Kommunal innovation anno 2018

Der kan ikke længere herske tvivl om at kommunal innovation er et vigtigt punkt på dagsordenen. Men hvordan når man ud til alle samtidigt med at man beholder overblikket og hvad vil det overhovedet sige at være en innovativ kommune?

80% af offentlige arbejdspladser betegnes som innovative. Vi kan nok alle blive enige om, at innovation er vigtigt, men det er ikke altid lige let at få oversat de store tanker til handling. Og mange spørgsmål melder sig, når man begynder at tænke kommunal innovation:

Hvordan får man draget innovation ind i en kommunal hverdag? Hvordan får man opbygget et fællesskab, hvor både pensionister, børnefamilier, unge, gamle, kvinder, mænd og alle de andre, føler sig hjemme og kan deltage på egne præmisser?

I ideanote, har vi efterhånden hjulpet et par kommuner med at få det puslespil til at gå op, så hvorfor ikke dele ud af de guldkorn vi har samlet i vores arbejde med at introducere et digitalt innovationsværktøj i en kommunal kontekst?

Måske kan du selv hente lidt inspiration?

Digital kommunal innovation?

Hvad vil det overhovedet sige at have en innovationsplatform og hvad kan den bruges til?

En innovationsplatform, handler i al sin enkelthed om at få en god process for ideer, hvor der ikke pålægges de ansatte en kæmpe arbejdsbyrde, samtidigt med at deltagere, hvad enten det er borgere, ansatte eller samarbejdspartnere, kan komme med egne ideer, og se at de bliver behandlet.

Der er utrolig mange områder, hvor en innovationsplatform kan komme til nytte: procesoptimeringer, intern innovation for en bedre service, nedbrydelse af siloer og samarbejde om projekter.

Et af de helt store områder i kommunal innovation forbliver dog borgerinddragelse.

Hvordan i hele hulen får man repræsenteret og hørt alle de forskellige befolkningsgrupper man møder i kommunen? Hvordan sørger man for, at det ikke er de samme 20 ildsjæle, der dukker op og præsenterer deres synspunkter? Hvordan kan vi bedst skabe et kommunalt fællesskab?

Det Kommunale Fællesskab

At samle ideer fra flere befolkningsgrupper, betyder løsninger som flere bliver glade for. Løsninger, som kan tilgodese flere behov samt belyse problemstillinger som ellers ikke har været på dagsordenen.

I mange kommuner ser vi allerede, hvordan desociale medier er blevet et digitalt rum for borgere, og skaber netværk og fællesskaber på tværs. Det er jo fantastisk, og entusiasmen fra borgernes side, er ikke til at tage fejl af. Digital kommunal innovation er kommet for at blive.\n\nMen hvad søren gør man med de 400 kommentarer på Facebook-opslaget, der efterspørger ideer til indretningen af den nye torveplads?

Hvordan grupperer man dem? Hvordan sorterer man i dem? Er ideerne med flest likes, også de bedste? Hvordan får man vendt tilbage til alle dem, der er kommet med ideer, så de ved at de er blevet hørt?

En innovationsplatform, kan blive et digitalt rum, hvor borgere og medarbejdere fra alle kommunens afkroge mødes og udveksler ideer. Det er ikke bare et stort arbejde for medarbejderne, men også en frustrerende proces for borgerne, for “hvor ender min idé og nytter det overhovedet?”.

En innovationsplatform til ideer, kan med andre ord blive et digitalt rum, hvor borgere og medarbejdere fra alle kommunens afkroge mødes og udveksler ideer. Uden at der følger et kæmpe oprydningsarbejde med i den anden ende. Automatisering, sortering, gruppering og evaluering tager platformen sig af.

Modsætninger Mødes

Når vi præsenterer Ideanote, hører vi ofte bekymringen for, at værktøjet skal erstatte borgermøder, brainstorming sessions, forsamlinger og andre gode og interessante tiltag, der allerede eksisterer i mange af landets kommuner.

Men tværtimod, det digitale og det analoge er ikke modsætninger og man kan ikke bare erstatte den ene med den anden. Det handler om at få de to kanaler til at støtte op om hinanden og derved opnå bedre resultater.

For eksempel, hvorfor ikke starte snakken på borgermødet med udgangspunkt i de ideer, der op til mødet er blevet indsamlet digitalt?

Den digitale platform kan altså danne baggrunden for snakken, der kommer til at foregå på borgermødet. Det giver en bedre kontekst, en større bredde på diskussionen, flere initiativer at tage udgangspunkt i og flere perspektiver på hvad en god løsning kan være. Altså bliver den digitale platform en ny måde at tænke kommunal innovation på.

