قوة الملاحظات الداخلية وكيفية الاستفادة منها
بالطبع، معرفة ما يعتقده عملاؤك عن منتجاتك وخدماتك هو المفتاح لتحسينها. ومع ذلك، فإن جمع الملاحظات من الموظفين يمكن أن يوفر رؤى لا تقدر بثمن حول التحديات الداخلية وفرص الابتكار التي قد لا تكون واضحة عبر ملاحظات العملاء فقط.
في هذا المقال، سنوضح لماذا جمع الملاحظات الداخلية هو أمر حاسم لنجاح شركتك وكيفية جمعها بفعالية.
في هذه المقالة، سنوضح أهمية جمع الملاحظات الداخلية لنجاح شركتك، وكيفية جمعها بفاعلية.
ما الملاحظات الداخلية؟
عند جمع الملاحظات، يمكن للشركات جمع نوعين منها: داخلية وخارجية.
تأتي الملاحظات الخارجية من خارج الشركة، وتحدد كيف ينظر العملاء والزبائن والمورّدون وغيرهم إلى الشركة ومنتجاتها.
يتمثل الهدف من جمع الملاحظات الخارجية في اكتساب رؤى حول رضا العملاء، ومكانة الشركة في السوق، وفعالية منتجاتك وخدماتك. وتساعد هذه الملاحظات على فهم نقاط قوة الشركة وضعفها من منظور خارجي.
أما الملاحظات الداخلية فتأتي من أشخاص داخل شركتك، مثل الموظفين والمديرين وأصحاب المصلحة. وتعدّ بعض الشركات ملاحظات العملاء شكلاً من أشكال الملاحظات الداخلية أيضاً، لكننا سنركز في هذه المقالة على الملاحظات الداخلية الواردة من الموظفين والمديرين فقط.
يمكن للملاحظات الداخلية أن تساعد الشركات على تحسين عملياتها الداخلية، واتخاذ قرارات أفضل، وزيادة مشاركة الموظفين، وتبسيط العمليات.
ومع ذلك، تنشغل شركات كثيرة إلى حد كبير بجمع الملاحظات الخارجية وملاحظات العملاء، حتى إنها نادرًا ما تركز على تشجيع موظفيها على مشاركة ملاحظاتهم.
وبسبب غياب ثقافة تقديم الملاحظات داخل الشركة، يشعر الموظفون بأنهم لا يستطيعون التحدث بحرية، ويحجمون عن التعبير عن آرائهم خوفاً من مواجهة عواقب غير مستحبة.
أهمية الملاحظات الداخلية
لا ينبغي إهمال الملاحظات الداخلية.
من خلال جمع الملاحظات من موظفيك، يمكنك الاطلاع على رؤى قيّمة بشأن كفاءة العمليات، وتحديد المجالات التي تتطلب الابتكار، وتحسين مشاركة الموظفين.
إليك أهمية الملاحظات الداخلية.
توفّر الملاحظات الداخلية رؤى قيّمة
هذا يعني أن موظفيك يمتلكون ثروة من المعلومات التي قد تكون فاتتك. إنهم يعرفون الأجزاء الصغيرة والعملية في عملك التي قد تكون غابت عن بالك لأنك تركز على الصورة الأكبر بكثير.
هذا يعني أن موظفيك يمتلكون ثروة من المعلومات التي ربما فاتتك. فهم يعرفون التفاصيل العملية الصغيرة في عملك التي ربما غابت عن ذهنك لأنك تركز على الصورة الأكبر بكثير.
💡 يمكن أن يساعدك جمع الملاحظات الداخلية من موظفيك على سد الفجوات بين واقع العمل اليومي والرؤية الأشمل، وإتاحة تحسين العمليات الداخلية والمنتجات والعلاقات مع العملاء.
How To Create A Culture Of Feedback In The Workplaceتعزز الملاحظات الداخلية المشاركة
عندما يشعر الموظفون بالتشجيع على مشاركة ملاحظاتهم الصادقة، يشعرون بأنهم جزء من عملية صنع القرار. ويعزز هذا الشعور بالاندماج مشاركة الموظفين، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية والأداء.
وفضلاً عن ذلك، تؤدي ثقافة تقديم الملاحظات إلى تحسين الإدارة أيضاً. إذ يستطيع المديرون المنفتحون على الملاحظات تكييف استراتيجياتهم وسلوكياتهم لتلبية احتياجات فرقهم على نحو أفضل، مما يعزز الإنتاجية والأداء أكثر.
