16 مارس 20267 دقائق

A group of people standing around a giant piece of paper

امنح نفسك ميزة: ضع استراتيجية قبل العصف الذهني

من المرجح أن يجعلك مصطلح «العصف الذهني» تتخيل مجموعة من الأشخاص يجلسون حول طاولة ويطرحون أفكارًا عشوائية.

وإذا تم اختيارك لإجراء جلسة عصف ذهني في شركتك، فقد تجد المهمة صعبة للغاية - لأنه كيف تقود جلسة تبدو فوضوية للغاية؟

في البداية، صاغ أليكس أوزبورن مصطلح العصف الذهني عام 1953 بهدف تحسين عملية التفكير الإبداعي في شركته BBDO. وعلى مر السنين، بدأت تظهر تقنيات جديدة ومحسّنة للعصف الذهني، وتطوّر هذا النهج ليصبح على صورته الحالية: أسلوبًا منظّمًا لتوليد الأفكار وحل المشكلات.

الكلمة المفتاحية هنا هي «منظّم». في الواقع، كلما زاد استعدادك وتنظيمك، زادت فرصك في إدارة جلسة عصف ذهني تُثمر أفكارًا رائعة. إذا أردت أن تكون جلسات العصف الذهني مثمرة، فعليك أن تأتي مستعدًا.

ولكن كيف تستعد لجلسة عصف ذهني؟ سنرشدك خلال عملية التحضير لجلسة العصف الذهني في هذه المقالة.

‍

حدد أهدافك

إن استهداف جلسة العصف الذهني توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار لا يعني أنها يجب أن تخلو من التنظيم.

تتمثل الخطوة الأولى للتحضير لجلسة عصف ذهني في تحديد هدفها. ما الذي تسعى إلى تحقيقه خلال جلستك؟ هل تبحث عن حل لمشكلة قائمة أم عن أفكار لتحسين شيء ما في شركتك؟

إن تحديد أهدافك وتوقعاتك مسبقًا سيمنح فريقك إحساسًا بالاتجاه، حتى يتمكنوا من الحفاظ على تركيزهم.

مع ذلك، لا تنس أن التفكير الحر هو جزء أساسي من جلسات العصف الذهني. يجب ألا تكون أهدافك وحدودك مقيدة للغاية. لا يزال يتعين عليك ترك مساحة للخروج عن المألوف.

أعد بيان المشكلة

ما المشكلة التي ستتناولها خلال الجلسة؟ تُعد كتابة بيان للمشكلة طريقة رائعة لتوضيح المشكلة التي تسعى إلى حلها لفريقك.

يقدم بيان المشكلة لفريقك معلومات أساسية مهمة عن الجلسة. ويساعدهم على التفكير في الجوانب المختلفة للمشكلة بفاعلية أكبر، إذ أصبحوا على دراية بسياقها.

عندما تشرح المشكلة بوضوح في بيان مكتوب، يكون لدى جميع المشاركين في الجلسة اتجاه مشترك يسترشدون به عند طرح الأفكار.

أعدّ عملية لإدارة الأفكار

ستؤدي جلسة العصف الذهني التي تُدار جيدًا إلى توليد عدد كبير من الأفكار، ومن المهم جمعها كلها.

لضمان عدم ضياع أي فكرة، أعدّ عملية لإدارة الأفكار قبل بدء الجلسة. وسيمكّنك استخدام برنامج لإدارة الأفكار من إضافة جميع الأفكار إلى النظام فورًا، لتتمكن من تقييمها لاحقًا.

على سبيل المثال، تتيح لك Ideanote إدارة الأفكار مباشرةً من داخل المنصة، ما يجعل عملية جمع الأفكار وإدارتها بأكملها أكثر كفاءة بكثير.

اختر طريقة للعصف الذهني

عندما تتساءل عن كيفية التحضير لجلسة عصف ذهني، فمن المرجح أنك تفكر في تقنيات العصف الذهني المختلفة التي يمكنك الاختيار من بينها.

يمكنك التعامل مع جلسة العصف الذهني الخاصة بك بعدة طرق. تتضمن بعض طرق العصف الذهني الرائعة ما يلي:

والخبر السار هو أنك لست مضطرًا إلى الاقتصار على أسلوب واحد. يمكنك الجمع بين تقنيات مختلفة لتعزيز العملية الإبداعية، ما يتيح استكشاف الأفكار على نحو أكثر تنوعًا وشمولًا.

