Arbejdserklæring
Nedenstående Statement of Work (”SoW”) supplerer og ændrer Ideanotes servicevilkår (”ToS”). I tilfælde af konflikt mellem denne SoW og servicevilkårene har de relevante vilkår i SoW forrang.
Denne SOW bekræfter forståelsen af produktet, omfanget, leverancerne og tidsplanerne.
1. Formål
Kunden har til hensigt at implementere Ideanote for at lancere idesamlinger om centrale forretningsmæssige udfordringer, engagere medarbejdere eller andre i innovation, strømline idégenerering og fremme effektiv beslutningstagning.
2. Produkt- og serviceoversigt
2.1. Platformens tilgængelighed
Ideanote er en webapp, der er tilgængelig via enhver moderne browser (Firefox, Chrome, Edge, Safari).
Den er også tilgængelig som en app i Microsoft Teams og kan bruges uden installation som en Progressive Web App (PWA) på mobilenheder via browseren.
Et workspace kan tilgås via et specifikt underdomæne, f.eks. mycompany.ideanote.io, mycompany.ideanote.io ( for region, f.eks. eu, us, ca, ae) eller via et brugerdefineret, brandet underdomæne som ideas.mycompany.com.
2.2. Platformoversigt
I Ideanote er hvert workspace et sikkert, dedikeret miljø, der kan fungere som organisationens centrale knudepunkt for alle ideer og innovationsaktiviteter.
I workspacet opretter og administrerer kunder idesamlinger (IC'er), der er udformet til at indsamle ideer om specifikke forretningsmæssige udfordringer eller mål. IC'er kan desuden organiseres i forskellige sektioner, f.eks. én pr. afdeling eller forretningsenhed. Hver IC har et tilpasseligt sæt faser (f.eks. feedback, evaluering, review), som en ide kan bevæge sig igennem.
2.3. Platformens funktioner
Ideanote er en komplet platform til idéhåndtering, der er udviklet til at strømline processen for idéhåndtering og engagere mennesker i innovation. Den indeholder omfattende funktioner til idéhåndtering, særligt inden for følgende områder.
For fuldstændighedens skyld følger nedenfor en liste over funktioner, der indgår i vores højeste abonnement på Standard-implementeringsversionen af Ideanote (se Versioner i vores ToS).
Det kan ikke forventes, at funktioner, der ikke udtrykkeligt er nævnt på denne liste, er inkluderet i platformen, medmindre de udtrykkeligt er angivet i den relevante ordrebekræftelse, det relevante tilbud eller den relevante faktura.
- Indsaml: Centralt workspace, idesamlinger, sektioner, skabeloner, formularer, betingede felter, frister, anonymitet, fælles ejerskab
- Engager: Teams, gæster, rangeringer, kommentarer, omtaler, likes, profiler, notifikationer, ranglister, feed
- Administrer: Træk og slip, statusser, faser, adgang pr. fase, evaluering, opgaver, reviews, udvid, sammenkædning, skjul indhold, lås indhold, visninger, visningslayouts, avanceret sortering og filtrering
- Mål: Mål, engagementsanalyser, trendanalyser, ROI-analyser, verdenskort, XY-plot, tilpassede diagrammer, dataeksport
- AI: AI-generering af udfordringer, automatisk AI-oversættelse, AI-emnekort, AI-idégenerering, AI-billedgenerering
- Automatisér: Automatiseringer, udløsere, handlinger, betingelser, dynamiske variabler, massehandlinger, brugerdefinerede notifikationer
- Integrér: Zapier, Microsoft Teams App, Microsoft Power Automate, Microsoft Power BI, webhooks, tilpasset kode, offentligt API, e-mailindbakke til ideer
- Integrér: widgets på fuld side, launcher-widgets, popover-widgets, inline-widgets, loginmetoder til widgets, brugerdefinerede widgetelementer, skjulte parametre, delbare links
- Branding: Tilpasset domæne, tilpassede skrifttyper, tilpasset tema, tilpasset login-skærm, fjern Ideanote-branding
- Godkendelse: Flere loginmetoder, Google OAuth, Microsoft OAuth, Slack OAuth, e-mail og adgangskode, uden tilmelding, SAML SSO, OpenID Connect, OAuth, Azure AD, ADFS, JWT, SCIM-brugerklargøring, SCIM-teamsynkronisering
- Overholdelse: Kryptering af data i hvile og under overførsel, import af brugere og ideer fra CSV, dataopbevaring i bestemte regioner, SOC2-overholdelse, selvhosting, GDPR-klar, flere sprog, højre-til-venstre (RTL), 99.9 % oppetid i henhold til SLA, revisionslog, adgangskontrol for domæner, adgangskontrol for IP, kontrol af sessionstimeout, kontrol af dataopbevaring, anonymisering af IP-adresser, kontrol af linkdeling, låsning af profiler, håndhævelse af adgangskrav, antivirusscanning
Hvis De mener, at der mangler en funktion eller funktionalitet på nedenstående liste, som De er afhængig af i forbindelse med Deres anvendelse, bedes De kontakte os, så vi kan ændre denne liste eller medtage den i bestillingsformularen.
