Benutzerdefinierte Automatisierungsfilter für Ideen-Workflows

Wenn Sie in Ideanote einen Automatisierungsworkflow erstellen, fügen Sie bedingte Filter hinzu, die prüfen, ob eine Idee Ihre Anforderungen erfüllt, bevor eine Aktion ausgeführt wird. Sie legen Bedingungen fest, etwa eine Mindestanzahl an Kommentaren, die Anzahl der Tage seit der letzten Phasenänderung, die durchschnittliche Bewertungsnote oder die Anzahl der Personen, die die Idee bewertet haben.

Die Automatisierung wird nur ausgeführt, wenn Ihre Bedingungen erfüllt sind. Entspricht eine Idee nicht den Kriterien, wählen Sie eine alternative Aktion aus, etwa sie in eine vorherige Phase zurückzuverschieben oder eine Benachrichtigungs-E-Mail zu senden, um die zuständigen Personen zu informieren.

Sie legen Bedingungen auf Grundlage von Kommentaren, Bewertungen und Zeitvorgaben fest. Für Kommentare geben Sie eine erforderliche Mindestanzahl an. Für Bewertungen definieren Sie Schwellenwerte für die durchschnittliche Punktzahl und die Anzahl der Bewertenden. Für Zeitvorgaben legen Sie eine Mindestanzahl an Tagen fest, die seit der letzten Phasenänderung vergangen sein muss.

Diese Filter arbeiten mit UND- und ODER-Logik zusammen, sodass Sie komplexe Regeln erstellen können, die Ihrem Bewertungsprozess entsprechen. Eine Idee benötigt beispielsweise fünf Kommentare UND eine durchschnittliche Bewertung von über 3,0, ODER sie befindet sich seit mehr als 14 Tagen in der aktuellen Phase.

Sie erstellen zeitbasierte Bedingungen, die erkennen, wenn eine Idee zu lange in einer Phase geblieben ist, ohne die Kriterien für den nächsten Schritt zu erfüllen. Erkennt Ihr Filter eine festgefahrene Idee, löst die Automatisierung eine Aktion aus, etwa eine Benachrichtigung an den zuständigen Prüfer oder die Verschiebung der Idee in eine Warteschleifenphase zur Überprüfung.

Dieser Ansatz ersetzt die manuelle Überwachung. Ihr Team wird automatisch benachrichtigt, wenn Ideen Aufmerksamkeit benötigen. So bleibt Ihre Innovationspipeline in Bewegung, ohne dass sie ständig überwacht werden muss.

Sie kombinieren bedingte Filter mit Benachrichtigungsaktionen in Ihrem Automatisierungsworkflow. Wenn eine Idee Ihre Kriterien erfüllt (beispielsweise zehn Stimmen und eine durchschnittliche Bewertung von über 3,5 erhält), sendet die Automatisierung eine Benachrichtigungs-E-Mail an die von Ihnen angegebene zuständige Person oder das zuständige Bewertungsteam.

So wird sichergestellt, dass die Prüfer zum richtigen Zeitpunkt im Prozess aktiv werden. Sie müssen niemanden mehr manuell erinnern, denn das System benachrichtigt die zuständigen Personen erst, wenn Ideen Ihre Qualitäts- oder Reifekriterien erfüllen.

Sie fassen Bedingungen zusammen, um genau die Logik zu erstellen, die Ihr Prozess benötigt. Innerhalb einer einzelnen Gruppe müssen alle Bedingungen erfüllt sein (UND-Logik). Zwischen den Gruppen muss nur eine Gruppe erfüllt sein (ODER-Logik).

Sie könnten beispielsweise festlegen: Gruppe 1: Die Idee hat mehr als fünf Kommentare UND eine durchschnittliche Bewertung von über 3,0. ODER Gruppe 2: Die Idee befindet sich seit mehr als 30 Tagen in der Phase. Trifft eine der beiden Gruppen zu, wird die Automatisierung ausgeführt. Dank dieser Flexibilität können Sie unterschiedliche Abläufe in Ihrem Bewertungsworkflow berücksichtigen.

Sie wählen eine alternative Aktion für Ideen aus, die Ihren bedingten Filter nicht erfüllen. Häufige Optionen sind, die Idee zur Weiterentwicklung in eine vorherige Phase zurückzuverschieben, eine Benachrichtigung an den Besitzer der Idee oder einen Manager zu senden oder die Idee ohne weitere Fortschritte in ihrer aktuellen Phase zu belassen.

So behalten Sie die Kontrolle darüber, wie Sie mit noch nicht ausgereiften Ideen umgehen. Sie vermeiden es, Beiträge geringer Qualität weiterzuleiten, und halten Ihr Team gleichzeitig darüber auf dem Laufenden, was noch überarbeitet werden muss.

Ihr Team muss Ideen nicht mehr manuell daraufhin prüfen, ob sie bereit sind, weitergeleitet zu werden. Die Automatisierung bewertet jede Idee anhand Ihrer Bedingungen und ergreift ohne menschliches Eingreifen die entsprechende Maßnahme.

Das spart Zeit bei routinemäßigen Entscheidungen zur Vorprüfung und Weiterleitung. Ihre Innovationsmanager konzentrieren sich auf die strategische Bewertung, anstatt administrative Aufgaben zu erledigen, etwa Karten zwischen Phasen zu verschieben oder Erinnerungs-E-Mails an Prüfer zu senden.