Liste over underdatabehandlere
Ideanote anvender visse underdatabehandlere til at bistå med leveringen af Ideanotes tjenester. En underdatabehandler er en tredjepartsdatabehandler, som Ideanote engagerer, og som accepterer at modtage personoplysninger fra Ideanote med henblik på behandlingsaktiviteter, der udføres (i) på vegne af Ideanotes kunder, (ii) i overensstemmelse med kundens instrukser, som formidles af Ideanote, og (iii) i overensstemmelse med vilkårene i en skriftlig aftale mellem Ideanote og underdatabehandleren.
Ideanote pålægger hver underdatabehandler databeskyttelsesvilkår vedrørende deres sikkerhedsforanstaltninger og gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger. Yderligere oplysninger om underdatabehandlernes sikkerhedsforanstaltninger findes via de eksterne links nedenfor.
Hvis brugen af en underdatabehandler kræver grænseoverskridende overførsel af personoplysninger, har Ideanote udført konsekvensanalyser af sådanne dataoverførsler.
Ideanote vedligeholder nedenfor en ajourført liste over alle underdatabehandleres navne og placeringer.
Behandlingsvarighed: For hver underdatabehandler nedenfor behandles personoplysninger i den periode, hvor kunden anvender og fortsat anvender Ideanote, samt i de opbevaringsperioder, der er fastsat i kundens aftale med Ideanote.
Databehandleraftaler
Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler (”DPA”) med alle vores underdatabehandlere. En DPA er en kontrakt mellem en dataansvarlig og en databehandler og omfatter de forhold, der kræves i henhold til GDPR artikel 28. Dette omfatter parternes roller og ansvar i forbindelse med behandling af personoplysninger.
I henhold til den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) kan kontraktbestemmelser, der sikrer passende databeskyttelsesgarantier, anvendes som grundlag for overførsel af data fra EU til tredjelande. Dette omfatter standardkontraktbestemmelser – såkaldte standardkontraktbestemmelser (”SCC”) – der er ”forhåndsgodkendt” af Europa-Kommissionen. Alle vores underdatabehandlere uden for EU har indgået SCC.
Tredjepartsunderdatabehandlere
Ideanote samarbejder med andre tredjeparter om at levere specifikke funktioner eller egenskaber i Tjenesten. Disse udbydere får adgang til relevante personoplysninger (både i identificerbar og anonym form) for at kunne levere de pågældende funktioner. Oplysningerne anvendes udelukkende til de specifikke formål.
Relevant for slutbrugere
Følgende underdatabehandlere anvendes til at levere Ideanote-tjenesten og indgår i behandlingskæden for slutbrugernes følsomme oplysninger, personoplysninger og øvrige data.
Google Cloud
Versioner: Standard, dedikeret, dataopbevaring i regionen
Funktion: Serverinfrastruktur
Personoplysninger: Slutbrugerens IP, slutbrugerens URL, slutbrugerens henvisningsadresse, slutbrugerens browser, slutbrugerens enhed, slutbrugerens hændelser, slutbrugerens indstillinger
Følsomme oplysninger: Kundeindhold
Pseudonymiserede oplysninger: Slutbruger-ID
Andre data: Kundens underdomæne, kundens virksomheds-e-mailadresse, kundenavn, kundens e-mailadresse, kundeindstillinger, hændelser
Leverandørens foranstaltninger: Sikker infrastruktur, Kryptering i hvile, Kryptering under overførsel, Overholdelse og certificeringer, Privatliv, blog
Certificeringer: ISO27001/17/18, SOC1/2/3, PCI DSS, HIPAA
Yderligere foranstaltninger: Ideanote hoster udelukkende sin tjeneste på Google Cloud-servere (i EU eller andre steder, afhængigt af indstillingerne for dataopbevaring), hvor dataene er krypteret i hvile. Sikkerhedskopier opbevares også på Google Cloud-servere samme sted, så dine data forbliver lagret dér.
Opbevaring: Ideanote opbevarer data i kunders workspaces, indtil der anmodes om, at de slettes, eller hvis et workspace har været inaktivt i mere end et år. Kunden kan slette indhold og slutbrugere enkeltvis eller samlet samt slette alle data i sit workspace (i overensstemmelse med GDPR).
Enhed: Google Inc.
Dataplacering: Afhænger af indstillingerne for dataopbevaring i workspace (f.eks. EU, US, CA, SA)
Retsgrundlag: DPA (SCC)
SendGrid
Versioner: Standard, Dedicated, Data Residency (EU, US, men ikke CA, AE)
Funktion: E-mailinfrastruktur
Personoplysninger: E-mailadresser på slutbrugere, navne på slutbrugere
Følsomme data: Ingen
Andre data: E-mailindhold
Leverandørens foranstaltninger: Sikkerhedsforanstaltninger, GDPR
Certificeringer: SOC2 Type II
Yderligere foranstaltninger: Ideanote håndhæver fuld TLS 1.1.-ende-til-ende-kryptering under overførsel af alle e-mails.