2. Arbejdsomfang
Denne SoW omfatter de tjenester og aktiviteter, som Ideanote leverer for at understøtte implementeringen og den effektive udnyttelse af platformen.
2.1 Leverancer
Gennem dette samarbejde vil Ideanote tilbyde interaktive sessioner, teknisk support og rådgivning om bedste praksis med henblik på en vellykket lancering af Deres første pilotprojekt samt løbende support.
2.1.1 Indledende onboarding
Hos Ideanote betragter vi onboarding som et afgørende skridt for at sikre, at vores platform effektivt skaber værdi og er i overensstemmelse med Deres mål. Vores hensigt er ikke at tilbyde generel innovationsrådgivning, men at forberede Deres team på at få mest muligt ud af Ideanote.
Vi anbefaler, at man starter med et fokuseret og overskueligt projekt. Ved at holde tingene enkle kan De skabe et stærkt engagement og tidligt påvise en målbar effekt. Når De har dokumenteret succes med et mindre pilotprojekt, bliver skalering mere intuitiv og effektiv, samtidig med at risikoen for kompleksitet eller ineffektivitet minimeres.
Vores primære mål under den indledende onboarding er at hjælpe dig med at lancere dit første pilotprojekt, som typisk omfatter 1-3 idesamlinger. Denne strukturerede proces fokuserer på at engagere din målgruppe, indsamle virkningsfulde ideer og skabe et fundament for langsigtet succes. Tilgangen er samarbejdsorienteret med tydelige milepæle og fælles ansvar mellem dit team og Ideanotes eksperter.
Alle indledende onboardingtrin er valgfrie leverancer, som Kunden kan anmode om under det indledende pilotprojekts fase. Deres relevans og anvendelse afhænger af Kundens behov og projekttypen.
Denne faseopdelte tilgang sikrer, at Deres team får mulighed for at overtage ansvaret for platformen, samtidig med at det får fuld støtte fra vores ekspertise. Ved at starte i det små opbygger De et solidt fundament for innovation, som baner vejen for skalerbar succes i fremtiden.
2.1.2 Løbende support
Efter pilotprojektet overgår Ideanote til regelmæssige opfølgningsmøder for at sikre fortsat succes.
Vores engagement i Deres succes fortsætter gennem omfattende, løbende support. Det sikrer, at De har de nødvendige ressourcer, den nødvendige vejledning og tekniske assistance til at udnytte Ideanote fuldt ud og fastholde fremdriften i Deres innovationsrejse.
Alle trin i den løbende support er valgfrie leverancer, som Kunden kan anmode om. Deres relevans og anvendelse afhænger af Kundens behov og projekttypen.
Flere oplysninger om tilgængelig support findes i vores supportpolitik.
2.2 Tidsplaner
Tidsplanen for lanceringen af pilotprojektet kan variere afhængigt af dine interne deadlines og beslutningsprocesser samt de tekniske krav og kompleksiteten. Nedenfor finder du et typisk eksempel på en tidsplan, der strækker sig over 12 uger fra det første opstartsmøde til lanceringen af en pilotidesamling med eksempelaktiviteter.
2.3 Roller og ansvar
Gennem dette samarbejde er både Kunden og Ideanote ansvarlige for hver deres del af en vellykket anvendelse af Produktet.
2.3.1 Kundens ansvar
- Udpeg en projektleder: Kunden er eneansvarlig for at udpege en dedikeret projektleder, der skal stå i spidsen for den interne koordinering, planlægning og den daglige styring af pilotprojektet samt fungere som kontaktperson for planlægning og kommunikation med CSM'en.
