PDPL-meddelelse

Saudi-Arabiens lov om beskyttelse af personoplysninger (PDPL) trådte i kraft den 14. september 2023, og den fulde håndhævelse begyndte i september 2024. Vi har allerede taget konkrete skridt for at sikre overholdelse af PDPL, herunder ved at tilbyde datalagring inden for Kongerigets grænser (GCP Dammam og lokal hosting), opretholde SOC 2-certificerede sikkerhedskontroller og opdatere vores politikker og processer, så de er i overensstemmelse med PDPL-kravene.

Denne meddelelse forklarer, hvordan Ideanote håndterer personoplysninger i henhold til Saudi-Arabiens lov om beskyttelse af personoplysninger (PDPL) og dens gennemførelsesregler, herunder forordningen om overførsel af personoplysninger uden for Kongeriget (samlet kaldet »PDPL-rammen«). Ideanote behandler personoplysninger som databehandler efter dokumenterede instrukser fra kunden (den dataansvarlige).

1. Retsgrundlag og formål med behandling

Vi behandler kun personoplysninger til specificerede, udtrykkelige og legitime formål, der er nødvendige for at levere Ideanote-tjenesten (f.eks. indsamling af idéer, samarbejde, innovationsarbejdsgange, brugeradministration og support), og i overensstemmelse med kundens instrukser.

Retsgrundlag kan omfatte samtykke, kontrakt og andre lovlige grundlag, der er tilladt i henhold til PDPL. Vi anvender dataminimering og formålsbegrænsning.

2. Datalokalisering og hosting

Kunder kan vælge at hoste løsningen på Google Cloud Platform (GCP) KSA — Dammam-regionen eller vælge lokal installation i KSA. Vores hostingmulighed i KSA sikrer, at kundens personoplysninger lagres og behandles inden for Kongeriget.

3. Grænseoverskridende dataoverførsler

Når kunder vælger hosting i KSA (GCP Dammam) eller lokal installation, lagrer og behandler Ideanote udelukkende kundens personoplysninger inden for KSA, og ingen af kundens personoplysninger overføres uden for Kongeriget Saudi-Arabien.

Dette omfatter supportaktiviteter, der er tilrettelagt med henblik på at undgå fjernadgang til kundens personoplysninger fra steder uden for KSA. Denne tilgang er i overensstemmelse med PDPL’s begrænsninger for grænseoverskridende overførsler og gør godkendelser af overførsler og sikkerhedsforanstaltninger overflødige.

4. Den registreredes rettigheder

Vi bistår kunder med at opfylde registreredes anmodninger i henhold til PDPL, herunder anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning, indsigelse/begrænsning og dataportabilitet, hvor det er relevant. Anmodninger kan fremsættes via kundens administrator eller gennem vores nedenstående kontakt vedrørende beskyttelse af personoplysninger. Ideanote handler efter den dataansvarliges instrukser og inden for de lovbestemte frister.

5. Sikkerhedsforanstaltninger

Ideanote opretholder et robust sikkerhedsprogram, der omfatter SOC 2-kontroller, kryptering under overførsel og i hvile, adgangsstyring, logning, sårbarhedshåndtering og katastrofeberedskab. Eventuelle underdatabehandlere, der understøtter en KSA-implementering, er kontraktligt forpligtet til at overholde tilsvarende sikkerhedsforanstaltninger og er beliggende i KSA, når de behandler kunders personoplysninger.

6. Underretning om hændelser og brud

Ideanote underretter kunden uden unødig forsinkelse efter et brud på persondatasikkerheden og hjælper med eventuelle underretninger, der kræves til SDAIA og berørte personer i henhold til PDPL (normalt inden for 72 timer, hvor det er relevant). Kunden er fortsat ansvarlig for underretninger i sin rolle som dataansvarlig; Ideanote stiller de nødvendige oplysninger til rådighed og samarbejder.

7. Opbevaring og sletning af data

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de angivne formål eller påkrævet ved lov og i henhold til kundens konfiguration. Ved kontraktens ophør eller efter kundens skriftlige instruks sletter eller returnerer Ideanote kundens personoplysninger fra KSA-miljøer, med forbehold for lovbestemte opbevaringsforpligtelser.

8. Ansvarlighed og styring

Vi fører fortegnelser over behandlingsaktiviteter, medarbejderuddannelse og interne revisioner i overensstemmelse med PDPL Framework og relevante branchespecifikke tillæg (f.eks. SAMA, NCA og CST for regulerede brancher). Dokumentation (f.eks. DPA og sikkerhedsoversigter) er tilgængelig for erhvervskunder.