Opbevaring: SendGrids e-mailudbydere opbevarer oplysninger om e-mailaktivitet (såsom åbninger og klik) i op til 90 dage. Samlede statistikker over udsendelser og undertrykkelseslister (afviste e-mails og afmeldinger) samt spamrapporter opbevares på ubestemt tid.
Enhed: Twilio Inc.
Dataplacering: EU eller USA (afhænger af indstillingerne for dataopbevaring i workspace)
Retsgrundlag: DPA (SCC)
Valgfrie AI udbydere
Ideanote samarbejder med en tredjepartsudbyder af LLM-tjenester, som driver AI-baseret funktionalitet. Oplysningerne anvendes udelukkende til de specifikke formål. Du kan deaktivere funktionerne via indstillingerne for AI i workspace.
Versioner: Standard, Dedikeret, Data Residency
Funktion: Generativ AI
Personoplysninger: Ingen
Følsomme data: Ingen
Andre data: Idéindhold
Leverandørens foranstaltninger: Sikkerhedsforanstaltninger
Certificeringer: SOC2 Type II
Yderligere foranstaltninger: Ideanote håndhæver et flag, der forhindrer logning, og ingen menneskelig gennemgang. Indhold bruges ikke til at træne deres AI (kilde). Du kan vælge ikke at benytte Ideanotes AI-funktioner, hvis du vil undgå, at data sendes til OpenAI.
Opbevaring: Ingen. Flaget er indstillet til at deaktivere opbevaring af logfiler.
Enhed: Microsoft Inc.
Dataplacering: Afhænger af indstillingerne for dataopbevaring i workspace (f.eks. EU, US, CA, SA)
Retsgrundlag: Ingen personoplysninger
Valgfri analyse
Ideanote samarbejder med en tredjepartsleverandør af analysetjenester for at analysere brugen og forbedre tjenesten. Brugen af oplysninger er begrænset til de specifikke formål. Du kan deaktivere dem via workspace-indstillingerne under "Del brugsdata".
PostHog
Versioner: Standard
Funktion: Produktanalyse
Personoplysninger: Slutbrugerens e-mailadresser, slutbrugerens tjenestedata
Følsomme data: Ingen
Leverandørens foranstaltninger: Privatliv, Sikkerhed
Certificeringer: SOC2 Type II
Yderligere foranstaltninger: PostHog er som standard aktiveret til indsamling af anonymiserede brugsdata med henblik på at forbedre platformens pålidelighed og ydeevne. Kunder kan fravælge dette i deres workspace-indstillinger. Hvis funktionen deaktiveres, indlæses PostHog ikke, og der indsamles ingen data.
Opbevaring: Data opbevares i overensstemmelse med PostHogs privatlivspolitik og slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.
Enhed: PostHog Inc.
Datalokation: Den Europæiske Union
Retsgrundlag: DPA (databehandleraftale)
Relevant for kunder
Følgende underdatabehandlere anvendes kun i forbindelse med data, der er direkte relateret til den kunde, som har oprettet en Ideanote-workspace, og workspaceejere, der er inviteret med henblik på fakturering – og ikke i forbindelse med andre slutbrugere, der er inviteret til at samarbejde på platformen.
Stripe
Funktion: Betalings- og kreditkortbehandling
Følsomme data: Kundens kreditkortoplysninger
Personoplysninger: Kundens kontakt-e-mail, kundens kontaktnavn, kundens kontakt-IP, kundens adresse
Andre data: Kundens virksomhedsnavn, kundens underdomæne, kundens abonnement, kundens virksomhedsnavn
Leverandørens foranstaltninger: Security Hub
Certificeringer: PCI Service Provider Level 1, PCI DSS
Yderligere foranstaltninger: Ideanote bruger Stripe til tjenester relateret til betalingsbehandling af vores abonnementer og fakturering. Brugen af oplysninger er begrænset til dette specifikke formål. Stripe overholder PCI-kravene, og Ideanote håndterer eller opbevarer ikke kreditkortoplysninger.
Opbevaring: Ideanote opbevarer faktureringsoplysninger i op til 10 år af hensyn til overholdelse af regler. Dette omfatter ikke personoplysninger. Kunden kan slette kreditkortoplysninger i Ideanotes brugerflade.
Enhed: Stripe Inc.
Datalokation: USA
Retsgrundlag: DPA (SCC)
G-Suite
Funktion: Kontorpakke til kommunikation.
Følsomme data: Ingen, medmindre kunden deler dem med Ideanote i forbindelse med en kundeanmodning (f.eks. dataeksport).
Personoplysninger: Ingen, medmindre kunden deler dem med Ideanote i forbindelse med en kundeanmodning (f.eks. dataeksport).
Andre data: Virksomhedsnavn, kundeanmodninger
Leverandørens foranstaltninger: Sikker infrastruktur, Kryptering ved lagring, Kryptering under overførsel, Overholdelse og certificeringer, Privatliv
Certificeringer: ISO27001/17/18, SOC1/2/3, PCI DSS, HIPAA
Yderligere foranstaltninger: Intern kommunikation indeholder ikke personoplysninger, bortset fra oplysninger i forbindelse med support, som kunden har anmodet om. Spor af kundedata slettes hurtigst muligt. Adgang sikres via SSO og begrænses efter behov.
