Déclaration de Travail

La Déclaration de Travail ci-dessous (« SoW ») complète et modifie les Conditions Générales de Service d'Ideanote (”CGS”). En cas de conflit entre cette SoW et les Conditions Générales de Service, les termes applicables de la SoW prévaudront.

Ce SoW confirme la compréhension du produit, de la portée, des livrables et des délais.

1. Objectif

Le Client vise à implémenter Ideanote pour lancer des collectes d'idées sur des défis commerciaux fondamentaux, engager les employés ou d'autres parties prenantes dans l'innovation, rationaliser la génération d'idées et faciliter une prise de décision efficace.

2. Aperçu du produit et du service

2.1. Disponibilité de la plateforme

Ideanote est une application Web accessible via tout navigateur moderne (Firefox, Chrome, Edge, Safari).

Elle est également disponible en tant qu'application au sein de Microsoft Teams, et disponible sans installation en tant qu'Application Web Progressive (PWA) sur les appareils mobiles via le navigateur.

Un espace de travail est accessible via un sous-domaine spécifique, par exemple mycompany.ideanote.io, mycompany.ideanote.io ( pour la région, par exemple eu, us, ca, ae) ou via un sous-domaine personnalisé de marque comme ideas.mycompany.com.

2.2. Aperçu de la plateforme

Dans Ideanote, chaque espace de travail est un environnement sécurisé et dédié qui peut servir de pôle centralisé pour toutes les idées et l'innovation de l'organisation.

Au sein de l'espace de travail, les Clients créent et gèrent des collectes d'idées (CI), conçues pour recueillir des idées autour de défis ou d'objectifs commerciaux spécifiques. Les CI peuvent en outre être organisées en différentes sections, par exemple, une par département ou unité commerciale. Chaque CI dispose d'un ensemble personnalisable de phases (par exemple, commentaires, évaluation, examen) par lesquelles une idée peut passer.

2.3. Fonctionnalités de la plateforme

Ideanote est une plateforme de gestion des idées de bout en bout conçue pour rationaliser le processus de gestion des idées et engager les gens dans l'innovation. Elle offre des fonctionnalités complètes pour la gestion des idées, spécifiquement dans les domaines suivants.

Pour être exhaustif, voici une liste des fonctionnalités incluses dans notre plan le plus élevé au sein de la version de déploiement Standard d'Ideanote (voir Versions dans nos CGS).

Les fonctionnalités non explicitement mentionnées dans cette liste ne peuvent pas être considérées comme incluses dans la plateforme, sauf si elles sont explicitement indiquées dans le bon de commande, l'offre ou la facture applicable.

‍Collecter : Espace de travail centralisé, Collectes d'idées, Sections, Modèles, Formulaires, Champs Conditionnels, Dates limites, Anonymat, Copropriété‍
‍Engager : Équipes, Invités, Rangs, Commentaires, Mentions, J'aime, Profils, Notifications, Classements, Fil d'actualité‍
‍Gérer : Glisser-déposer, Statuts, Phases, Accès par phase, Évaluation, Affectations, Examens, Développer, Liaison, Masquer le contenu, Verrouiller le contenu, Vues, Dispositions des vues, Tri et Filtrage Avancés‍
‍Mesurer : Objectifs, Analyses d'engagement, Analyses de tendances, Analyses de retour sur investissement (ROI), Carte du monde, Diagramme XY, Diagrammes personnalisés, Exportation de données‍
‍IA : Génération de défis par IA, Traduction automatique par IA, Carte thématique par IA, Génération d'idées par IA, Génération d'images par IA‍
‍Automatiser : Automatisations, Déclencheurs, Actions, Conditions, Variables dynamiques, Actions en masse, Notifications personnalisées‍
‍Intégrer : Zapier, Application Microsoft Teams, Microsoft Power Automate, Microsoft Power BI, Webhooks, Code personnalisé, API publique, Boîte de réception d'idées par e-mail‍
‍Intégration : Widgets pleine page, Widgets de lancement, Widgets pop-over, Widgets en ligne, Méthodes de connexion des widgets, Éléments de widget personnalisés, Paramètres cachés, Liens partageables‍
‍Image de marque : Domaine personnalisé, Polices personnalisées, Thème personnalisé, Écran de connexion personnalisé, Supprimer le branding Ideanote‍
‍Authentification : Plusieurs méthodes de connexion, Google OAuth, Microsoft OAuth, Slack OAuth, E-mail et mot de passe, Sans inscription, SAML SSO, OpenID Connect, OAuth, Azure AD, ADFS, JWT, Provisionnement utilisateur SCIM, Synchronisation d'équipe SCIM‍
‍Conformité : Chiffrement au repos et en transit, Importation d'utilisateurs et d'idées CSV, Résidence des données, Conformité SOC2, Auto-hébergement, Conforme au RGPD, Multilingue, De droite à gauche (RTL), SLA de disponibilité de 99,9 %, Journal d'audit, Contrôles d'accès au domaine, Contrôles d'accès IP, Contrôles de temporisation des sessions, Contrôles de rétention des données, Anonymiser les adresses IP, Contrôler le partage de liens, Verrouiller les profils, Appliquer l'accès, Analyse antivirus