💡 على المدى الطويل، يؤدي جمع الملاحظات الداخلية إلى توفير بيئة عمل أفضل. إذ يشعر الموظفون بالتقدير وبأن أصواتهم مسموعة، مما يترجم إلى رضا وظيفي أكبر، ونتائج أفضل، وزيادة الولاء والحماس.
كيفية جمع الملاحظات الداخلية
ولكن قبل أن تثبت صندوق اقتراحات تقليدي في بهو شركتك، إليك طرقًا أكثر حداثة لجمع ملاحظات الموظفين.
لكن قبل وضع صندوق اقتراحات تقليدي في ردهة شركتك، إليك طرقاً أخرى أكثر حداثة لجمع ملاحظات الموظفين.
استخدم أداة لإدارة الأفكار
إن أكثر الطرق فاعلية لجمع ملاحظات الموظفين هي تطبيق أداة لإدارة الأفكار مثل Ideanote.
أدوات إدارة الأفكار هي صناديق اقتراحات رقمية توفر منصة مركزية يمكن فيها جمع الأفكار وتخزينها ومتابعتها في كل مرحلة من مراحل دورة حياتها، بدءاً من جمعها ووصولاً إلى تقييمها وتطبيقها.
✅ الإيجابيات
بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن أدوات إدارة الأفكار غالبًا ما تكون تفاعلية وتعاونية، يمكن للموظفين رؤية كيفية استقبال أفكارهم من قبل المديرين والزملاء. بهذه الطريقة، يعرف الموظفون أن ملاحظاتهم تؤخذ على محمل الجد.
❌ السلبيات
❌ السلبيات
لضمان استخدام موظفيك أداة إدارة الأفكار بفاعلية، يجب أن توضح لهم أهمية ذلك جيدًا، وأن تشجع الجميع على مشاركة ملاحظاتهم بصراحة وصدق.
استخدم استطلاعات الرأي السريعة
تتألف استطلاعات الرأي السريعة من أسئلة متعددة الخيارات وأسئلة مفتوحة حول الوظيفة ومكان العمل والعمليات الداخلية للشركة.
على الرغم من أن هذه الاستطلاعات مصممة أساسًا لقياس مستوى تفاعل الموظفين ورضاهم، يمكن استخدامها أيضًا لجمع ملاحظاتهم.
✅ الإيجابيات
علاوة على ذلك، توفر استبيانات النبض طريقة للموظفين لمشاركة الملاحظات بشكل مجهول حتى يتمكنوا من أن يكونوا صادقين دون خوف من العواقب.
❌ السلبيات
❌ السلبيات
ذلك لأنها تأتي مع مجموعة محددة مسبقًا من الأسئلة، مما قد يحد من الردود العفوية والمفصلة ويترك مساحة قليلة للموظفين لمشاركة القضايا الدقيقة التي ربما أغفلتها.
وذلك لأنها تتضمن مجموعة أسئلة معدّة مسبقًا، ما قد يحدّ من الإجابات التلقائية والمفصلة، ولا يتيح للموظفين مجالًا كافيًا لمشاركة مسائل دقيقة ربما لم تنتبه إليها.
أمثلة على أدوات استطلاعات الرأي السريعة المجانية والمدفوعة
نظّم اجتماعات فردية
تنظيم اجتماعات 1:1 مع موظفيك يسمح لك بالدخول في محادثات عميقة تكشف عن رؤى صادقة ووجهات نظر شخصية.
يتيح لك تنظيم اجتماعات 1:1 مع موظفيك خوض محادثات معمّقة تكشف عن رؤى صادقة ووجهات نظر شخصية.
إضافةً إلى ذلك، يُظهر هذا الجهد الذي تبذله لموظفيك أنك تهتم حقًا بآرائهم، ما قد يؤدي إلى زيادة تفاعلهم.
✅ الإيجابيات
توفّر اجتماعات 1:1 مع الموظفين مساحة آمنة للحوار المفتوح.
❌ السلبيات
❌ السلبيات
على الرغم من الرؤى القيّمة للغاية التي تتيحها، قد يستغرق تنظيم اجتماع 1:1 مع كل موظف وقتًا طويلًا.