- Identificer en interessent: Kunden er eneansvarlig for at identificere og kontakte en vigtig interessent eller en ledelsessponsor i Deres organisation for at fastlægge forretningskrav, afstemme strategien og godkende vigtige beslutninger vedrørende piloten.
- Udpegning af teknisk ansvarlig: Kunden er eneansvarlig for at udpege en teknisk ansvarlig til at håndtere konfiguration af godkendelse (f.eks. SSO), implementere tekniske integrationer og fejlfinde interne systemafhængigheder.
- Udpeg en kommunikationsansvarlig: Kunden er eneansvarlig for at udpege en kommunikationsansvarlig, der skal forberede, informere og engagere pilotens målgruppe, herunder håndtere invitationer, meddelelser og opfølgning.
- Afstem strategien: Kunden er eneansvarlig for at fastsætte sine egne innovationsmål og en klar strategi, der sikrer, at piloten stemmer overens med de bredere forretningsmål og en plan for at skalere innovationen over tid.
- Fastlæg emnet: Kunden er eneansvarlig for sammen med en vigtig interessent, der er engageret i at implementere de resulterende ideer, at identificere og beslutte temaet for den første idesamling.
- Indhent godkendelse: Kunden er eneansvarlig for at sikre ledelsens og juraafdelingens godkendelse af lanceringen.
- Kortlæg processen: Kunden er eneansvarlig for at kortlægge en proces for ideer med højst syv faser og højst syv automatiseringer, så piloten forbliver enkel og resultatorienteret.
- Definér ideformularen: Kunden er eneansvarlig for at definere en standardformular til ideer med op til syv felter for at fremme engagement og reducere kompleksiteten.
- Definér KPI'er: Kunden er eneansvarlig for at definere KPI'er for både den indledende pilot og det første år med henblik på at måle fremskridt, vejlede forbedringer og påvise værdi.
- Udarbejd en kommunikationsplan: Kunden er eneansvarlig for at udarbejde en plan for opsøgende kommunikation og øvrig kommunikation – herunder eventuelle nødvendige brandmaterialer – for at informere og motivere målgruppen under lanceringen.
- Tilslut SSO: Kunden er eneansvarlig for at forbinde Ideanote med Deres virksomheds SSO. Sørg for at tilknytte metadataattributter for sprog (lokalitet) og teams (afdeling).
- Tilføj et brugerdefineret domæne: Kunden er eneansvarlig for at tilknytte (hvis relevant) et brugerdefineret domæne som ideas.yourcompany.com
- Opsætning og konfiguration af pilotprojekt: Kunden er eneansvarlig for at konfigurere workspace og opsætte pilot-idessamlingen ved hjælp af ressourcerne i Ideanotes Hjælpecenter og support fra Customer Success-teamet via interaktive sessioner eller spørgsmål og svar-sessioner.
- Gennemfør en brugertest: Kunden er eneansvarlig for at gennemføre en brugertest før lanceringen, hvor de vigtigste brugerforløb gennemgås for at sikre korrekt adgang.
- Lancér piloten: Kunden er eneansvarlig for at lancere Deres pilotidesamling for den udpegede målgruppe i overensstemmelse med kommunikationsplanen og den forberedte strategi for engagement.
- Afslut feedbacksløjfen: Kunden er eneansvarlig for at afslutte feedbacksløjfen for at sikre langsigtet engagement ved at interagere med Deres målgruppe i Ideanote, f.eks. ved at synes godt om deres ideer, give feedback og dele opdateringer om pilotprojektets samlede fremdrift og resultater.
- Revidér processen: Kunden er eneansvarlig for at gennemgå og forfine innovationsprocessen på grundlag af den indsigt, der er opnået under piloten, og justere faser, automatiseringer eller formularer efter behov med henblik på at udarbejde en standardiseret skabelon, der kan genbruges.
- Planlæg skalering: Kunden er eneansvarlig for at udarbejde en køreplan for udvidelse af innovationsprogrammet – skalering til flere idesamlinger, bredere målgrupper og flere interessenter – og sikre en bæredygtig vækst i innovationskulturen over tid.
- Administration af workspace: Kunden er eneansvarlig for den løbende administration af workspace, såsom at revidere adgange, lancere yderligere idesamlinger og administrere ideer i pipeline.
- Planlæg møder: Kunden er eneansvarlig for at kontakte Ideanotes CSM for at aftale møder.
