كيفية تطوير خطة تفاعل الموظفين (+ قالب)

في عصر "الاستقالة الصامتة" ونقص العمالة، بدأت المزيد من المؤسسات تدرك أن الحفاظ على تفاعل موظفيها هو مفتاح النجاح. لذلك، يقومون بإرسال استبيانات للموظفين وجمع البيانات لقياس مستويات التفاعل الحالية. 

لكن بعد ذلك، يتوقفون. بمجرد أن يحددوا تحديات تفاعل الموظفين، يواجهون تحدياً خاصاً بهم: التنفيذ. كيف تنتقل من التعرف على المشاكل إلى تحقيق هدفك الفعلي المتمثل في زيادة تفاعل الموظفين في شركتك؟ 

الإجابة هي أنك بحاجة إلى خطة تفاعل الموظفين. وكما قال أنطوان دي سانت إكزوبيري: "هدف بدون خطة هو مجرد أمنية." 

ما لم يكن لديك خطة لتحويل التعليقات التي جمعتها إلى خطوات قابلة للتنفيذ تؤدي إلى تغيير ملموس، فلن تتحرك مستويات تفاعل الموظفين لديك.

في هذا المقال، سنتحدث عن ما هي خطة تفاعل الموظفين وكيفية إنشائها. 

ما هي خطة تفاعل الموظفين ولماذا تحتاج إليها

خطة تفاعل الموظفين هي خريطة طريق استراتيجية تتيح لك تحديد وترتيب الأولويات للإجراءات التي تؤدي إلى تحسين التفاعل في شركتك. 

تصف خطة التفاعل المناسبة تحديات التفاعل والاستراتيجيات لمعالجتها ضمن جدول زمني محدد وميزانية مخصصة. 

نظرًا لأن تفاعل الموظفين يشمل جوانب مختلفة، فأنت بحاجة إلى خطة لمعرفة مقدار الوقت والجهد الذي يجب وضعه في كل مجال، وأي استراتيجيات تفاعل الموظفين يجب اختيارها، وماذا تعطي الأولوية، وهكذا. 

تساعدك هذه الخطة في تحديد أين تركز مواردك وجهودك.

بعيدًا عن ذلك، فإن وجود خطة واضحة يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة ويسهل توزيع المهام بين الفرق والإدارات. بالإضافة إلى ذلك، فهي تعمل كنقطة مرجعية في حال حدوث أي اختناقات. مع وجود خطة واضحة، يمكنك متابعة سير الأمور. 

بكلمات بسيطة، خطة تفاعل الموظفين هي وثيقة توضح لك إلى أين تريد أن تذهب وكيف ستصل إلى هناك.

كيفية كتابة خطة تفاعل الموظفين

وفقًا لـ استطلاع ميداني لـ Gallup، فإن الموظفين المتفاعلين أكثر إنتاجية بنسبة 22٪ في المتوسط. 

علاوة على ذلك، غالبًا ما يبقى الموظفون المتفاعلون والسعداء في العمل مع الشركة لفترة أطول، مما يقلل من معدل دوران الموظفين ويزيد من الاحتفاظ بهم. 

هذه الأسباب المقنعة كافية لتحفيز أي شركة على الاستثمار بالوقت والجهد في إنشاء خطة تفاعل الموظفين. 

إليك كيفية القيام بذلك في 5 خطوات.   

تحديد مشكلات التفاعل الحالية

وجد استطلاع توجهات رأس المال البشري العالمية من Deloitte أن أكثر من 80٪ من التنفيذيين يعتبرون تفاعل الموظفين مهمًا في مؤسساتهم، لكن 64٪ فقط من الشركات تقيس مستويات التفاعل. 

ما لم تكن قادرًا على تحديد المشكلات التي تجعل موظفيك غير متفاعلين، فلن تتمكن من وضع خطة فعالة لتعزيز التفاعل. سيساعد إجراء استبيانات للموظفين وجدولة اجتماعات فردية على تحديد ما يعمل وما لا يعمل. 

فيما يلي أكثر القضايا شيوعًا التي تسبب عدم تفاعل الموظفين:  

• قيادة ضعيفة وغياب الشفافية، 
• نقص التقدير والشعور بعدم التقدير، 
• اتصال غير كافٍ وإبقاء الموظفين في الظلام، 
• فرص محدودة للنمو المهني داخل أدوارهم أو الشركة، 
• عدم توازن كافٍ أو عدم وجود توازن بين العمل والحياة، 
• نقص العلاقات الهادفة مع الزملاء والمديرين. 

للحصول على تعليقات حقيقية، أنشئ مساحة آمنة يشعر فيها الموظفون بالراحة للتعبير عن آرائهم الصادقة. أنشئ بيئة لا يقلقون فيها من الحكم عليهم أو فقدان وظائفهم بسبب صراحتهم وأمانتهم. 

تحديد أولويات مجالات التحسين 

بعد إجراء عدة استبيانات تفاعل موظفين ومقابلات فردية وجمع بيانات أخرى ذات صلة، ستتمكن من تحديد المشكلات الرئيسية التي تسبب عدم تفاعل موظفيك. 

عادة، يمكن تجميع هذه القضايا في خمسة مجالات رئيسية لتفاعل الموظفين. 

