Automatischer Fortschritt für Ideen-Workflows

Ideanote bringt Ideen anhand der von Ihnen festgelegten Regeln in Ihrem Workflow voran. Sie richten zeitbasierte Auslöser ein (zum Beispiel sieben Tage nach der Einreichung) oder bedingungsbasierte Auslöser (etwa den Erhalt von drei Kommentaren oder eine Bewertung über 2,5). Sobald eine Idee Ihre Kriterien erfüllt, verschiebt Ideanote sie ohne manuelles Eingreifen in die nächste Phase.

Sie konfigurieren diese Regeln einmalig in den Einstellungen Ihres Workflows. Danach kommen Ideen automatisch voran und die zuständigen Personen erhalten in jeder Phase Benachrichtigungen.

Sie können aus zeitbasierten Auslösern, Interaktionskennzahlen und Bewertungsergebnissen wählen. Zeitauslöser verschieben Ideen nach einer festgelegten Anzahl von Tagen. Zu den Interaktionsbedingungen zählen die Anzahl der Kommentare oder kürzlich erfolgte Aktualisierungen. Bewertungsbasierte Regeln bringen Ideen voran, wenn sie nach den Prüfungen durch die Prüfer einen bestimmten Bewertungsschwellenwert erreichen.

Sie kombinieren mehrere Bedingungen, um präzisere Regeln zu erstellen. Zum Beispiel wird eine Idee erst dann weitergeleitet, wenn drei Bewertende sie bewertet haben und der Durchschnittswert über 2,5 liegt.

Ideanote leitet Ideen anhand der Angaben im Einreichungsformular und Ihrer Workflow-Regeln weiter. Wenn jemand eine Idee einreicht, legen Ihre Formularfelder (z. B. Abteilung, Kategorie oder Thema) fest, welchem Team oder welcher Führungskraft die Aufgabe zugewiesen wird. Sie richten diese Weiterleitungsregeln in Ihrer Workflow-Konfiguration ein.

In jeder Phase werden bestimmte Beteiligte zugewiesen, die Benachrichtigungen erhalten, wenn Ideen eingehen. So gelangen Ideen von Anfang an zu den richtigen Prüfern, ohne dass sie manuell sortiert werden müssen.

Sie entscheiden, was mit Ideen geschieht, die Ihre Schwellenwerte unterschreiten. Übliche Vorgehensweisen sind, schlecht bewertete Ideen automatisch zu archivieren oder sie in eine Ablehnungsphase zu verschieben. Wird eine Idee ins Archiv verschoben, sendet Ideanote dem Besitzer eine Benachrichtigung mit einer Erläuterung des Ergebnisses.

Sie können auch Regeln für Ideen einrichten, die zu lange in einer Phase verbleiben. Wenn eine Idee beispielsweise 14 Tage lang unbearbeitet bleibt, sendet das System den zugewiesenen Prüfenden Erinnerungen.

Ideanote sendet Benachrichtigungen, wenn Ideen zwischen Phasen verschoben, Bewertenden zugewiesen werden oder sich Fristen nähern. In Ihren Workflow-Einstellungen legen Sie fest, wer die einzelnen Benachrichtigungstypen erhält. Bewertende werden benachrichtigt, wenn neue Ideen ihre Aufmerksamkeit erfordern. Besitzer von Ideen erhalten Aktualisierungen, wenn ihre Einreichungen voranschreiten oder archiviert werden.

Sie können auch Erinnerungsbenachrichtigungen für überfällige Aktionen einrichten. Wenn Prüfer zugewiesene Ideen nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums bewertet haben, erhalten sie automatisch Erinnerungen, bis sie ihre Überprüfung abgeschlossen haben.

Sie fügen jeder Phase in Ihrem Workflow zeitbasierte Regeln hinzu. Legen Sie eine Dauer fest (zum Beispiel sieben Tage für die erste Überprüfung oder 14 Tage für die Bewertung), und Ideanote verschiebt Ideen automatisch weiter, sobald diese Zeit verstrichen ist. Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Ablauf durch Ihren Innovationsprozess.

Sie kombinieren Zeitlimits mit anderen Bedingungen. Eine Idee wird beispielsweise erst nach sieben Tagen weitergeleitet, wenn sie mindestens zwei Kommentare erhalten hat. So wird verhindert, dass Ideen ohne angemessene Beteiligung weiterkommen.

Sie richten die automatische Filterung in der ersten Phase Ihres Workflows ein. Erstellen Sie Regeln, die Ideen anhand von Schlüsselwörtern, ersten Bewertungen oder Formularantworten archivieren oder ablehnen. Wenn Bewerter neue Einreichungen bewerten, werden Ideen, die unter Ihrem Qualitätsschwellenwert liegen, automatisch archiviert, statt weitergeleitet zu werden.

So bleibt Ihr aktiver Ideenprozess auf tragfähige Ideen ausgerichtet. Ihr Team verwendet seine Zeit für Überprüfungen auf Einreichungen, die Ihren Mindestanforderungen entsprechen.

Ideanote weist Ideen anhand Ihrer Workflow-Konfiguration Bewertenden zu. Sie legen fest, wer die Ideen in den einzelnen Phasen überprüft, und das System benachrichtigt diese Personen, sobald Einreichungen eingehen. Die Plattform verteilt die Anzahl der Ideen nicht automatisch gleichmäßig auf die einzelnen Personen. Sie steuern die Zuweisungen jedoch über Ihre Weiterleitungsregeln und die Einstellungen zur Phasenzuständigkeit.

Bei größeren Prüferteams richten Sie mehrere parallele Bewertungsphasen ein oder verwenden eine formularbasierte Weiterleitung, um Einreichungen nach Kategorie oder Abteilung aufzuteilen. So wird die Arbeitslast auf die verfügbaren Prüfer verteilt.