Progression Automatique Pour les Flux de Travail d'Idées

Comment fonctionne la progression automatique dans Ideanote ?

Ideanote fait avancer les idées dans votre flux de travail en fonction des règles que vous définissez. Vous configurez des déclencheurs temporels (par exemple, sept jours après la soumission) ou des déclencheurs basés sur des conditions (tels que la réception de trois commentaires ou l'atteinte d'une évaluation supérieure à 2,5). Lorsqu'une idée répond à vos critères, Ideanote la déplace vers la phase suivante sans intervention manuelle.

Vous configurez ces règles une seule fois dans les paramètres de votre flux de travail. Ensuite, les idées progressent automatiquement et les bonnes personnes reçoivent des notifications à chaque étape.

Quels types de conditions déclenchent la progression automatique ?

Vous choisissez parmi les déclencheurs temporels, les métriques d'engagement et les scores d'évaluation. Les déclencheurs temporels font avancer les idées après un certain nombre de jours. Les conditions d'engagement incluent le nombre de commentaires ou les mises à jour récentes. Les règles basées sur les scores font progresser les idées lorsqu'elles atteignent un seuil d'évaluation après l'examen des évaluateurs.

Vous combinez plusieurs conditions pour créer des règles plus précises. Par exemple, une idée n'avance qu'après que trois évaluateurs l'aient évaluée et que le score moyen dépasse 2,5.

Comment acheminer automatiquement les idées vers la bonne équipe ou le bon service ?

Ideanote achemine les idées en fonction des entrées du formulaire de soumission et de vos règles de flux de travail. Lorsqu'une personne soumet une idée, les champs de votre formulaire (tels que le service, la catégorie ou le sujet) déterminent quelle équipe ou quel manager reçoit l'affectation. Vous configurez ces règles d'acheminement dans la configuration de votre flux de travail.

Chaque phase attribue des parties prenantes spécifiques qui reçoivent des notifications lorsque les idées arrivent. Cela signifie que les idées parviennent aux bons évaluateurs dès le début, sans tri manuel.

Qu'advient-il des idées qui ne répondent pas aux critères de progression ?

Vous décidez ce qu'il advient des idées qui ne remplissent pas vos seuils. Les approches courantes incluent l'archivage automatique des idées mal évaluées ou leur déplacement vers une phase de rejet. Lorsqu'une idée est archivée, Ideanote envoie une notification au propriétaire expliquant le résultat.

Vous configurez également des règles pour les idées qui restent trop longtemps dans une phase. Par exemple, si une idée reste sans action pendant 14 jours, le système envoie des notifications de rappel aux évaluateurs assignés.

Comment les rappels et les notifications fonctionnent-ils avec la progression automatique ?

Ideanote envoie des notifications lorsque les idées se déplacent entre les phases, lorsqu'elles sont affectées à des évaluateurs et lorsque les échéances approchent. Vous configurez qui reçoit chaque type de notification dans les paramètres de votre flux de travail. Les évaluateurs reçoivent des alertes lorsque de nouvelles idées nécessitent leur attention. Les propriétaires d'idées reçoivent des mises à jour lorsque leurs soumissions progressent ou sont archivées.

Vous configurez également des notifications de rappel pour les actions en retard. Si les évaluateurs n'ont pas noté les idées affectées dans les délais impartis, ils reçoivent des rappels automatiques jusqu'à ce qu'ils terminent leur examen.

Comment définir des échéances ou des limites de temps pour chaque phase ?

Vous ajoutez des règles temporelles à n'importe quelle phase de votre flux de travail. Définissez une durée (telle que sept jours pour l'examen initial ou 14 jours pour l'évaluation), et Ideanote déplace automatiquement les idées lorsque ce délai est écoulé. Cela crée un flux constant à travers votre entonnoir d'innovation.

Vous combinez les limites de temps avec d'autres conditions. Par exemple, une idée n'avance après sept jours que si elle a reçu au moins deux commentaires. Cela empêche les idées de progresser sans un engagement approprié.

Comment empêcher le spam ou les idées de faible qualité d'encombrer le flux de travail ?

Vous configurez un filtrage automatique dans votre première phase de flux de travail. Créez des règles qui archivent ou rejettent les idées en fonction de mots-clés, d'évaluations initiales ou de réponses de formulaire. Lorsque les évaluateurs évaluent de nouvelles soumissions, les idées inférieures à votre seuil de qualité sont automatiquement archivées plutôt que de progresser.

Cela maintient votre entonnoir actif concentré sur les idées viables. Votre équipe consacre son temps d'examen aux soumissions qui répondent à vos normes minimales.

Comment répartir équitablement le travail d'évaluation au sein de mon équipe d'examen ?

Ideanote attribue les idées aux évaluateurs en fonction de la configuration de votre flux de travail. Vous désignez qui examine les idées dans chaque phase, et le système les informe lorsque les soumissions arrivent. Bien que la plateforme n'équilibre pas automatiquement le nombre d'idées par personne, vous contrôlez les affectations via vos règles d'acheminement et les paramètres de propriété de phase.

Pour les grandes équipes d'examen, vous configurez plusieurs phases d'évaluation parallèles ou utilisez l'acheminement basé sur les formulaires pour diviser les soumissions par catégorie ou par service. Cela répartit la charge de travail entre vos évaluateurs disponibles.