Si vous avez l'impression qu'une fonctionnalité dont vous dépendez pour votre cas d'utilisation manque dans la liste ci-dessous, veuillez nous contacter pour modifier cette liste ou l'inclure dans le bon de commande.

2. Étendue des Travaux

Ce SoW couvre les services et activités fournis par Ideanote pour soutenir l'implémentation et l'utilisation efficace de la plateforme.

2.1 Livrables

Grâce à cette collaboration, Ideanote fournira des sessions interactives, un support technique et des conseils de bonnes pratiques pour un lancement réussi de votre premier projet pilote ainsi qu'un support continu.

2.1.1 Intégration initiale

Chez Ideanote, nous considérons l'intégration comme une étape critique pour nous assurer que notre plateforme apporte de la valeur efficacement et s'aligne sur vos objectifs. Notre objectif n'est pas de fournir du conseil en innovation généralisé, mais de préparer votre équipe à tirer le meilleur parti d'Ideanote.

Nous préconisons de commencer par un projet ciblé et gérable. En gardant les choses simples, vous pouvez établir un fort engagement et démontrer un impact mesurable dès le début. Une fois que vous avez prouvé le succès avec un projet pilote plus petit, la mise à l'échelle devient plus intuitive et efficace, minimisant les risques de complexité ou d'inefficacité.

Notre objectif principal lors de l'intégration initiale est de vous accompagner dans le lancement de votre premier projet pilote, comprenant généralement 1 à 3 collectes d'idées. Ce processus structuré se concentre sur l'engagement de votre public, la collecte d'idées percutantes et la construction d'une base pour un succès à long terme. L'approche est collaborative, avec des étapes claires et des responsabilités partagées entre votre équipe et les experts d'Ideanote.

Toutes les étapes d'intégration initiale sont des livrables optionnels disponibles pour le Client sur demande pendant la phase du projet pilote initial, et leur pertinence et utilisation dépendent des besoins du Client et du type de projet.

Cette approche phasée garantit que votre équipe est habilitée à s'approprier la plateforme tout en étant entièrement soutenue par notre expertise. En commençant petit, vous construisez une base solide pour l'innovation, ouvrant la voie à un succès évolutif à l'avenir.

2.1.2 Support continu

Après le projet pilote, Ideanote passe à des points de contrôle réguliers pour assurer un succès continu.

Notre engagement envers votre succès se poursuit grâce à un support continu complet. Cela garantit que vous disposez des ressources, des conseils et de l'assistance technique nécessaires pour utiliser pleinement Ideanote et maintenir l'élan dans votre parcours d'innovation.

Toutes les étapes de support continu sont des livrables optionnels disponibles pour le Client sur demande, et leur pertinence et utilisation dépendent des besoins du Client et du type de projet.

Plus de détails sur la disponibilité du support peuvent être trouvés dans notre Politique de support.

2.2 Délais

Les délais pour le lancement du pilote peuvent varier en fonction de vos échéances internes et de votre prise de décision, ainsi que des exigences techniques et de la complexité. Ci-dessous, vous trouverez un exemple de calendrier typique s'étendant sur 12 semaines, de la première réunion de lancement au lancement d'une collecte d'idées pilote avec des exemples d'activités.

2.3 Rôles et responsabilités

Grâce à cette collaboration, le Client et Ideanote sont tous deux responsables de différentes parties d'une utilisation réussie du Produit.

