امنح نفسك ميزة: خطط الاستراتيجية قبل جلسة العصف الذهني

تخيل الوقوف أمام غرفة مليئة بالزملاء، مسلحًا بأجندة غامضة فقط وأمل في أن تظهر فكرة عبقرية ما من الفوضى. العصف الذهني: يبدو عفويًا، شبه سحري. ولكن ماذا لو لم تكن السحر في العفوية، بل في التحضير؟ ماذا لو كان سر الابتكار الثوري لا يكمن في تجميع الأفكار معًا عشوائيًا، بل في الأساس الذي تضعه قبل نطق الكلمة الأولى؟ دعنا نكسر الأسطورة - ونعيد البناء، خطوة بخطوة استراتيجية.

مصطلح "العصف الذهني" يجعلك على الأرجح تتخيل مجموعة تجلس حول طاولة تطلق أفكاراً عشوائية.

وإذا تم اختيارك لقيادة جلسة عصف ذهني في شركتك، فقد تجد المهمة تحديًا كبيرًا - فكيف تقود جلسة تبدو فوضوية؟

في البداية، تم صياغة مصطلح العصف الذهني لأول مرة على يد أليكس أوزبورن عام 1953 لتحسين عملية التفكير الإبداعي في شركته BBDO. على مر السنين، ظهرت تقنيات عصف ذهني جديدة ومحسنة، وتطورت لتصبح ما هي عليه الآن: طريقة منظمة لتوليد الأفكار وحل المشكلات.

الكلمة الأساسية هنا هي "منظمة". في الواقع، كلما كنت أكثر استعدادًا وتنظيمًا، زادت فرصك في إدارة جلسة عصف ذهني تنتج أفكارًا رائعة. إذا أردت أن تكون جلسات العصف الذهني فعالة، عليك أن تأتِ مستعدًا.

لكن كيف تستعد لجلسة عصف ذهني؟ سنأخذك خطوة بخطوة في عملية الاستعداد لجلسة العصف الذهني في هذا المقال.

‍

حدد أهدافك

حقيقة أن جلسة العصف الذهني تهدف إلى توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار لا تعني أنها يجب أن تفتقر إلى الهيكلية.

الخطوة الأولى في الاستعداد لجلسة عصف ذهني هي تحديد هدفها. ماذا تريد أن تحقق خلال جلستك؟ هل تبحث عن حل لمشكلة قائمة أم أفكار لتحسين شيء ما في شركتك؟

تحديد أهدافك وتوقعاتك مسبقًا سيمنح فريقك إحساسًا بالاتجاه لكي يبقى مركزًا.

ولكن، لا تنسى أن التفكير الحر من طبيعة جلسات العصف الذهني. أهدافك وحدودك لا يجب أن تكون مقيدة جدًا. ينبغي أن تترك بعض المجال للخروج عن المألوف.

أعد بيان المشكلة

ما المشكلة التي ستعالجها خلال الجلسة؟ كتابة بيان مشكلة هي طريقة رائعة لتوضيح ما تحاول حله لفريقك.

بيان المشكلة يعطي فريقك معلومات خلفية مهمة للجلسة. يساعدهم على التفكير في أجزاء وزوايا مختلفة من المشكلة بفعالية أكثر الآن بعد أن فهموا سياقها.

عندما تشرح المشكلة بوضوح في بيان مكتوب، يكون لدى الجميع في الجلسة اتجاه مشترك يتبعونه عند طرح الأفكار.

قم بإعداد عملية إدارة الأفكار

الجلسة المدارة جيدًا ستؤدي إلى الكثير من الأفكار، وترغب في جمع كل هذه الأفكار.

لضمان عدم فقدان أي فكرة، قم بإعداد عملية إدارة الأفكار قبل بدء الجلسة. استخدام برنامج لإدارة الأفكار سيمكنك من إضافة جميع الأفكار إلى النظام فورًا لتقييمها لاحقًا.

على سبيل المثال، يتيح لك Ideanote إدارة الأفكار مباشرة ضمن المنصة، مما يجعل عملية جمع وإدارة الأفكار أكثر كفاءة.

اختر طريقة للعصف الذهني

عندما تتساءل عن كيفية الاستعداد لجلسة عصف ذهني، من المحتمل أنك تفكر في تقنيات العصف الذهني المختلفة للاختيار من بينها.