ضع إرشادات وقم بتوصيلها مسبقًا

لجعل جلسات العصف الذهني مثمرة، ينبغي إبلاغ جميع أعضاء الفريق بمجموعة من الإرشادات. ويُعد وجود إطار واضح أمرًا أساسيًا لسببين.

أولًا، يحافظ ذلك على التنظيم ويساعد الجميع على الالتزام بالمسار. وثانيًا، يضمن أن يشعر الجميع بالأمان عند مشاركة أفكارهم.

من القواعد الأساسية التي ينبغي وضعها لجلسات العصف الذهني الترحيب بجميع الأفكار، حتى تلك التي تبدو «سيئة». فذلك يمنحك مجموعة أكبر من الأفكار للاختيار منها (إذ يمكن حتى «للأفكار السيئة» أن تتحول إلى أفكار رائعة!) ويهيئ أجواء يشعر فيها الجميع بالارتياح للتعبير عن آرائهم.

في الواقع، يعتبر نقص الأمان النفسي أحد الأسباب الرئيسية لعدم وصول جلسات العصف الذهني إلى إمكاناتها الكاملة.

في دراسة عن فعالية الفرق، Google وجد أن الأمان النفسي كان العامل الرئيسي الذي يميز بين الفرق المبتكرة حقًا وتلك التي ليست كذلك… لأن الناس عندما يشعرون بالأمان ضمن مجموعة، تزداد احتمالية مشاركة أفكارهم وآرائهم.

عندما تُرفض الأفكار بتعليقات مثل «لن ينجح ذلك!» أو «هذا غير عملي»، لا يؤدي ذلك إلى خنق عملية التفكير الإبداعي فحسب، بل يتسبب أيضًا في إحجام أعضاء الفريق الأكثر انطواءً عن التعبير عن آرائهم بسبب القلق الاجتماعي.

اختر الموقع الصحيح

يمكن أن يؤثر اختيار موقع جلستك بشكل كبير على نتائجها. أنت تريد عقد جلسة العصف الذهني الخاصة بك في مكان يلهم عملية التفكير الإبداعي.

تعتبر غرفة الاجتماعات ذات الطاولة المستديرة (ثبت أن الطاولات المستديرة تحفز المحادثة بشكل أفضل من الطاولات المربعة) المكان الأكثر شيوعًا لعقد جلسات العصف الذهني للشركة.

ومع ذلك، لا يتعين عليك دائمًا عقد جلساتك داخل غرف الاجتماعات. يمكن أن يكون الخروج من المكتب بديلاً رائعًا، حيث يمكن أن يحفز تغيير البيئة التفكير خارج الصندوق.

يمكنك أيضًا عقد جلسات العصف الذهني عبر الإنترنت بفضل أدوات إدارة الأفكار مثل Ideanote.

ادعُ مجموعة متنوعة من المشاركين

يتمثل الهدف من جلسات العصف الذهني في ابتكار أفكار مبتكرة. لكن لا يمكنك التوصل إلى أفكار غير تقليدية إذا كان لدى الجميع في الفريق منظور متشابه للمشكلة التي يسعون إلى حلها.

للتوصل إلى أفكار أكثر تنوعًا، تحتاج إلى مجموعة أكثر تنوعًا من المشاركين، فكريًا وثقافيًا. لذا، عند تشكيل فريقك، ادعُ أشخاصًا لديهم أحدث وجهات النظر وينتمون إلى خلفيات مختلفة.

ومع ذلك، لا تكون جلسات العصف الذهني مع المجموعات متعددة الثقافات مثمرة إلا عندما ينصت الجميع إلى أفكار بعضهم بعضًا ويقدّرونها.

مع وجود العديد من وجهات النظر المختلفة، يجب على قائد الجلسة أن يخلق جوًا يكون فيه النقد السلبي مدعومًا دائمًا بحجج معقولة وانفتاح على النقاش.

أخيرًا، عند قيادة جلسة عصف ذهني، تأكد من مشاركة جدول أعمالها مع جميع المشاركين مسبقًا - بما في ذلك أهداف الجلسة وتوقعاتها وبيان المشكلة والإرشادات التي يجب اتباعها. سيضمن ذلك أن الجميع على نفس الصفحة ويعملون بشكل جماعي نحو نفس الهدف.