2.3.2 Ideanotes ansvar
- Tildeling af Customer Success Manager: Stille en dedikeret CSM til rådighed for at vejlede i onboarding, facilitere planlægning af pilotprojekter og review-sessioner samt fungere som primær kontaktperson under hele samarbejdet.
- Afsæt teknisk support: Tilbyd om nødvendigt Ideanotes tekniske medarbejdere begrænset adgang til at besvare relevante tekniske spørgsmål, såsom opsætning af autentificering eller konfiguration af workspace.
- Deling af dokumentation: Levere dokumentation, der understøtter selvbetjent opsætning.
- Fremsættelse af anbefalinger: Fremsætte anbefalinger om bedste praksis og tilbyde platformstræning for at understøtte det indledende pilotprojekt og efterfølgende innovationsinitiativer med det formål yderligere at strømline arbejdsgange for idestyring og øge det samlede engagement.
- Ydelse af support: Yde løbende support via e-mail med hjælp til produktrelaterede spørgsmål i henhold til vores supportpolitik.
- Afholdelse af Q&A-sessioner: Afholde interaktive Q&A-sessioner for at besvare produktrelaterede spørgsmål, præcisere funktionalitet og understøtte aktiviteter i forbindelse med opsætning og lancering.
- Afholdelse af regelmæssige opfølgningsmøder: Afholde månedlige eller kvartalsvise opfølgningsmøder for at gennemgå fremskridt, håndtere udfordringer og planlægge de næste skridt.
- Hjælp med KPI-rapportering: Hjælp med at opsætte diagrammer i Ideanote for at lette rapporteringen af nøgleindikatorer, f.eks. for engagement og implementering.
- Levering af opdateringer: Levere opdateringer og træning i nye platformfunktioner, efterhånden som de bliver tilgængelige, hvor det er relevant.
- Tilbyd administratoroplæring: Tilbyd sessioner, hvor nye administratorer oplæres i Ideanotes grundlæggende funktioner, så de kan udnytte platformen fuldt ud og fremme anvendelsen på tværs af Din organisation.
3. Forudsætninger
For klarhedens skyld beskriver dette afsnit de underliggende forudsætninger for denne SoW.
- Arbejde uden for aftalens omfang: Tjenester, der ikke udtrykkeligt er nævnt i dette dokument, herunder, men ikke begrænset til, udvikling af brugerdefinerede funktioner, strategisk rådgivning eller komplet nøglefærdig opsætning af en idesamling, ligger uden for denne SoW, medmindre andet er aftalt.
- Begrænsninger ved selvadministreret drift: Som beskrevet i vores vilkår for selvadministreret drift kan vi, hvis De har valgt den selvadministrerede driftsmulighed, af ansvarsmæssige årsager ikke yde direkte assistance på Deres infrastruktur, fejlfinde eller rådgive om konfigurationer.
- Varighed af onboarding: Vi forudsætter, at kunden har et klart defineret projekt i tankerne, når kunden anskaffer Ideanote. Vi forudsætter, at onboardingen hurtigt kan sættes i gang, og at arbejdet med et pilotprojekt kan påbegyndes og afsluttes inden for de første 6 måneder af samarbejdet. Onboardingen er ikke tiltænkt at strække sig over længere tid, da den er ressourcekrævende.
- Teknisk parathed: Vi går ud fra, at Kunden og den tiltænkte målgruppe har pålidelig internetadgang. Hvis der desuden anvendes VPN'er eller firewalls, forudsætter vi, at Kunden kan konfigurere disse, så der gives adgang til Ideanote. Vi går også ud fra, at Kunden har en kompatibel SSO-løsning. Ideelt set kan SAML SSO levere brugerens afdelingsdata, så brugeradministrationen bliver enklere.
- Kulturel parathed: Vi forudsætter, at Kundens organisation har en kultur, der kan understøtte innovation, ledelsesmæssig opbakning til innovation og et dedikeret budget til implementering af ideer.
- Innovationskøreplan: Vi går ud fra, at Kunden har en klar plan og de nødvendige ressourcer til sin innovationsrejse. Vi står klar til at hjælpe, men en innovationsindsats, der indgår i en bredere strategi, sikrer den bedste udnyttelse af Ideanote.