Nå Bredere Ud

Som kommune er der et utal af livsstile og rytmer, der skal tages højde for, hvis man ønsker et bredt udsnit af borgere repræsenteret til diverse møder og events. Desværre sker det ofte, at prøver man at fange de arbejdende folk ved at lægge møderne om aftenen, bliver det for sent for pensionisterne mens de unge er svære overhovedet at få ud ad døren.

Her kan den digitale platform kan hjælpe med at nå bredere ud, fx. kan forældre komme med ideer efter børnene er lagt i seng og de unge kan bruge deres smartphones, til hurtigt at plotte en idé ned og sende den ind.

Man kan altså samle ideer ind fra flere befolkningsgrupper og samle dem alle et sted, hvor man har overblikket. Det giver flere vinkler og synspunkter at betragte en problemstilling eller mulighed fra, så det ikke kun er Tordenskjolds soldater, der gang på gang får deres ideer hørt.

Ejerskab og Entusiasme

Vi kender alle følelsen af at have arbejdet hårdt på at komme op med en løsning, der, i al beskedenhed, er fremragende! Den vil gøre processer hurtigere, forbedre servicen og i det hele taget lette arbejdsbyrden. Det kan kun blive godt!

Desværre er reaktionen fra vores kollegaer og borgere, langt fra den glødende modtagelse vi havde håbet på. Vi bliver i stedet mødt af en mur af kritiske spørgsmål og hævede øjenbryn.

Situationer som denne er godt og grundigt træls, for vi har virkelig lagt os i selen for at finde en fed løsning, der vil gøre godt på flere niveauer.

En måde at undgå dette scenarie på, er at invitere folk til at komme med ideer i den indledende fase. Følelsen af ejerskab og det at blive spurgt giver større accept, når det færdige projekt præsenteres. Hvis vi skæver til det private, ser vi hvordan at 90% af de vellykkede projekter, har medarbejdere været inkluderet i idé-og-implementeringsfasen.

Nye tiltag går altså fra at være en ordre fra “de højere lag” til at være et fælles initiativ, hvor man arbejder sammen om at forbedre kommunen.

De Største Udfordringer

Det at starte et sådant projekt, hvor man på sigt inddrager alle borgere og medarbejdere, kan være utroligt nervepirrende.

“Hvordan vil modtagelsen være? Virker systemet? Er ideerne gode? Får vi det ud af det, vi havde håbet på?”

Det er bare nogle af de spørgsmål, der melder sig på banen, og der er et par overvejelser man skal gøre sig, for at et digitalt idéværktøj bliver drivkraften bag opfyldelsen af dine hedeste innovations-drømme.

Hvor skal man starte? Vi anbefaler altid vores kunder, at starte med et projekt i en del af organisationen og lade projektet gro og forgrene sig organisk derfra. Det giver mulighed for at værktøjet langsomt, men sikkert, indlejrer sig i de eksisterende strukturer og overgangen bliver ikke forhastet og hu-hej-vilde-dyr ud over de evige innovations-sletter – husk, det gælder jo om at få alle med.

En organisk indføring af projektet sikrer at projektledere og nøglepersoner, kan vænne sig til værktøjet og svare på de spørgsmål som deltagere måtte have. Man vænner sig til, hvad der fungerer godt og hvad der fungerer mindre godt og løbende evaluering sikrer at man lærer af sine fejl.

Nu vi taler om fejl, en af de største blokkere for innovation, og det gælder ikke kun i offentligt-regi, er frygten for fejl og en herskende nul-fejlskultur. For succesfuld innovation, bliver man nødt til at træde i spinaten et par gange, før man finder ud af, hvad der virker.

Med innovation er der er ingen garantier og man risikerer at lave en kæmpe brøler i ny og næ – også når vi taler kommunal innovation. Det er realiteten, når man begiver sig ud i nye ukendte projekter. Det er da nervepirrende, men det vigtige er at få tryktestet sine løsninger helt i starten, så man ikke er to år inde i projektet før man finder ud af, at man har overset en lille, men vigtig, detalje, der i sidste ende gør løsningen uholdbar.

Med andre ord, for at få succes med sådanne projekter, må man vove skindet, opgive kontrollen lidt og erkende, at der kommer til at være fejltrin undervejs.

Afsluttende tanker

Så hvad tænker du? Er I klar til at tage et digitalt værktøj til jer i jeres kommune? Tør du give lidt slip og lade borgerne møde jer og hinanden på nye måder? Tør du gentænke kommunal innovation?

Hvis du kan svare ja, til de tre ovenstående spørgsmål og er blevet nysgerrig på Ideanote, så tjek selv vores værktøj ud her, eller book en demo for en snak om jeres ambitioner og vores løsning.