2.3.1 Responsabilités du Client

‍Assigner un Chef de Projet : Le Client est seul responsable de l'affectation d'un chef de projet dédié pour diriger la coordination interne, la planification et la supervision quotidienne du projet pilote et servir de point de contact pour la planification et la communication avec le CSM.‍
‍Identifier les Parties Prenantes : Le Client est seul responsable d'identifier et de se connecter avec une partie prenante clé ou un sponsor exécutif au sein de votre organisation pour définir les exigences commerciales, s'aligner sur la stratégie et autoriser les décisions clés concernant le pilote.‍
‍Allouer un Responsable Technique : Le Client est seul responsable d'allouer un responsable technique pour gérer la configuration de l'authentification (par exemple, SSO), implémenter les intégrations techniques et dépanner les dépendances internes du système.‍
‍Allouer un Responsable de la Communication : Le Client est seul responsable d'allouer un responsable de la communication pour préparer, informer et engager le public du pilote, y compris les invitations, les annonces et les suivis.‍
‍Aligner la Stratégie : Le Client est seul responsable de la définition de ses propres objectifs d'innovation et d'une stratégie claire pour s'assurer que le pilote s'aligne sur les objectifs commerciaux plus larges et un plan pour faire évoluer l'innovation au fil du temps.‍
‍Définir le Sujet : Le Client est seul responsable d'identifier et de décider du thème de la première collecte d'idées avec une partie prenante clé engagée à mettre en œuvre les idées qui en résultent.‍
‍Obtenir le Feu Vert : Le Client est seul responsable d'obtenir l'approbation exécutive et légale pour le lancement.‍
‍Mapper le Processus : Le Client est seul responsable de la cartographie d'un processus pour les idées avec pas plus de sept phases et pas plus de sept automatisations, en gardant le pilote simple et axé sur les résultats.‍
‍Définir le Formulaire d'Idées : Le Client est seul responsable de la définition d'un formulaire d'idées par défaut avec jusqu'à sept champs d'idée pour promouvoir l'engagement et réduire la complexité.‍
‍Définir les KPI : Le Client est seul responsable de la définition des KPI pour le pilote initial et la première année afin de mesurer les progrès, d'orienter les améliorations et de démontrer la valeur.‍
‍Développer un Plan de Communication : Le Client est seul responsable de l'élaboration d'un plan de sensibilisation et de communication — y compris tous les actifs de marque nécessaires — pour informer et motiver le public lors du lancement.‍
‍Connecter le SSO : Le Client est seul responsable de la connexion d'Ideanote au SSO de votre entreprise. Assurez le mappage des attributs de métadonnées pour la langue (locale) et les équipes (département).‍
‍Ajouter un Domaine Personnalisé : Le Client est seul responsable de la connexion (le cas échéant) d'un domaine personnalisé comme ideas.yourcompany.com‍
‍Configuration et Mise en Place du Pilote : Le Client est seul responsable de la configuration de l'espace de travail et de la mise en place de la collecte d'idées pilote, en tirant parti des ressources du Centre d'aide d'Ideanote et du support de l'équipe Customer Success via des sessions interactives ou de questions-réponses.‍
‍Effectuer un Test Utilisateur : Le Client est seul responsable d'effectuer un test utilisateur avant le lancement pour parcourir les flux utilisateurs principaux afin d'assurer un accès correct.‍
‍Lancer le Pilote : Le Client est seul responsable de l'exécution du lancement de votre collecte d'idées pilote auprès du public désigné, en suivant le plan de communication et la stratégie d'engagement préparée.‍
‍Boucler la Boucle de Commentaires : Le Client est seul responsable de la fermeture de la boucle de commentaires pour assurer un engagement à long terme en interagissant avec votre public dans Ideanote, par exemple en aimant leurs idées, en laissant des commentaires et en fournissant des mises à jour sur les progrès et les résultats globaux du pilote.‍
‍Réviser le Processus : Le Client est seul responsable de l'examen et du raffinement du processus d'innovation basé sur les insights obtenus pendant le pilote, en ajustant les phases, les automatisations ou les formulaires au besoin pour travailler vers un modèle standardisé qui peut être réutilisé.‍
‍Planifier la Mise à l'échelle : Le Client est seul responsable de l'élaboration d'une feuille de route pour l'expansion de son programme d'innovation — mise à l'échelle vers des collectes d'idées supplémentaires, des publics plus larges et plus de parties prenantes — garantissant une croissance durable de la culture d'innovation au fil du temps.
Administration de l'Espace de Travail : Le Client est seul responsable de l'administration continue de l'espace de travail telle que la révision de l'accès, le lancement de collectes d'idées supplémentaires et la gestion des idées dans leur pipeline.
‍Planifier des Réunions : Le Client est seul responsable de contacter le CSM d'Ideanote pour planifier des réunions.

