Déclaration de Travail

La Déclaration de Travail ci-dessous (« SoW ») complète et modifie les Conditions Générales d'Utilisation d'Ideanote (« CGU »). En cas de conflit entre cette SoW et les Conditions Générales d'Utilisation, les termes applicables de la SoW prévaudront.

Cette SoW confirme la compréhension du produit, du périmètre, des livrables et des délais.

1. Objectif

Le Client vise à implémenter Ideanote pour lancer des collectes d'idées sur les défis commerciaux fondamentaux, engager les employés ou d'autres parties prenantes dans l'innovation, fluidifier la génération d'idées et faciliter une prise de décision efficace.

2. Présentation du produit et des services

2.1. Disponibilité de la plateforme

Ideanote est une application Web accessible via tout navigateur moderne (Firefox, Chrome, Edge, Safari).

Elle est également disponible en tant qu'application au sein de Microsoft Teams, et disponible sans installation en tant qu'application web progressive (PWA) sur les appareils mobiles via le navigateur.

Un espace de travail peut être accédé via un sous-domaine spécifique, par exemple mycompany.ideanote.io, mycompany.ideanote.io ( pour la région, ex. eu, us, ca, ae) ou sur un sous-domaine personnalisé de marque comme ideas.mycompany.com.

2.2. Aperçu de la plateforme

Dans Ideanote, chaque espace de travail est un environnement sécurisé et dédié qui peut servir de plateforme centralisée pour toutes les idées et l'innovation au sein de l'organisation.

À l'intérieur de l'espace de travail, les Clients créent et gèrent des collectes d'idées (IC), conçues pour recueillir des idées autour de défis commerciaux ou d'objectifs spécifiques. Les IC peuvent être organisées en différentes sections, par exemple, une par département ou unité commerciale. Chaque IC dispose d'un ensemble personnalisable de phases (par exemple, feedback, évaluation, révision) par lesquelles une idée peut progresser.

2.3. Fonctionnalités de la plateforme

Ideanote est une plateforme de gestion d'idées de bout en bout conçue pour rationaliser le processus de gestion des idées et engager les gens dans l'innovation. Elle offre des fonctionnalités complètes pour la gestion des idées, spécifiquement dans les domaines suivants.

Par souci d'exhaustivité, voici une liste des fonctionnalités incluses dans notre plan le plus élevé dans la version de déploiement Standard d'Ideanote (voir les Versions dans nos CGU).

Les fonctionnalités non explicitement mentionnées dans cette liste ne peuvent pas être considérées comme incluses dans la plateforme, sauf si elles sont explicitement indiquées dans le bon de commande, l'offre ou la facture applicable.

• ‍Collecter : Espace de travail centralisé, Collectes d'idées, Sections, Modèles, Formulaires, Champs conditionnels, Délais, Anonymat, Copropriété‍
• Engager : Équipes, Invités, Classements, Commentaires, Mentions, J'aime, Profils, Notifications, Tableaux de bord, Fil d'actualité‍
• Gérer : Glisser-déposer, Statuts, Phases, Accès par phase, Évaluation, Affectations, Révisions, Développer, Liaison, Masquer le contenu, Verrouiller le contenu, Vues, Dispositions des vues, Tri et filtrage avancés‍
• Mesurer : Objectifs, Analyse d'engagement, Analyse des tendances, Analyse du ROI, Carte du monde, Diagramme XY, Graphiques personnalisés, Exportation de données‍
• IA : Génération de défis par IA, Traduction automatique par IA, Carte thématique par IA, Génération d'idées par IA, Génération d'images par IA‍
• Automatiser : Automatisations, Déclencheurs, Actions, Conditions, Variables dynamiques, Actions groupées, Notifications personnalisées‍
• Intégrer : Zapier, Application Microsoft Teams, Microsoft Power Automate, Microsoft Power BI, Webhooks, Code personnalisé, API publique, Boîte de réception d'idées par e-mail‍
• Intégrer (Widgets) : Widgets pleine page, Widgets lanceurs, Widgets pop-over, Widgets en ligne, Méthodes de connexion de widget, Éléments de widget personnalisés, Paramètres cachés, Liens partageables‍
• Marque : Domaine personnalisé, Polices personnalisées, Thème personnalisé, Écran de connexion personnalisé, Supprimer la marque Ideanote‍
• Authentification : Plusieurs méthodes de connexion, Google OAuth, Microsoft OAuth, Slack OAuth, E-mail et mot de passe, Sans inscription, SAML SSO, OpenID Connect, OAuth, Azure AD, ADFS, JWT, Provisionnement d'utilisateurs SCIM, Synchronisation d'équipes SCIM‍
• Conformité : Chiffrement au repos et en transit, Importation CSV d'utilisateurs et d'idées, Résidence des données, Conformité SOC2, Auto-hébergement, Conforme au RGPD, Multi-langue, De droite à gauche (RTL), SLA de disponibilité de 99,9 %, Journal d'audit, Contrôles d'accès au domaine, Contrôles d'accès IP, Contrôles de temporisation de session, Contrôles de rétention des données, Anonymisation des adresses IP, Contrôle du partage de liens, Verrouiller les profils, Faire respecter l'accès, Analyse antivirus