Opbevaring: Følsomme oplysninger og personoplysninger vedrørende supportanmodninger fra Kunden slettes inden for 72 timer efter, at Kundens anmodninger er afsluttet.
Enhed: Google Inc.
Datalokation: USA
Retsgrundlag: DPA (SCC)
Slack
Funktion: Intern kommunikation
Følsomme data: Ingen, medmindre kunden deler dem med Ideanote i forbindelse med en kundeanmodning (f.eks. dataeksport)
Personoplysninger: Ingen, medmindre kunden deler dem med Ideanote i forbindelse med en kundeanmodning (f.eks. dataeksport)
Øvrige data: Virksomhedsnavn, kundeanmodninger
Leverandørens foranstaltninger: Sikker infrastruktur, Kryptering i hvile, Kryptering under overførsel, Overholdelse og certificeringer, Privatliv
Certificeringer: ISO27001/17/18, SOC2 Type II, SOC3, CSA, FedRamp, HIPAA
Yderligere foranstaltninger: Intern kommunikation indeholder ikke personoplysninger, bortset fra oplysninger i forbindelse med support, som kunden har anmodet om. Spor af kundedata slettes hurtigst muligt. Adgang sikres via SSO og begrænses efter behov.
Opbevaring: Følsomme oplysninger og personoplysninger vedrørende supportanmodninger fra Kunden slettes inden for 72 timer efter, at Kundens anmodninger er afsluttet.
Enhed: Slack Inc.
Datalokation: USA
Retsgrundlag: DPA (SCC)
Intercom
Funktion: Kundeonboarding, support og kontakt.
Følsomme data: Ingen
Personoplysninger: Kundekontaktens e-mailadresse, kundekontaktens navn
Pseudonymiserede data: Kunde-id
Øvrige data: Kundens underdomæne, kundens virksomhedsnavn, aggregerede aktivitetstal
Leverandørens foranstaltninger: Privatliv og sikkerhed
Certificeringer: SOC2 Certified
Yderligere foranstaltninger: Ingen
Opbevaring: Data fra inaktive kontakter slettes efter 3 år.
Enhed: Intercom Inc.
Dataplacering: EU, US
Retsgrundlag: DPA (SCC)
Zapier
Funktion: Automatisering af arbejdsgange
Følsomme data: Ingen
Personoplysninger: Kundens kontakt-e-mail, kundens kontaktnavn
Pseudonymiserede data: Kunde-ID
Andre data: Kundens underdomæne, kundens firmanavn, aggregerede aktivitetstal
Leverandørens foranstaltninger: Sikkerhed, Privatliv
Certificeringer: SOC2 Certified
Yderligere foranstaltninger: Ingen
Opbevaring: Logfiler slettes efter 70 dage
Enhed: Zapier Inc.
Dataplacering: US
Retsgrundlag: DPA (SCC)
Pipedrive
Funktion: Salgs-CRM og kundeopsøgende aktiviteter
Følsomme data: Ingen
Personoplysninger: Kundens kontakt-e-mail, kundens kontaktnavn
Pseudonymiserede data: Kunde-ID
Andre data: Kundens underdomæne, kundens firmanavn, aggregerede aktivitetstal
Leverandørens foranstaltninger: Privatliv og sikkerhed
Certificeringer: SOC2 Certified
Yderligere foranstaltninger: Anvendes kun for et begrænset antal kundeemner og kunder.
Opbevaring: Data fra inaktive kontakter slettes efter 3 år.
Enhed: Pipedrive Inc.
Dataplacering: EU, US
Retsgrundlag: DPA (SCC)
Dok
Funktion: Kundeonboarding
Følsomme data: Ingen
Personoplysninger: Kundekontaktens e-mailadresse, kundekontaktens navn
Pseudonymiserede data: Kunde-ID
Andre data: Kundesubdomæne, kundens virksomhedsnavn, aggregerede aktivitetsoptællinger
Leverandørens foranstaltninger: Privatliv og sikkerhed
Certificeringer: SOC2 Compliant
Yderligere foranstaltninger: Anvendes kun for et begrænset antal kundeemner og kunder.
Opbevaring: Data fra inaktive kontakter slettes efter 3 år.
Enhed: Dock Labs, Inc.
Dataplacering: US
Retsgrundlag: DPA (SCC)
Ændringer blandt underdatabehandlere
Vores forretningsbehov kan ændre sig fra tid til anden. Vi kan for eksempel udfase en underdatabehandler for at konsolidere og begrænse vores brug af underdatabehandlere. Tilsvarende kan vi tilføje en underdatabehandler, hvis vi mener, at det vil forbedre vores evne til at levere vores tjenester. Før vi engagerer underdatabehandlere, foretager vi en grundig vurdering, herunder en sikkerhedsmæssig og juridisk analyse. Vi engagerer ikke en underdatabehandler, medmindre vores krav til kvalitet og sikkerhed samt GDPR-standarderne er opfyldt.
Ændringer blandt underdatabehandlere er reguleret af den DPA, vi har indgået med dig.