2.3.2 Responsabilités d'Ideanote

‍Assigner un Responsable de la Réussite Client : Fournir un CSM dédié pour guider l'intégration, faciliter la planification du pilote et les sessions d'examen, et servir de point de contact principal tout au long de l'engagement.‍
‍Allouer un Support Technique : Si nécessaire, offrir un accès limité au personnel technique d'Ideanote pour les demandes techniques pertinentes telles que la configuration de l'authentification ou de l'espace de travail.‍
‍Partager la Documentation : Fournir une documentation pour faciliter la configuration en libre-service.‍
‍Fournir des Recommandations : Fournir des recommandations de bonnes pratiques et une formation sur la plateforme pour soutenir le pilote initial et les initiatives d'innovation ultérieures dans le but de rationaliser davantage les flux de travail de gestion des idées et d'améliorer l'engagement global.‍
‍Fournir un Support : Fournir un support continu par e-mail pour l'assistance aux questions liées au produit, conformément à notre Politique de support.‍
‍Animer des Sessions de Questions-Réponses : Mener des sessions interactives de questions-réponses pour aborder les questions liées au produit, fournir des éclaircissements sur les fonctionnalités et soutenir les activités de configuration et de lancement.‍
‍Effectuer des Points de Contrôle Réguliers : Effectuer des points de contrôle mensuels ou trimestriels pour examiner les progrès, relever les défis et planifier les prochaines étapes.‍
‍Aider au Rapport des KPI : Aider à la mise en place de diagrammes au sein d'Ideanote pour faciliter le rapport des indicateurs clés de performance, par exemple pour l'engagement et l'implémentation.‍
‍Fournir des Mises à Jour : Fournir des mises à jour et des formations sur les nouvelles fonctionnalités de la plateforme au fur et à mesure de leur disponibilité, le cas échéant.‍
‍Fournir une Formation aux Administrateurs : Proposer des sessions pour former les nouveaux administrateurs aux fonctionnalités de base d'Ideanote pour une utilisation complète et pour favoriser l'adoption de la plateforme au sein de votre organisation.

3. Hypothèses

Dans un souci de clarté, cette section décrit les hypothèses sous-jacentes de cette SoW.