Si vous avez l'impression qu'une fonctionnalité ou une caractéristique dont vous dépendez pour votre cas d'utilisation manque dans la liste ci-dessous, veuillez nous contacter pour modifier cette liste ou l'inclure dans le bon de commande.

2. Périmètre de travail

Cette SoW couvre les services et activités fournis par Ideanote pour soutenir l'implémentation et l'utilisation efficace de la plateforme.

2.1 Livrables

Grâce à cette collaboration, Ideanote fournira des sessions interactives, un support technique et des conseils de bonnes pratiques pour un lancement réussi de votre premier projet pilote ainsi qu'un support continu.

2.1.1 Intégration initiale

Chez Ideanote, nous considérons l'intégration comme une étape cruciale pour garantir que notre plateforme apporte de la valeur efficacement et s'aligne avec vos objectifs. Notre objectif n'est pas de fournir des services de conseil en innovation généralisés, mais de préparer votre équipe à tirer le meilleur parti d'Ideanote.

Nous préconisons de commencer par un projet ciblé et gérable. En gardant les choses simples, vous pouvez établir un fort engagement et démontrer un impact mesurable dès le début. Une fois que vous avez prouvé votre succès avec un projet pilote plus petit, la mise à l'échelle devient plus intuitive et efficace, minimisant les risques de complexité ou d'inefficacité.

Notre objectif principal lors de l'intégration initiale est de vous accompagner dans le lancement de votre premier projet pilote, comprenant généralement 1 à 3 collectes d'idées. Ce processus structuré vise à engager votre audience, à collecter des idées percutantes et à bâtir une base pour un succès à long terme. L'approche est collaborative, avec des jalons clairs et des responsabilités partagées entre votre équipe et les experts d'Ideanote.

Toutes les étapes d'intégration initiale sont des livrables optionnels disponibles pour le Client sur demande pendant la phase initiale du projet pilote et leur pertinence et utilisation dépendent des besoins du Client et du type de projet.

Cette approche progressive garantit que votre équipe est habilitée à s'approprier la plateforme tout en étant pleinement soutenue par notre expertise. En commençant petit, vous construisez une base solide pour l'innovation, ouvrant la voie à un succès évolutif à l'avenir.

2.1.2 Support continu

Après le projet pilote, Ideanote passe à des points de contrôle réguliers pour assurer un succès continu.

Notre engagement envers votre succès se poursuit grâce à un support continu complet. Cela garantit que vous disposez des ressources, des conseils et de l'assistance technique nécessaires pour utiliser pleinement Ideanote et maintenir l'élan de votre parcours d'innovation.

Toutes les étapes de support continu sont des livrables optionnels disponibles pour le Client sur demande et leur pertinence et utilisation dépendent des besoins du Client et du type de projet.

Plus de détails sur la disponibilité du support sont disponibles dans notre Politique de Support.

2.2 Délais

Les délais pour le lancement du projet pilote peuvent varier en fonction de vos échéances internes et de votre processus décisionnel, ainsi que des exigences techniques et de la complexité. Vous trouverez ci-dessous un exemple de calendrier typique s'étendant sur 12 semaines, de la première réunion de lancement au déploiement d'une collecte d'idées pilote avec des exemples d'activités.

2.3 Rôles et responsabilités

Grâce à cette collaboration, le Client et Ideanote sont tous deux responsables de différentes parties d'une utilisation réussie du Produit.