يمكنك تناول جلسة العصف الذهني بطرق كثيرة. بعض طرق العصف الذهني الرائعة تشمل:

الخبر السار هو أنك لست مضطرًا للانحصار في طريقة واحدة فقط. يمكنك دمج تقنيات مختلفة لتعزيز العملية الإبداعية. هذا يسمح باستكشاف أكثر تنوعًا وشمولية للأفكار.

ضع إرشادات وتواصلها مسبقًا

لجعل جلسات العصف الذهني فعالة، يجب إبلاغ جميع أعضاء الفريق بمجموعة من الإرشادات. وجود إطار واضح أمر أساسي لسببين.

أولاً، يحافظ ذلك على التنظيم ويساعد الجميع على البقاء على المسار الصحيح. وثانيًا، يضمن أن يشعر الجميع بالأمان عند مشاركة أفكارهم.

واحدة من القواعد الأساسية التي يجب وضعها لجلسات العصف الذهني هي أن جميع الأفكار مرحب بها - حتى تلك التي تبدو "سيئة". فعل ذلك يمنحك مجموعة أكبر من الأفكار للاختيار منها (حتى تلك الأفكار السيئة يمكن أن تتحول إلى رائعة!) ويخلق جوًا يشعر فيه الجميع بالراحة للتحدث.

في الواقع، نقص الأمان النفسي هو أحد الأسباب الرئيسية لعدم تحقيق جلسات العصف الذهني لأقصى إمكانياتها.

في دراسة عن فعالية الفرق، وجدت جوجل أن الأمان النفسي هو الفارق الرئيسي بين الفرق الابتكارية وتلك التي ليست كذلك… لأنه عندما يشعر الناس بالأمان داخل المجموعة، يكونون أكثر احتمالًا لمشاركة أفكارهم وآرائهم.

عندما تُرفض الأفكار بتعليقات مثل "هذا لن ينجح!" أو "ليس عمليًا"، فإن ذلك لا يكبت فقط العملية الإبداعية بل يجعل أعضاء الفريق الأكثر انطوائية يرفضون المشاركة بسبب القلق الاجتماعي.

اختر الموقع المناسب

اختيار موقع الجلسة يمكن أن يؤثر بشكل كبير على نتيجتها. تريد أن تعقد جلسة العصف الذهني في مكان يلهم عملية التفكير الإبداعي.

غرفة اجتماعات بطاولة دائرية (لقد ثبت أن الطاولات الدائرية تحفز المحادثة أفضل من المربعة) هي المكان الأكثر شيوعًا لعقد جلسات العصف الذهني في الشركات.

لكن، ليس عليك دائمًا عقد جلساتك داخل غرف الاجتماعات. الخروج من المكتب يمكن أن يكون بديلا رائعًا، لأن تغيير البيئة يمكن أن يحفز التفكير خارج الصندوق.

يمكنك أيضًا إجراء جلسات العصف الذهني عبر الإنترنت بفضل أدوات إدارة الأفكار مثل Ideanote.

ادعُ مجموعة متنوعة من المشاركين

الهدف من جلسات العصف الذهني هو الخروج بأفكار مبتكرة. لكن لا يمكنك الحصول على أفكار خارج الصندوق إذا كان لدى الجميع وجهة نظر متشابهة حول المشكلة التي يحاولون حلها.

للحصول على أفكار أكثر تنوعًا، تحتاج إلى مجموعة متنوعة من المشاركين، فكريًا وثقافيًا. لذا، عند تشكيل فريقك، ادعُ أشخاصًا يملكون وجهات نظر جديدة ومن خلفيات مختلفة.

لكن جلسات العصف الذهني مع مجموعات متعددة الثقافات تكون مثمرة فقط عندما يستمع الجميع ويقرون بأفكار بعضهم البعض.

مع وجود العديد من وجهات النظر المختلفة، يجب على قائد الجلسة خلق جو يكون فيه النقد السلبي مدعومًا دائمًا بحجج منطقية وانفتاح للنقاش.

وأخيرًا، عند قيادة جلسة العصف الذهني، تأكد من مشاركة جدول أعمال الجلسة مع جميع المشاركين مسبقًا - بما في ذلك أهداف الجلسة، التوقعات، بيان المشكلة، والإرشادات الواجب اتباعها. سيضمن ذلك أن يكون الجميع على نفس الصفحة ويعملون جماعيًا نحو نفس الهدف.