• بيئة العمل: الظروف العامة والجو في مكان العمل، بما في ذلك المساحة المادية، والمرونة، والإدارة، وتوازن الحياة والعمل، وغيرها. 
• العلاقات في العمل: جودة التفاعلات والروابط بين الزملاء والمديرين. 
• ثقافة الشركة: القيم والمعتقدات والسلوكيات المشتركة التي تشكل بيئة العمل وتؤثر على كيفية تفاعل الموظفين مع بعضهم البعض ومع المنظمة ككل.
• مساهمة الموظف في نمو الشركة: المدى الذي يشعر فيه الموظفون أن أفكارهم وآرائهم ومساهماتهم تُقدر ويتم دمجها في عمليات النمو واتخاذ القرارات في الشركة.
• التطوير الشخصي للموظف: الدعم والفرص التي توفرها الشركة للموظفين لتحسين مهاراتهم، وتحقيق الأهداف الشخصية، والنمو شخصيًا ومهنيًا. 

حدد المجالات الأكثر إلحاحًا للتحسين وقم بإعطائها الأولوية في خطة تفاعل الموظفين الخاصة بك. حدد الأهداف قصيرة وطويلة الأجل وخصص الميزانية لكل مجال بحسبها. 

من خلال تحديد الأولويات بوضوح، يمكنك ضمان أن تعالج استراتيجيتك لتفاعل الموظفين التحديات الفورية بسرعة، في حين تضع أسسًا للتحسينات طويلة الأجل. 

تحديد معالم وجدول زمني واقعي

لضمان أنك على المسار الصحيح لزيادة التفاعل في مكان العمل، يجب عليك تحديد معالم ملموسة للعمل نحوها، بالإضافة إلى جداول زمنية واقعية لتحقيقها. 

بينما يمكن أن يكون قياس تفاعل الموظفين صعبًا بسبب طبيعته الغير ملموسة، هناك بعض المقاييس التي يمكنك وضعها في خطتك لقياس النتائج. 

على سبيل المثال، بعض المعالم التي يمكنك تحديدها قد تكون: 

• تحقيق زيادة بنسبة 20% في الأفكار المقدمة من الموظفين خلال 3 أشهر باستخدام برنامج إدارة الأفكار.
• زيادة المشاركة في برامج التطوير المهني بنسبة 25٪ خلال الربع القادم.
• تحقيق تحسن بنسبة 15٪ في درجات رضا الموظفين العامة في الاستبيانات الفصلية القادمة. 
• تحقيق زيادة بنسبة 30% في التقدير الإيجابي خلال ثلاثة أشهر باستخدام أداة تقدير الموظفين.

تعيين مدير تفاعل الموظفين 

أفضل شيء يمكنك القيام به لضمان أن خطة تفاعل الموظفين الخاصة بك ليست محكمة التخطيط فحسب، بل يتم تنفيذها بشكل صحيح هو إسنادها إلى مدير تفاعل الموظفين. 

مدير تفاعل الموظفين هو الشخص المسؤول عن تطوير ومتابعة الاستراتيجيات التي تهدف إلى تحسين تفاعل الموظفين عبر المجالات الخمسة الرئيسية. بدون مدير مخصص، قد يكون من الصعب مراقبة تقدم خطة التفاعل وتتبع كل التفاصيل الحيوية. 

علاوة على ذلك، دور مدير تفاعل الموظفين مهم لسبب آخر: الإدارة الجيدة تؤثر إيجابيًا على التفاعل. وفقًا لـ Gallup، يشكل المديرون 70٪ من الفارق في تفاعل الموظفين. 

تتبع التقدم

تذكر أن تحسين تفاعل الموظفين في شركتك ليس مبادرة لمرة واحدة. إنه عملية مستمرة تمتد إلى ما بعد الإجراءات والاستراتيجيات الموضحة في خطة تفاعل الموظفين الخاصة بك.

خطتك هي الخطوة الأولى نحو تحقيق التحسين في جميع مجالات تفاعل الموظفين الخمسة. ولكن لإحداث تغيير ملموس في شركتك، يجب أن تنشئ عملية منهجية لمتابعة تطور كل مبادرة ومحاسبة الجميع على المهام الموكلة إليهم. 

يمكن القيام بذلك عبر المراجعات الدورية، استبيانات الموظفين المنتظمة، والانفتاح العام على تقديم التغذية الراجعة المستمرة. بفضل هذا المتابعة المستمرة، ستتمكن من تعديل الاستراتيجيات حسب الحاجة وبناء الزخم الذي يؤدي في النهاية إلى قوة عاملة أكثر تفاعلًا ورضًا. 

مثال على خطة عمل لتفاعل الموظفين (قالب)

الآن بعد أن عرفت كيفية إنشاء خطة تفاعل الموظفين نظريًا، قد تتساءل كيف تبدو عمليًا.

يجب أن تغطي الخطة المصممة جيدًا عناصر رئيسية مثل المشكلات المحددة، المبادرات الاستراتيجية، المقاييس القابلة للقياس، أعضاء الفريق المسؤولين عن كل مبادرة، والجدول الزمني المتوقع لتنفيذ كل جزء من الخطة.

إليك مثال على خطة تفاعل الموظفين التي يمكن أن تكون قالبًا مفيدًا لإنشاء خطتك الخاصة.