2.3.1 Responsabilités du Client

• ‍Désigner un chef de projet : Le Client est seul responsable de la désignation d'un chef de projet dédié pour diriger la coordination interne, la planification et la supervision quotidienne du projet pilote, et pour servir de point de contact pour la planification et la communication avec le CSM.‍
• Identifier un intervenant clé : Le Client est seul responsable d'identifier et de se connecter avec un intervenant clé ou un sponsor exécutif au sein de son organisation pour définir les exigences commerciales, aligner la stratégie et autoriser les décisions clés concernant le projet pilote.‍
• Affecter un responsable technique : Le Client est seul responsable de l'affectation d'un responsable technique pour gérer la configuration de l'authentification (par exemple, SSO), implémenter les intégrations techniques et dépanner les dépendances internes du système.‍
• Affecter un responsable de la communication : Le Client est seul responsable de l'affectation d'un responsable de la communication pour préparer, informer et engager l'audience du projet pilote, y compris les invitations, les annonces et les suivis.‍
• Aligner la stratégie : Le Client est seul responsable de la définition de ses propres objectifs d'innovation et d'une stratégie claire pour garantir que le projet pilote s'aligne sur les objectifs commerciaux plus larges et sur un plan d'évolution de l'innovation au fil du temps.‍
• Définir le sujet : Le Client est seul responsable d'identifier et de décider du thème de la première collecte d'idées avec un intervenant clé engagé à implémenter les idées qui en résultent.‍
• Obtenir le feu vert : Le Client est seul responsable d'obtenir l'approbation exécutive et légale pour le lancement.‍
• Cartographier le processus : Le Client est seul responsable de la cartographie d'un processus pour les idées avec un maximum de sept phases et un maximum de sept automatisations, en gardant le projet pilote simple et orienté résultats.‍
• Définir le formulaire d'idée : Le Client est seul responsable de la définition d'un formulaire d'idée par défaut avec jusqu'à sept champs pour promouvoir l'engagement et réduire la complexité.‍
• Définir les KPI : Le Client est seul responsable de la définition des KPI pour le projet pilote initial et la première année afin de mesurer les progrès, d'orienter les améliorations et de démontrer la valeur.‍
• Développer un plan de communication : Le Client est seul responsable de l'élaboration d'un plan de sensibilisation et de communication — incluant tous les éléments de marque nécessaires — pour informer et motiver l'audience lors du lancement.‍
• Connecter le SSO : Le Client est seul responsable de la connexion d'Ideanote au SSO de votre entreprise. Assurer le mappage des attributs de métadonnées pour la langue (locale) et les équipes (département).‍
• Ajouter un domaine personnalisé : Le Client est seul responsable de la connexion (le cas échéant) d'un domaine personnalisé comme ideas.yourcompany.com‍
• Configuration et mise en place du pilote : Le Client est seul responsable de la configuration de l'espace de travail et de la mise en place de la collecte d'idées pilote, en s'appuyant sur les ressources du Centre d'aide d'Ideanote et le support de l'équipe Customer Success via des sessions interactives ou de questions-réponses.‍
• Mener un test utilisateur : Le Client est seul responsable de la réalisation d'un test utilisateur avant le lancement pour parcourir les flux d'utilisateurs essentiels afin de garantir un accès correct.‍
• Lancer le pilote : Le Client est seul responsable de l'exécution du lancement de sa collecte d'idées pilote auprès de l'audience désignée, en suivant le plan de communication et la stratégie d'engagement préparée.‍
• Fermer la boucle de rétroaction : Le Client est seul responsable de la clôture de la boucle de rétroaction pour assurer un engagement à long terme en interagissant avec son audience dans Ideanote, par exemple en aimant leurs idées, en laissant des commentaires et en fournissant des mises à jour sur les progrès et les résultats globaux du pilote.‍
• Réviser le processus : Le Client est seul responsable de l'examen et de l'affinement du processus d'innovation sur la base des aperçus obtenus pendant le projet pilote, en ajustant les phases, les automatisations ou les formulaires si nécessaire pour tendre vers un modèle standardisé réutilisable.‍
• Planifier la mise à l'échelle : Le Client est seul responsable de l'élaboration d'une feuille de route pour l'expansion de son programme d'innovation — en l'étendant à d'autres collectes d'idées, à des audiences plus larges et à davantage d'intervenants — garantissant ainsi une croissance durable de la culture d'innovation au fil du temps.
• Administration de l'espace de travail : Le Client est seul responsable de l'administration continue de l'espace de travail, telle que la révision des accès, le lancement de collectes d'idées supplémentaires et la gestion des idées dans leur pipeline.
• ‍Planifier des réunions : Le Client est seul responsable de contacter le CSM d'Ideanote pour planifier des réunions.

