Sicherheit und Compliance

Bei Ideanote haben wir dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten höchste Priorität eingeräumt und stellen die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicher. Unser Engagement für Sicherheit und Compliance spiegelt sich in unseren strengen Richtlinien und den Maßnahmen wider, die wir zum Schutz Ihrer Informationen ergreifen.

Übersicht der Unterauftragsverarbeiter

Ideanote beauftragt bestimmte Unterauftragsverarbeiter, um die Bereitstellung unserer Dienste zu unterstützen. Unterauftragsverarbeiter sind externe Datenverarbeiter, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Sie verarbeiten Daten gemäß den Anweisungen unserer Kunden, den vertraglichen Verpflichtungen und den Datenschutzgesetzen.

Auftragsverarbeitungsverträge

Wir haben mit all unseren Unterauftragsverarbeitern umfassende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen. Diese Verträge enthalten Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß den Anforderungen der GDPR und gewährleisten angemessene Datenschutzgarantien für Datenübermittlungen außerhalb der EU.

Liste der Unterauftragsverarbeiter

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über wichtige Unterauftragsverarbeiter, die Ideanote einsetzt, ihre Funktionen und die von ihnen verarbeiteten Datenarten:

• Google Cloud: Serverinfrastruktur (mit Sitz in der EU); verarbeitet Daten von Endnutzern wie IP, URL, Browserdetails und Ereignisse.
• SendGrid: E-Mail-Infrastruktur (mit Sitz in den USA); verarbeitet E-Mail-Adressen und Namen von Endnutzern.
• Stripe: Zahlungsabwicklung (mit Sitz in den USA); verarbeitet Zahlungsdetails und Kontaktinformationen von Kunden.
• G-Suite: Geschäftsanwendungen (mit Sitz in den USA), die zur Kommunikation und Unterstützung verwendet werden und dabei nur minimale personenbezogene Daten verarbeiten.
• Slack: Interne Kommunikation (mit Sitz in den USA); wird für Support und Kommunikation verwendet, ohne Kundendaten langfristig zu speichern.
• Intercom, Zapier, Pipedrive, Dock: Kunden-Onboarding, Support und Kontaktaufnahme (mit Sitz in den USA bzw. der EU); verarbeiten Kontakt- und Unternehmensinformationen.

Sicherheitsmaßnahmen

Ideanote setzt robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten um:

• Verschlüsselung: Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand mit branchenüblichen Methoden (AES-256) verschlüsselt.
• DDoS-Schutz: Google Cloud Armor WAF wird zum Schutz vor DDoS-Angriffen eingesetzt.
• Sichere Entwicklung: Es werden sichere Entwicklungspraktiken angewendet und jährliche Schwachstellenbewertungen durchgeführt.
• Compliance-Zertifizierungen: Unsere Rechenzentren und Unterauftragsverarbeiter verfügen über Zertifizierungen wie ISO27001, SOC2 und PCI DSS.

Datenaufbewahrung und -löschung

• Aufbewahrungsrichtlinien: Daten werden für die Dauer der Nutzung durch den Kunden sowie für festgelegte Aufbewahrungsfristen gespeichert. Kunden können ihre Daten löschen, soweit dies zur Einhaltung der GDPR erforderlich ist.
• Löschverfahren: Sensible Daten aus dem Kundensupport werden innerhalb von 72 Stunden nach Abschluss der Anfrage gelöscht. Für Unterauftragsverarbeiter gelten unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien. Inaktive Daten werden oft nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht (z. B. nach 3 Jahren bei Intercom).

Compliance und Zertifizierungen

Ideanote ist nach SOC2 Type II zertifiziert. Damit wird sichergestellt, dass unser Informationssicherheitsmanagement globalen Standards entspricht. Wir hosten unsere Dienste auf Google Cloud, das ebenfalls über mehrere Compliance-Zertifizierungen wie ISO27001 und SOC2 verfügt.

Verantwortlichkeiten der Kunden

Wir betonen, dass Sicherheit eine gemeinsame Verantwortung ist. Kunden sollten Nutzerkonten verwalten, sichere Passwörter verwenden, Ansprechpartner für sensible Anfragen benennen und die Qualität ihrer Datenpipelines sicherstellen.