- CSM-rollen: Som beskrevet under Kundens ansvar forudsætter vi, at Kunden har ekspertise inden for innovation og afsætter en dedikeret ressource til udrulning af Ideanote. Med dette in mente består CSM'ens rolle primært i at onboarde Kunden, rådgive om produktfunktioner, der kan understøtte konkrete anvendelsesscenarier, dele bedste praksis inden for innovation og oplære administratorer. CSM-rollen omfatter ikke white-glove-ydelser såsom opsætning og konfiguration af platformen, udformning og planlægning af kommunikation, governance, strategisk rådgivning, innovationsrådgivning, design af innovationsprocesser, innovationsworkshops og brainstormingsessioner eller at fungere som center of excellence, innovationsansvarlig eller projektleder med ansvar for at koordinere mellem forretningsenheder og interessenter.
- Fokus på ideer: Vi antager, at Kundens primære fokus er på ideer. Vores platform er primært udviklet til idéstyring og til at sætte fokus på ideer. Platformen tilbyder fleksibilitet, men dens kernekompetence er at hjælpe Kunden med at indsamle, udvikle og implementere indsendte ideer samt følge deres effekt.
- Juridisk overholdelse: Vi antager, at Kunden forstår de juridiske konsekvenser af at indsamle indsendte ideer fra medarbejdere, herunder hensyn til databeskyttelse og immaterielle rettigheder, og håndterer dette ansvar på passende vis.
- Grænser for automatiseringens kompleksitet: Vi forudsætter, at kundens behov for automatisering holdes på et rimeligt niveau for forsvarlig brug og skaleres ansvarligt. Ideanote indeholder et indbygget system til automatisering af idearbejdsgange. Selvom det kan spare tid, f.eks. ved at sende e-mailpåmindelser eller automatisk flytte ideer videre, anbefaler vi ikke, hjælper vi ikke med at opsætte eller rådgiver vi ikke om alt for komplekse automatiseringsplaner med mere end 7 automatiseringer pr. idesamling. Vores erfaring viser, at den kompleksitet, der følger med hvert lag af automatisering og krydsafhængigheder, ender med at koste tid i stedet for at spare tid. For at spare tid for mennesker bør automatiseringsworkflows holdes på et stabilt minimum det første år og kun udvides, når workspace har tilstrækkelig aktivitet til at retfærdiggøre yderligere automatisering.
- Fokus på enkelhed, engagement og effekt: Vi forudsætter, at Kunden fokuserer på enkelhed, engagement og effekt. Vi anbefaler, at kompleksiteten i idesamlinger holdes på et minimum – især under dit indledende pilotforløb. Vi anbefaler en grænse på højst 3 idesamlinger, højst 7 idefelter og højst 7 faser pr. idesamling. Ligesom A/B-test bliver vanskelig med for mange variabler, gør ekstra lag af kompleksitet i dine idearbejdsgange det sværere at finde ud af, hvad der virker, og hvor flaskehalsene opstår. Hvert ekstra trin, beslutningslag eller formularfelt påvirker engagementet negativt. Uden engagement får du færre ideer, mindre effekt og risikerer en nedadgående spiral i deltagelsen. Med det in mente fraråder vi på det kraftigste at starte med en kompleks proces, der kræver et år at forenkle, mens engagementet og effekten halter bagefter, og dine interessenter bliver bekymrede. I stedet anbefaler vi, at du starter med en enkel proces, der hurtigt fører ideer videre, så du kan validere og implementere løsninger, der skaber reel effekt. Denne tilgang viser dit publikum og dine interessenter, at innovation virker, og gør det muligt for dig at gentage og skalere din indsats på en bæredygtig måde. Selvom vi kan gøre undtagelser fra disse grænser for dit indledende pilotforløb – og beslutningen i sidste ende er din – gør vi opmærksom på, at en mere kompleks tilgang tager længere tid at planlægge og implementere og har mindre sandsynlighed for at lykkes.
4. Dokumenthenvisninger
Som nævnt i begyndelsen af denne SoW skal du være opmærksom på, at den supplerer og ændrer vores ToS.
Hvis du søger oplysninger om datasikkerhed, supporttider og timegrænser, ejerskab, fakturering og implementeringsversioner, henvises der til vores Servicevilkår, Tillæg om databehandling, Privatlivspolitik, Liste over underdatabehandlere, Serviceniveauaftale (SLA), Supportpolitik og, hvis relevant, vores Vilkår for selvadministreret løsning.