2.3.2 Responsabilités d'Ideanote

• ‍Désigner un responsable de la réussite client (CSM) : Fournir un CSM dédié pour guider l'intégration, faciliter la planification du pilote et les sessions de révision, et servir de point de contact principal tout au long de l'engagement.‍
• Allouer un support technique : Si nécessaire, offrir un accès limité au personnel technique d'Ideanote pour les demandes techniques pertinentes telles que la configuration de l'authentification ou la configuration de l'espace de travail.‍
• Partager la documentation : Fournir la documentation pour faciliter la configuration en libre-service.‍
• Fournir des recommandations : Fournir des recommandations de bonnes pratiques et une formation sur la plateforme pour soutenir le projet pilote initial et les initiatives d'innovation ultérieures dans le but de rationaliser davantage les flux de travail de gestion des idées et d'améliorer l'engagement global.‍
• Fournir un support : Fournir un support continu par e-mail pour l'assistance concernant les questions liées au produit, conformément à notre Politique de Support.‍
• Organiser des sessions de questions-réponses : Mener des sessions interactives de questions-réponses pour aborder les questions liées au produit, fournir des éclaircissements sur les fonctionnalités et soutenir les activités de configuration et de lancement.‍
• Effectuer des points de contrôle réguliers : Effectuer des points de contrôle mensuels ou trimestriels pour examiner les progrès, relever les défis et planifier les prochaines étapes.‍
• Assister à la création de rapports KPI : Aider à la configuration de graphiques dans Ideanote pour faciliter la création de rapports sur les indicateurs clés de performance, par exemple pour l'engagement et l'implémentation.‍
• Fournir des mises à jour : Fournir des mises à jour et des formations sur les nouvelles fonctionnalités de la plateforme à mesure qu'elles deviennent disponibles, le cas échéant.‍
• Proposer une formation aux administrateurs : Proposer des sessions de formation aux nouveaux administrateurs sur les fonctionnalités clés d'Ideanote pour une utilisation complète et pour favoriser l'adoption de la plateforme au sein de votre organisation.

3. Hypothèses

Par souci de clarté, cette section décrit les hypothèses sous-jacentes de cette SoW.

