أهمية الملاحظات

تحب الشركات الأفكار الجديدة. بل إن بعضها يعقد جلسات عصف ذهني أسبوعية أو يضع صندوقًا لتلقي الأفكار الجديدة. لكنها غالبًا ما تنسى جانبًا بالغ الأهمية من عملية توليد الأفكار، وهو الملاحظات.

قد يؤدي ذلك إلى عدم استخدام الأفكار أو نسيانها ببساطة. وفي أسوأ الحالات، يجمعها فرد واحد، ويضطر إلى مراجعتها كلها بمفرده. أما في أفضل الحالات، فتكون هناك مجموعة مغلقة من الأشخاص تقرر ما هو مهم وما ليس كذلك.

تكمن المشكلة هنا في أن الملاحظات في كلتا الحالتين تقتصر على عدد قليل من الأشخاص. وهذا يعني استبعاد العديد من الأطراف المعنية من عملية توليد الأفكار، وبالتالي استبعاد أفكار رائعة أيضًا. ولحسن الحظ، أدركت شركات كثيرة ذلك واعتمدت عمليات أكثر حداثة لإدارة الأفكار. لكن لا يزال هناك من لا يدركون مدى أهمية الملاحظات.

يحتاج الجميع إلى إبداء آرائهم

من النادر جدًا أن يكون لدى موظف واحد أو مجموعة من الموظفين في شركة ما إشراف كامل على كل شيء. قد يظن البعض أن هذا لا يهم، لكنه قد يؤدي إلى مشكلات عندما تسعى الشركة إلى توليد أفكار جديدة واختيار الأفكار التي ستتابع تنفيذها.

قد يمتلك بعض الموظفين خبرة أكبر، بينما يمتلك آخرون معرفة في مجال متخصص، لكنهم يظلون بحاجة بعضهم إلى بعض. فعلى سبيل المثال، قد لا يكون المدير المالي لشركة Ford على اطلاع بأحدث العمليات في مصنعها في شيكاغو. لكنه يعرف مقدار ما ستوفره الشركة إذا وفّر عمال المصنع 30 دقيقة في إنتاج كل وحدة.

هناك تفاصيل دقيقة في العمليات اليومية لا يعرفها إلا بعض الموظفين. ولا يلزم أن تكون هذه التفاصيل معقدة، لكن قد لا تكون الإدارة على علم بها. فالخبرة والتخصص يجلبان معرفة لا غنى عنها.

لا يزال المدير هو المسؤول

إن الحصول على الملاحظات من موظفيك لا يعني التخلي عن السلطة. بل يتعلق الأمر بتوافر جميع المعلومات الضرورية، وهذا أمر بالغ الأهمية. يحتاج المدير إلى جمع كل المعلومات ذات الصلة. عادةً ما تبدأ عملية إدارة الأفكار بتحديد الفرص و/أو التحديات. وتُبتكر الحلول الممكنة لهذه الفرص/التحديات في مرحلة توليد الأفكار. لكنك تحتاج إلى ملاحظات جيدة كي تختار الفكرة التي ينبغي تطويرها على نحو أكبر. فبدون جميع المعلومات ذات الصلة، قد تختار تطوير شيء سبق أن فشل في الماضي، أو تتجاهل حلاً بسيطاً من شأنه أن يؤدي إلى زيادة إنتاجية العاملين. وقد حدث ذلك مئات المرات في الماضي، ويمكن لفكرة سيئة أن تتسبب في انهيار شركة. لذلك، من المهم معرفة ما تعنيه كل فكرة لكل موظف. لكن القرار في نهاية المطاف يظل بيد المدير.

احصل على ملاحظاتك

بعد أن تطرح الشركة عددًا كبيرًا من الأفكار، تحتاج إلى الحصول على هذه الملاحظات. وهناك طرق عديدة لتحقيق ذلك. يمكنكم إجراء المقابلات، أو طباعة الاستبيانات، أو إنشاء نوع من الحلول البرمجية. ومن بين هذه الحلول الثلاثة، يُعدّ الحل الأخير بالتأكيد الأسهل تنفيذًا. فالبرمجيات التي يسهل الوصول إليها تولّد الكثير من الملاحظات، وتتيح الوصول إليها وتخزّنها بكفاءة.

المشكلة الوحيدة هي أن الحصول على ملاحظات جيدة يتطلب قوة عاملة متحمسة. أما كيفية تحفيزها، فهذا متروك للمدير. لكنكم ستحتاجون إلى إشراك الموظفين للحصول على مزيد من الملاحظات. ومن الطرق السهلة لإشراكهم الإصغاء إلى ملاحظاتهم. وهذا يوضح لنا الطبيعة الدورية للملاحظات؛ فهي لا تؤدي إلى موظفين أفضل وأكثر رضا فحسب، بل تسهّل أيضًا تطوير الأفكار وتقلّل من احتمالات وقوع الأخطاء.

كيفية الحصول على مزيد من الملاحظات

بدلًا من إنشاء حل برمجي خاص بها، ينبغي للشركات أن تستكشف ما يقدّمه السوق في مجال إدارة الأفكار. Ideanote أحد أفضل برامج إدارة الأفكار المتاحة. فهي تقدّم منصةً سهلة الوصول عبر الأجهزة المحمولة، يمكنكم استخدامها من أي مكان. ويمكن للمستخدمين إضافة الأفكار فورًا، والأهم من ذلك، يمكنهم إضافة الملاحظات على الفور، سواء أكانوا جالسين أمام التلفاز أم في صالة الألعاب الرياضية.

تتضمن Ideanote ميزة «الإعجاب»، التي تتيح للمستخدمين تحديد الأفكار التي يعتقدون أنها ستنجح بسرعة. لذا، عندما يراجع المدير الأفكار، يمكنه أن يرى بسهولة آراء الآخرين والأفكار الشائعة. كما تتيح Ideanote إضافة التعليقات، بحيث يتمكن المستخدمون من مناقشة الأفكار وتحسينها. ويساعد كلا الخيارين على متابعة تنفيذ الأفكار، ويضمنان استفادة شركتكم إلى أقصى حد من عملية إدارة الأفكار.

الابتكار يحتاج إلى ملاحظات

لا يكفي أن تكون لديك أفكار كثيرة. فعملية إدارة الأفكار الجيدة تحتاج إلى التغذية الراجعة. وللحصول على هذه التغذية الراجعة، تحتاج الشركة إلى حل برمجي يسهل الوصول إليه. وهذا سيحفّز القوى العاملة لديها، ويؤدي بدوره إلى المزيد من التغذية الراجعة. ويُعدّ Ideanote برنامجًا رائعًا لـالابتكار التعاوني الذي سيساعد الشركات على تحقيق أقصى استفادة من أفكارها. فهو متاح ويسهل استخدامه، كما يحسّن عملية إدارة الأفكار في الشركة.

هذا ما يريده الجميع في نهاية المطاف. فالأفكار تقود الابتكار، والملاحظات تقود الأفكار، و Ideanote يقود الملاحظات والأفكار والابتكار. لذا، للاستفادة إلى أقصى حد من موظفيك، جرّب نسختنا التجريبية المجانية اليوم.