍

Du kan også planlægge automatisk, trinvis opdatering af data, så dataene fra Ideanote i PowerBI altid er opdaterede. For at gøre dette skal du først følge trinnene ovenfor i ‘Konfiguration af Ideanote som datakilde i PowerBI’ for at konfigurere en Ideanote-datakilde i PowerBI. Derefter kan du fortsætte med trinnene nedenfor:

‍

1) Før du kan konfigurere trinvis opdatering, kræver PowerBI, at du først sørger for, at rapporten har parametre, der er konfigureret til at vælge et datointerval, som dataene skal synkroniseres inden for, og at intervallet er knyttet til kolonnen CREATED AT i datakilden ‘ideer’. Datointervallet skal omfatte både en startdato og en slutdato. Her er vejledning i, hvordan du konfigurerer sådanne parametre:

1.1) Klik på ‘Transformér data’ på rapportens værktøjslinje.

1.2) Klik på ‘Administrer parametre’ på værktøjslinjen i den Power Query-editor, der åbnes.

1.2.1) Bemærk: Hvis du allerede har konfigureret parametre for start og slut på et datotidsinterval, kan du fortsætte fra trin 1.5.3.

1.3) Opret først parameteren til angivelse af startintervallet i parametreditoren:

1.3.1) Klik på ‘Ny’

1.3.2) Giv den et beskrivende navn, f.eks. ‘RangeStart’

1.3.3) Under ‘Type’ skal du vælge ‘Dato/klokkeslæt’

1.3.4) Under ‘Aktuel værdi’ skal du angive den nedre grænse, du vil bruge i modellen. Hvis du vil medtage alle de ideer, du har indsamlet, skal du vælge en dato, der er den samme som eller tidligere end datoen for din idesamling eller dit workspace.

1.4) Gentag trinnene fra 1.3 for at oprette slutparameteren. Hvis slutintervallet skal være praktisk talt uendeligt, skal du sætte slutparameteren til en dato langt ude i fremtiden.

1.5) Klik til sidst på ‘OK’.

1.6) Mens Power Query Editor stadig er åben:

1.6.1) Klik på filterikonet i kolonnen CREATED AT (se (1) på billedet ovenfor).

1.6.2) Hvis ‘Datofiltre/tidsfiltre’ ikke vises som en mulighed i rullemenuen, skal du følge trin 1.6.2.1 og videre. Hvis det vises, kan du fortsætte sikkert med 1.6.3:
         

1.6.2.1) Højreklik på kolonnen CREATED AT.

1.6.2.2) Klik på ‘Skift type’ i rullemenuen, der vises.

1.6.2.3) Vælg ‘Dato/klokkeslæt’ i rullemenuen ved siden af

1.6.2.4) Klik nu på filterikonet i kolonnen CREATED AT igen. Hvis alt er korrekt, bør du se valgmuligheden ‘Datofiltre/tidsfiltre’ i rullemenuen.
1.6.2.5) Klik på ‘Datofiltre/tidsfiltre’ i rullemenuen, der vises

1.6.2.6) Klik på ‘Brugerdefineret filter…’ i rullemenuen, der vises ved siden af.

1.7) Konfigurer filteret for intervallets start:
       

1.7.1) Skift fra ‘Er lig med’ til ‘Er efter’ i den første rullemenu

1.7.3) Klik på det lille ikon i midten, lige ved siden af feltet, hvor du valgte ‘Er efter’ (se (2) på billedet ovenfor).

1.7.4) Vælg ‘Parameter’ i rullemenuen, der vises.

1.7.5) Vælg ‘RangeStart’ (eller det navn, du har givet parameteren) i rullemenuen ved siden af (se (4) på billedet ovenfor).

1.8) Gentag nedenfor de samme trin for at angive datointervallets slutning:
         

1.8.1) Vælg ‘Er før’ i den første rullemenu

1.8.2) Vælg ‘Parameter’ i den anden rullemenu

1.8.3) Vælg ‘RangeEnd’ (eller det navn, du har givet parameteren) i den tredje rullemenu.

1.8.4) Klik til sidst på ‘OK’ for at fortsætte.

1.9) Klik nu på ‘Luk og anvend’ på værktøjslinjen for at gemme og anvende dine ændringer.

1.10) Power Query Editor lukkes, og du vender tilbage til rapporten. PowerBI opdaterer datakilden én gang, hvorefter du er klar til at fortsætte med trin 2.

‍

2) Find kilden ‘Data’ i sidepanelet i PowerBI, og identificer datakilden ‘ideer’.

2.1) Klik på de tre vandrette prikker ved siden af kilden ‘ideer’.

2.2) Klik på ‘Trinvis opdatering’ i rullemenuen, der vises nedenunder.

3) I dialogboksen, der vises:
       

3.1) Sørg for, at datakilden ‘ideer’ er valgt under ‘Vælg tabel’

3.2) Sørg for, at ‘Opdater denne tabel trinvist’ er slået til.

3.2.1) Bemærk: Hvis knappen ‘Opdater denne tabel trinvist’ er deaktiveret (”gråtonet”), og/eller der vises en advarselsboks øverst på skærmen om, at parametre skal konfigureres, skal du gå tilbage og gentage trin (1). Sørg for, at start- og slutparameteren er knyttet korrekt til kolonnen CREATED AT i Power Query Editor. Sådan kan det se ud:

3.3) Angiv den historiske periode, du vil inkludere i modellen, under ‘Arkivér data fra’. Alle ideer med CREATED AT-datoer i denne periode indlæses i modellen, medmindre andre filtre anvendes. Se dette link for at få flere oplysninger.

3.4) Angiv opdateringsperioden under ‘Opdater data trinvist fra’. Alle ideer med CREATED AT-datoer i denne periode opdateres i modellen, hver gang Power BI-tjenesten udfører en manuel eller planlagt opdatering. Se dette link for at få flere oplysninger.

3.5) Klik til sidst på ‘Anvend’.

4) Vi anbefaler, at du udfører en sidste manuel opdatering efter trin 10 i vejledningen ‘Konfigurer Ideanote som datakilde i PowerBI’ ovenfor for at sikre, at alt ser korrekt ud.

5) Du har nu konfigureret trinvis opdatering!