‍Travaux Hors Périmètre : Les services non explicitement mentionnés dans ce document, y compris mais sans s'y limiter le développement de fonctionnalités personnalisées, le conseil stratégique ou la configuration complète et clé en main d'une collecte d'idées sont en dehors du périmètre de cette SoW, sauf accord contraire.‍
‍Limitations en Mode Autogéré : Comme couvert par nos Conditions d'auto-gestion, si vous utilisez l'option de déploiement autogéré, alors pour des raisons de responsabilité, nous ne sommes pas en mesure d'intervenir directement sur votre infrastructure, de dépanner ou de conseiller sur les configurations.‍
‍Durée de l'Intégration : Nous supposons que le Client a un projet bien défini en tête lors de l'acquisition d'Ideanote. Nous supposons que l'intégration peut être lancée rapidement et que le travail en vue d'un projet pilote peut commencer et être achevé dans les 6 premiers mois de l'engagement. L'intégration n'est pas destinée à s'étendre au-delà de cette période car elle est gourmande en ressources.‍
‍Préparation Technique : Nous supposons que le Client et son public visé disposent d'un accès Internet fiable. De plus, s'ils utilisent des VPN ou des pare-feu, nous comptons sur leur capacité à les configurer pour permettre l'accès à Ideanote. Nous supposons également que le Client dispose d'une solution SSO compatible. Idéalement, le SAML SSO peut fournir des données de département utilisateur pour une gestion utilisateur plus facile.‍
‍Préparation Culturelle : Nous supposons que l'organisation du Client possède une culture capable de soutenir l'innovation, un soutien exécutif à l'innovation et un budget dédié à l'implémentation d'idées.‍
‍Feuille de Route de l'Innovation : Nous supposons que le Client dispose d'une voie claire et de ressources pour son parcours d'innovation. Bien que nous soyons là pour vous aider, un effort d'innovation qui fait partie d'une stratégie plus large garantit la meilleure utilisation d'Ideanote.‍
‍Rôle du CSM : Comme indiqué dans les Responsabilités du Client, nous supposons que le Client possède une expertise en innovation et une ressource dédiée pour le déploiement d'Ideanote. Dans cette optique, le rôle du CSM est principalement d'intégrer, de conseiller sur les fonctionnalités du produit pour s'adapter aux cas d'utilisation, de partager les meilleures pratiques d'innovation et de former les administrateurs. Le rôle du CSM ne couvre pas les services haut de gamme tels que la configuration et la mise en place de la plateforme, la conception et la planification de la communication, la gouvernance, le conseil stratégique, le conseil en innovation, la conception de processus d'innovation, les ateliers d'innovation et les sessions de brainstorming, ni d'agir comme centre d'excellence, responsable de l'innovation ou chef de projet qui coordonne entre les unités commerciales et les parties prenantes.‍
‍Accent sur les Idées : Nous supposons que le Client se concentre principalement sur les idées. Notre plateforme est conçue principalement pour la gestion des idées et un accent sur les idées. Bien qu'elle offre de la flexibilité, sa force principale réside dans l'aide au Client pour capturer, développer, implémenter les soumissions d'idées et suivre l'impact.‍
‍Conformité Légale : Nous supposons que le Client comprend les implications légales de la collecte de soumissions d'idées auprès des employés, y compris les considérations relatives à la confidentialité des données et à la propriété intellectuelle, et gère ces responsabilités de manière appropriée.‍
‍Limites de Complexité de l'Automation : Nous supposons que le niveau d'automatisation requis par le client est maintenu à un niveau d'utilisation équitable raisonnable et mis à l'échelle de manière responsable. Ideanote est livré avec un système intégré pour l'automatisation du flux de travail des idées. Bien que cela puisse faire gagner du temps, par exemple pour envoyer des rappels par e-mail ou faire avancer les idées automatiquement, nous ne recommandons pas, n'aidons pas à configurer ou ne conseillons pas d'ambitions d'automatisations excessivement complexes avec plus de 7 automatisations par collecte d'idées. Notre expérience montre que la complexité ajoutée avec chaque couche d'automatisation et les interdépendances finit par prendre du temps au lieu d'en économiser. Dans le but de faire gagner du temps aux humains, les flux de travail d'automatisation doivent être maintenus à un minimum stable pour la première année et n'être étendus que lorsque l'espace de travail atteint un volume d'activités suffisant pour justifier une automatisation supplémentaire.‍
‍Accent sur la Simplicité, l'Engagement et l'Impact : Nous supposons que le Client se concentre sur la simplicité, l'engagement et l'impact. Nous conseillons de réduire au minimum la complexité des collectes d'idées — surtout pendant votre pilote initial. Nous fixons la limite recommandée à pas plus de 3 collectes d'idées, pas plus de 7 champs d'idée et pas plus de 7 phases par collecte d'idées. Tout comme les tests A/B deviennent difficiles avec trop de variables, ajouter des couches de complexité à vos flux de travail d'idées rend plus difficile d'identifier ce qui fonctionne et où se produisent les goulots d'étranglement. Chaque étape supplémentaire, couche de prise de décision ou champ de formulaire a un impact négatif sur les taux d'engagement. Sans engagement, vous verrez moins d'idées, moins d'impact et risquez une spirale descendante de participation. Dans cette optique, nous déconseillons fortement de commencer par un processus complexe qui nécessite une année de simplification tandis que l'engagement et l'impact sont à la traîne et que vos parties prenantes s'inquiètent. Au lieu de cela, nous recommandons de commencer par un processus allégé qui fait avancer les idées rapidement, vous permettant de valider et d'implémenter des solutions qui offrent un impact réel. Cette approche prouve à votre public et à vos parties prenantes que l'innovation fonctionne, vous permettant d'itérer et de faire évoluer vos efforts de manière durable. Bien que nous puissions faire des exceptions à ces limites pour votre pilote initial — et finalement c'est votre décision — nous avertissons qu'une approche plus complexe prendra plus de temps à planifier et à implémenter, et est moins susceptible de réussir.

4. Références documentaires

Comme mentionné au début de cette SoW, veuillez noter qu'elle complète et modifie nos CGS.

Si vous recherchez des informations sur la sécurité des données, les heures de support et les plafonds horaires, la propriété, la facturation, les versions de déploiement, veuillez vous référer à nos Conditions Générales de Service, à notre Addendum sur le Traitement des Données, à notre Politique de Confidentialité, à notre Liste des Sous-traitants, à notre Accord de Niveau de Service (SLA), à notre Politique de Support et, le cas échéant, à nos Conditions d'Auto-Gestion.