Stage-Gate-reviews til hurtigere, kontrollerede beslutninger om ideer

I opretter en fase i jeres workflow og konfigurerer den som et stage-gate-review. Derefter fastlægger I tærsklen: hvor mange personer der skal stemme om hver ide, før beslutningen træder i kraft. I kan for eksempel sætte tærsklen til tre stemmer; når tre reviewere har stemt, afgør flertallet, om ideen går videre eller afvises.

I vælger, hvem der har adgang til at stemme i denne fase. Disse portejere gennemgår ideerne og afgiver deres stemmer. Systemet handler derefter på grundlag af gennemsnittet eller flertallets beslutning, afhængigt af jeres indstillinger.

I bestemmer, hvem der har tilladelse til at stemme ved hvert stage-gate-review. I udpeger bestemte brugere eller teams som reviewere for den pågældende fase. Kun disse udpegede portejere har ret til at stemme om ideer i reviewfasen.

I konfigurerer disse tilladelser for hver fase, så forskellige trin i jeres proces har forskellige beslutningstagere. Jeres gennemførlighedsport kan for eksempel involvere tekniske ledere, mens jeres business case-port kan involvere økonomiafdelingen og ledelsen.

I bestemmer, hvornår ideer bliver offentlige i jeres workflow. I kan opsætte et stage-gate-review tidligt i processen, hvor administratorer eller udpegede reviewere stemmer om nye indsendelser. Ideer, der godkendes ved denne beslutningsport, går videre og bliver synlige for flere, som kan kommentere. Afviste ideer bliver i fasen eller flyttes til en parkeringsplads.

Denne forhåndsvurdering giver jer kontrol over, hvilke ideer der kommer med i den offentlige diskussion eller vurderingsfaserne. I bevarer styringen, samtidig med at processen skrider hurtigt frem.

Når en ide går ind i en Stage-Gate-reviewfase, underretter Ideanote de tildelte gateejere. Disse notifikationer fortæller reviewerne, at ideer afventer deres stemmer. Du konfigurerer, hvem der modtager disse notifikationer, ud fra faseindstillingerne.

Reviewere modtager påmindelser, hvis der stadig mangler stemmer, så processen holdes i gang. Dette automatiserede notifikationssystem forhindrer, at ideer går i stå ved beslutningspunkterne.

Du angiver et minimumsantal stemmer, der kræves for hver ide, før systemet handler på beslutningen. Hvis du for eksempel sætter grænsen til tre stemmer, skal hver ide have mindst tre reviewer-stemmer. Når grænsen er nået, beregner Ideanote flertalsbeslutningen og flytter ideen i overensstemmelse hermed.

Denne tilgang giver dig mulighed for at indhente beslutninger fra et udvalg frem for at være afhængig af én enkelt beslutningstager. Processen forbliver demokratisk, samtidig med at den er automatiseret og hurtig.

Du tildeler bestemte brugere eller teams til hver stage-gate-reviewfase. Når en ide når denne fase, får de tildelte gateejere besked og får adgang til at stemme. Du konfigurerer disse tildelinger, når du opsætter workflowets faser.

Forskellige faser sender ideer videre til forskellige interessenter. Din gate for teknisk gennemførlighed kan sende ideer videre til ingeniører, mens din gate for business cases sender dem videre til ledere inden for økonomi og produkt. Hver gate har sine egne udpegede ejere.

Du tilføjer så mange stage-gate-reviewfaser, som din styringsmodel kræver. De fleste organisationer opretter gates ved vigtige beslutningspunkter: efter den indledende indsendelse, efter vurdering af gennemførligheden, før pilotafprøvning og før fuld implementering. Hver gate har sin egen tærskel, sine reviewere og sine acceptkriterier.

Du tilpasser disse faser, så de passer til din eksisterende proces. Hvis din organisation gennemfører et feasibility-review, derefter en pilotfase og til sidst en evaluering af business casen, kan du indbygge netop disse faser i dit Ideanote-workflow. Hver Stage-Gate fungerer uafhængigt med sine egne regler.