وفوق ذلك، ما لم تكن لديك منصة لحفظ ملاحظاتهم وأفكارهم، فستجد نفسك سريعًا غارقًا في كم هائل من المعلومات.
أمثلة على الأسئلة التي تُطرح أثناء المقابلات الفردية 1:1 مع الموظفين
- ما أكثر ما تحبه في وظيفتك، وما التحديات التي تواجهها؟
- ما رأيك في بيئة العمل هنا، وما الذي يمكن أن يجعلها أفضل؟
- هل تعتقد أن شركتنا تطبق قيمها فعلًا، وكيف يمكننا تحسين التزامنا بها؟
- ما العمليات الداخلية التي تعتقد أنها تحتاج إلى تحسين، وكيف ستساعدك هذه التغييرات؟
- هل تشعر بأن عملك محل تقدير، وما نوع التقدير الذي سيكون ذا معنى بالنسبة إليك؟
كيفية إدارة الملاحظات الداخلية
إليك كيف يمكنك إدارة الملاحظات الداخلية بشكل أكثر فاعلية.
إليك كيف يمكنك إدارة الملاحظات الداخلية بفاعلية أكبر.
وجّه المديرين بشأن كيفية الاستجابة للملاحظات
غالبًا ما يتردد المديرون في تلقي ملاحظات الموظفين، خوفًا من تقويض سلطتهم أو لعدم رغبتهم في تغيير أسلوب العمل.
وفقًا لاستطلاع أجرته Fast Company، قال 67% من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع إن مديريهم يتبعون مبدأ «هكذا اعتدنا دائمًا أن نفعل الأمور». ومن الطبيعي أن تثني مثل هذه الاستجابة السلبية من المديرين الموظفين عن مشاركة ملاحظاتهم.
من ناحية أخرى، غالبًا ما يتردد المديرون في تقديم الملاحظات للموظفين. ووجد استطلاع أجرته Interact أن 37% من المديرين لا يشعرون بالارتياح عند مشاركة الملاحظات، لأنهم يعتقدون أن الموظفين سيستجيبون لها سلبًا.
لترسيخ ثقافة إيجابية لتبادل الملاحظات داخل شركتك، عليك التأكد من أن المديرين يعرفون كيفية تلقي الملاحظات وتقديمها والاستجابة لها بفاعلية.
أنشئ حلقة لتبادل الملاحظات
حلقة تبادل الملاحظات هي دورة مستمرة تؤدي فيها الملاحظات إلى اتخاذ إجراءات، وتنتج عن تلك الإجراءات نتائج تولّد مزيدًا من الملاحظات. لإنشاء هذه الحلقة، ينبغي للموظفين والمديرين اتخاذ إجراءات سريعة بناءً على الملاحظات التي يتلقونها، وإدراج تبادل الملاحظات بانتظام في الاجتماعات، وإجراء تعديلات مستمرة استنادًا إلى الملاحظات الواردة بشأن تلك التغييرات.
اعتمد آلية واضحة لتبادل الملاحظات
الشفافية حول كيفية إدارة ملاحظاتهم ستمنح الموظفين الثقة للمساهمة بالأفكار والآراء بصراحة وصدق.
على الرغم من أن إدارة الملاحظات قد تبدو مرهقة، إلا أنها تصبح أكثر قابلية للإدارة إذا استخدمت منصة إدارة الأفكار مثل إيديانوت.
قد تبدو إدارة الملاحظات أمرًا مربكًا، لكنها تصبح أسهل إذا استخدمت منصة لإدارة الأفكار مثل Ideanote.
إذا كنت تجمع الملاحظات عبر الاستطلاعات والمقابلات، فتأكد من وجود نظام لتقييمها، واختيار أهم الأفكار، وتحديد ما ينبغي اتخاذ إجراء بشأنه.
تواصل بشأن الملاحظات الواردة
إذا أنشأت ثقافة مفتوحة للملاحظات حيث تتدفق الأفكار باستمرار، نظم تقارير أو اجتماعات منتظمة حيث تشارك نتائج التغييرات المنفذة وتكرم من أسهم في تلك الأفكار.
هذا النهج يظهر لموظفيك أنهم لهم كلمة فيما يحدث ويتغير في الشركة وأنهم جزء فعال من مستقبلها.
يوضح هذا النهج لموظفيك أن لهم رأيًا فيما يجري ويتغير في الشركة، وأنهم جزء فاعل من مستقبلها.