• ‍Travaux hors périmètre : Les services non explicitement mentionnés dans ce document, y compris, mais sans s'y limiter, le développement de fonctionnalités personnalisées, le conseil stratégique ou la configuration complète de collectes d'idées clés en main, sont en dehors du périmètre de cette SoW, sauf accord contraire.‍
• Limitations en autogestion : Comme indiqué dans nos Conditions d'Autogestion, si vous utilisez l'option de déploiement en autogestion, nous ne sommes pas en mesure, pour des raisons de responsabilité, de vous assister directement sur votre infrastructure, de dépanner ou de vous conseiller sur les configurations.‍
• Durée de l'intégration : Nous supposons que le Client a un projet bien défini en tête lors de l'acquisition d'Ideanote. Nous supposons que l'intégration peut être lancée rapidement et que le travail vers un projet pilote peut commencer et être achevé dans les 6 premiers mois de l'engagement. L'intégration n'est pas destinée à s'étendre au-delà de cette période, car elle est gourmande en ressources.‍
• Préparation technique : Nous supposons que le Client et son audience cible disposent d'un accès Internet fiable. De plus, si des VPN ou des pare-feu sont utilisés, nous sommes convaincus qu'ils peuvent les configurer pour permettre l'accès à Ideanote. Nous supposons également que le Client dispose d'une solution SSO compatible. Idéalement, le SAML SSO peut fournir des données de département utilisateur pour une gestion plus facile des utilisateurs.‍
• Préparation culturelle : Nous supposons que l'organisation du Client possède une culture capable de soutenir l'innovation, un soutien exécutif pour l'innovation et un budget dédié à l'implémentation des idées.‍
• Feuille de route d'innovation : Nous supposons que le Client dispose d'une voie claire et de ressources pour son parcours d'innovation. Bien que nous soyons là pour vous aider, un effort d'innovation qui fait partie d'une stratégie plus large garantit la meilleure utilisation d'Ideanote.‍
• Rôle du CSM : Comme exposé dans les Responsabilités du Client, nous supposons que le Client possède une expertise en innovation et une ressource dédiée pour le déploiement d'Ideanote. Dans cette optique, le rôle du CSM est principalement d'intégrer, de conseiller sur les fonctionnalités du produit pour s'adapter aux cas d'utilisation, de partager les meilleures pratiques en matière d'innovation et de former les administrateurs. Le rôle du CSM ne couvre pas les services haut de gamme tels que la configuration de la plateforme, la conception et la planification de la communication, la gouvernance, le conseil stratégique, le conseil en innovation, la conception de processus d'innovation, les ateliers d'innovation et les séances de brainstorming, ni d'agir en tant que centre d'excellence, gestionnaire d'innovation ou chef de projet qui coordonne les unités commerciales et les intervenants.‍
• Accent sur les idées : Nous supposons que l'objectif principal du Client est les idées. Notre plateforme est principalement conçue pour la gestion des idées et l'accent sur les idées. Bien qu'elle offre de la flexibilité, sa force principale réside dans l'aide au Client pour capturer, développer, implémenter les soumissions d'idées et suivre l'impact.‍
• Conformité légale : Nous supposons que le Client comprend les implications légales de la collecte de soumissions d'idées auprès des employés, y compris les considérations relatives à la confidentialité des données et à la propriété intellectuelle, et qu'il gère ces responsabilités de manière appropriée.‍
• Limites de complexité d'automatisation : Nous supposons que le niveau d'automatisation requis par le client est maintenu à un niveau d'utilisation équitable raisonnable et évolue de manière responsable. Ideanote est livré avec un système intégré d'automatisation des flux de travail d'idées. Bien que cela puisse faire gagner du temps, par exemple pour envoyer des rappels par e-mail ou faire avancer automatiquement les idées, nous ne recommandons pas, n'aidons pas à mettre en place et ne conseillons pas d'ambitions d'automatisations trop complexes avec plus de 7 automatisations par collecte d'idées. Notre expérience montre que la complexité ajoutée à chaque couche d'automatisation et de dépendances croisées finit par prendre du temps au lieu d'en gagner. Dans le but de faire gagner du temps aux humains, les flux de travail d'automatisation devraient être maintenus à un minimum stable pour la première année et n'être étendus qu'une fois que l'espace de travail enregistre un volume d'activité suffisant pour justifier une automatisation supplémentaire.‍
• Accent sur la simplicité, l'engagement et l'impact : Nous supposons que le Client se concentre sur la simplicité, l'engagement et l'impact. Nous conseillons de réduire au minimum la complexité des collectes d'idées — surtout pendant votre projet pilote initial. Nous fixons la limite recommandée à un maximum de 3 collectes d'idées, un maximum de 7 champs d'idées et un maximum de 7 phases par collecte d'idées. De même qu'un test A/B devient difficile avec trop de variables, ajouter des couches de complexité à vos flux de travail d'idées rend plus difficile l'identification de ce qui fonctionne et des goulots d'étranglement. Chaque étape supplémentaire, couche de prise de décision ou champ de formulaire a un impact négatif sur les taux d'engagement. Sans engagement, vous verrez moins d'idées, moins d'impact, et risquerez une spirale descendante de participation. Dans cet esprit, nous déconseillons fortement de commencer par un processus complexe qui nécessiterait un an de simplification tandis que l'engagement et l'impact seraient en retard et que vos parties prenantes s'inquiéteraient. Au lieu de cela, nous recommandons de commencer par un processus léger qui fait avancer rapidement les idées, vous permettant de valider et de mettre en œuvre des solutions qui génèrent un réel impact. Cette approche prouve à votre public et à vos parties prenantes que l'innovation fonctionne, vous permettant d'itérer et de faire évoluer vos efforts de manière durable. Bien que nous puissions faire des exceptions à ces limites pour votre projet pilote initial — et que ce soit finalement votre décision — nous vous mettons en garde qu'une approche plus complexe prendra plus de temps à planifier et à mettre en œuvre, et aura moins de chances de réussir.

4. Références documentaires

Comme mentionné au début de cette SoW, veuillez noter qu'elle complète et modifie nos CGU.

Si vous recherchez des informations sur la sécurité des données, les heures et limites de support, la propriété, la facturation, les versions de déploiement, veuillez vous référer à nos Conditions Générales d'Utilisation, Avenant au Traitement des Données, Politique de Confidentialité, Liste des Sous-traitants, Accord de Niveau de Service (SLA), Politique de Support et, le cas échéant, nos Conditions d'Autogestion.